O que é e por que investir na modelagem de processos? Veja aqui!

Apesar de muitos gestores compreenderem o que é modelagem de processos como o sinônimo mapeamento das atividades, esses termos não se equivalem. O primeiro faz parte do chamado Business Process Management (BPM) e é mais completo e abrangente.

Quando você trabalha a modelagem, está automaticamente mapeando as atividades. No entanto, o inverso nem sempre é válido. Para compreender qual é o ponto de virada e por que vale a pena investir nessa prática, explicaremos o assunto a partir de agora. Acompanhe!

Afinal, o que é modelagem de processos?

Antes de entender o conceito, é preciso revisitar o que são os processos. Segundo o Dicionário Michaelis Online, eles representam uma “sequência contínua de fatos ou fenômenos que apresentam certa unidade ou se reproduzem com certa regularidade; andamento, desenvolvimento”.

Em outras palavras, um processo contempla atividades ordenadas e realizadas para alcançar determinado propósito. Em uma empresa, fazem parte dos fluxos de trabalho e precisam ser bem gerenciados para atingirem seu objetivo estratégico.

Para isso, é necessário trabalhar o BPM, uma teoria que visa a identificação e análise do processo para torná-lo mais eficiente. A busca é por redução de custos e tempo, além do aumento da lucratividade e da produtividade.

Dentro desse conceito, é preciso entender o que é a modelagem de processos. Essa prática consiste em uma representação completa das informações encontradas durante a realização da atividade. Nesse momento, essa ideia pode parecer similar ao mapeamento, no entanto, existe uma diferença crucial: o detalhamento e as especificações.

Assim, cada atividade realizada é sinalizada junto ao seu profissional responsável — tempo necessário para execução e outras informações relevantes. Ao conhecer os detalhes, é possível otimizar o processo, porque há uma visão mais ampla das possibilidades disponíveis.

Qual a importância da modelagem para o negócio?

A principal proposta da modelagem de processos é aprofundar o conhecimento sobre as ações realizadas, a fim de encontrar ineficiências e gargalos. É o caso de perceber, por exemplo, que o setor de vendas tem dificuldades em executar suas funções pela falta de um software apropriado às suas demandas.

Mais que permitir a melhoria dos trabalhos já realizados, a modelagem ainda propicia outros benefícios, como eliminação de desperdícios e processos que não geram valor, documentação das atividades, redução de custos etc.

Para chegar a esse patamar, é necessário entender as principais categorias de informações reunidas durante a modelagem. Vejamos o que as caracteriza:

  • insumos: consistem em qualquer coisa que sofre uma transformação material, de informação ou de mudança de local. As ações precisam ser planejadas para agregar valor a esses recursos e aos clientes;
  • resultados: são as consequências das modificações dos insumos;
  • facilitadores: são utilizados no processo entre a primeira e a segunda etapa citadas. Alguns exemplos são recursos humanos, equipamentos e máquinas, softwares etc.;
  • guias: sinalizam quando, como e porque os processos são executados. Podem ser regras, informações, conhecimento, relatórios de desempenho, recibos e mais.

Como aplicar a modelagem de processos?

Entender o que é a modelagem dos processos é apenas o primeiro passo. Você também deve saber como colocá-la em prática. Por isso, apresentamos agora as principais medidas a serem adotadas. Confira!

Faça o levantamento das informações

Identifique de forma detalhada todas as atividades que compõem o processo, em que ordem serão executadas, quem são os responsáveis, de que maneira serão realizadas etc. Inclua políticas e regras envolvidas para garantir a integridade e a confiabilidade. Para colocar essa etapa em prática, você pode optar por diferentes alternativas, como:

  • entrevistas individuais;
  • dinâmicas em grupo;
  • observação da rotina;
  • análise documental.

Além disso, várias ferramentas contribuem com esse momento. Usar um formulário online capaz de automatizar seus processos é uma maneira de obter informações e categorizá-las de forma rápida.

Detalhe o conjunto de atividades

É essencial representar a modelagem da maneira mais adequada. Há três níveis diferentes:

  • diagrama: é uma versão inicial e sem detalhamentos, já que traz apenas as atividades macro;
  • mapa: é uma evolução, pois conta com a listagem de responsável e regras dos processos;
  • modelo: é o âmbito final, com muito detalhamento e permite realizar simulações.

O cuidado aqui é com o detalhamento, que precisa ser equilibrado e não pode ser excessivo, já que causa o microgerenciamento. Por outro lado, também não deve ser pouco especificado, a fim de evitar lacunas de informação. Logo, se tiver dúvidas, pense sobre a relevância do que está descrito.

Documente o processo

Crie um documento compartilhável após finalizar a modelagem. Insira a representação do processo e conte com a ajuda de uma ferramenta apropriada para isso. Se possível, anote as falhas ocorridas para evitar sua repetição.

Agora que você já entende o que é modelagem de processos, basta colocar em prática na sua empresa. Trata-se de algo importante, uma vez que sempre que há necessidade de otimização e melhoria.

Que tal colocar a mão na massa? Aprofunde seus conhecimentos descobrindo o que é reengenharia de processo e como fazer na empresa.

Software para acompanhar objetivos e metas empresariais: vale a pena?

A gestão de uma empresa exige certos cuidados e estratégias para evitar problemas de planejamento, orçamento, vendas, entre outros. Um negócio que não tem objetivos e metas empresariais está fadado ao fracasso e uma forma de otimizar a administração de uma marca é fazer uso da tecnologia a seu favor.

Um software voltado para a gestão de negócios é uma solução estratégica direcionada para a aplicação de metodologias que simplificam processos e executam tarefas de maneira muito mais eficaz.

Assim sendo, preparamos este artigo, para entendermos como é importante acompanhar objetivos e metas utilizando um sistema de gestão. Confira agora!

Desafios em manter um planejamento estratégico para empresas

Diversas empresas implementam um planejamento estratégico e depois param, pois acreditam que esse processo deve ser realizado uma única vez. Contudo, a prática não se resume a apenas isso, na verdade, deve ser uma ação contínua para que os objetivos e metas empresariais sejam alcançados.

Mas para que isso seja feito de forma eficiente, é preciso contar com um software de gestão completo, como a plataforma da Sobix, que torna os processos mais organizados e automatizados.

Empresas de diversos portes enfrentam problemas de baixa produtividade das equipes, ampliando o excesso de informações imprecisas, fazendo com que os processos se tornem deficientes e prejudiciais.

A Sobix proporciona organização e automatização sobre os processos negociais e surgiu amparada na lógica de que todo administrador precisa ter autonomia, com o objetivo de mapear e gerenciar as etapas empresariais, enquanto as equipes sabem exatamente o que deve ser praticado a todo momento.

Vantagens em adotar um software para acompanhar objetivos e metas empresariais

A automatização de processos é uma opção que ganha mais força a cada dia no mundo empresarial. Além de melhorar sua produtividade, softwares de gestão ampliam a eficiência do seu trabalho no cotidiano e executam tarefas com muito mais qualidade. 

Conheça a seguir algumas vantagens ao utilizar um software para acompanhar objetivos e metas empresariais.

Agilidade e automatização dos processos

Um software de gestão direcionado para metas empresariais é capaz de otimizar diversos processos existentes dentro de uma empresa. Com ele, fica mais fácil criar relatórios e planilhas para saber como está o andamento de cada ação realizada, a fim de melhorar seus objetivos conforme as diretrizes do negócio.

Empreendimentos que realizam essas atividades de forma manual ou sem nenhuma estrutura, provavelmente, terão bastante retrabalho. Isso faz com que a empresa sofra com perda de tempo, inconsistência e duplicidade das informações, por exemplo.

Informação integrada

Um sistema integrado de gestão empresarial pode disponibilizar, em tempo real, vários dados importantes sobre o negócio para os diferentes departamentos e colaboradores.

Afinal, com todas as áreas da empresa integradas, não é só a produtividade que é ampliada. A velocidade dos processos e o engajamento dos times em prol do objetivo estratégico também será afetado.

Simplicidade na gestão

Com a integração dos departamentos e o alinhamento dos processos, o trabalho dos gestores e dos colaboradores fica bem mais eficiente, otimizando e simplificando toda etapa de gestão.

Dados concentrados em uma única ferramenta proporcionam menos inconsistência e mais agilidade. Ainda, para quem gerencia a empresa, fica mais fácil controlar todo o negócio, uma vez que se tem melhor visibilidade de suas operações.

 Visão ampla do negócio

No momento em que há integração dos dados e transparência em seus processos, os gestores passam a contar com um recurso eficaz para analisar o andamento do plano de ação e fazer os ajustes necessários. Dessa forma, fica fácil alcançar seus objetivos e metas empresariais.

Segurança dos dados

A tecnologia permite que haja muito mais do que apenas praticidade — ela oferece tranquilidade para os gestores empresariais. Afinal, perder informações importantes da empresa é o pesadelo de qualquer administrador.

Com o uso de um software de gestão, os dados podem ser armazenados com ampla segurança e as informações ficam protegidas por meio de backups regulares.

Redução dos custos

Optar por um sistema de gestão empresarial evita gastos extras, além de aumentar as chances de ampliar a rentabilidade da empresa. Talvez os custos do investimento inicial em um software de gestão sejam altos, porém, será nítida, ao longo do tempo, a redução de custos com essa aplicação.

Cultura colaborativa

Uma das grandes vantagens de um sistema de gestão é a implementação de uma cultura colaborativa entre seus colaboradores. A simplicidade na comunicação permite que sua equipe troque experiências, incentivando a produtividade, a integração e o engajamento.

Redução do retrabalho

Existe alguma coisa que gaste mais tempo do que ficar enviando e-mails para outros setores do negócio ou repassando dados em vários sistemas e planilhas? E os problemas que esses processos manuais podem ocasionar?

Um software de gestão empresarial visa eliminar esse tipo de retrabalho, pois, com ele, as informações repassadas pelos colaboradores já seguem diretamente para o setor administrativo, que as utilizam para emitir notas e boletos para os clientes, como também alerta os responsáveis pela expedição de pedidos sobre alguma ação que deve ser tomada.

Isso faz com que haja menos tempo de espera para os consumidores, que terão suas necessidades supridas em um lapso temporal hábil.

Apoio à tomada de decisões

Estipular quais são os setores que merecem maiores investimentos, quais gastos podem ser diminuídos sem afetar a qualidade das tarefas feitas, identificar problemas nos processos e definir os motivos para as principais falhas de sua empresa, pode ser muito complicado quando se utiliza vários sistemas ou planilhas para cuidar da gestão da empresa.

Um bom software disponibiliza visualizações gráficas dos principais dados do negócio, além de estabelecer os indicadores de desempenho e ajustar o sistema para controlá-los de forma automática.

Assim, sempre que for preciso, cada gráfico, KPI (do inglês Key Performance Indicador) ou informação exibida, pode ser averiguada com bastante detalhes, fazendo com que as causas dos problemas sejam encontradas e corrigidas.

Enfim, utilizar um software para alcançar os objetivos e metas empresariais é uma estratégia importante nas tomadas de decisão da empresa, pois ele é capaz de otimizar todos os processos e fazer com que seu negócio ganhe destaque perante a concorrência. Mas para isso, é preciso contar com um sistema eficiente.

E aí, gostou do conteúdo? Que tal conhecer as vantagens que nosso sistema pode oferecer à sua empresa? Agende agora uma demonstração da nossa solução gratuitamente!

OKR e KPI: entenda o que são e as principais diferenças!

Acompanhar os resultados do empreendimento é essencial para ter um gerenciamento de qualidade e com diferenciação. Nesse sentido, vale a pena utilizar ferramentas específicas, como é o caso das metodologias OKR e KPI.

Embora sejam semelhantes e até confundidas, elas têm propostas direcionadas e muito importantes para o negócio. Com o uso estratégico e adequado, é possível garantir que todas as necessidades sejam atendidas, e novos patamares, alcançados.

Na sequência, vamos mostrar quais são as diferenças entre OKR e KPI e como utilizar esses elementos da melhor maneira. Confira!

O que é a metodologia OKR?

Sigla para Objectives and Key Results, a técnica OKR representa os Objetivos e Resultados-chave. Essa ferramenta serve para definir e alinhar, internamente, os objetivos do estabelecimento.

Ou seja, ela é uma alternativa para pontuar quais são as metas desafiadoras para o negócio, setor ou profissional. Porém, mais que estabelecer uma meta, ela também determina qual é o resultado-chave, ou seja, o que deve ser obtido para chegar ao interesse definido.

Imagine, por exemplo, que a empresa deseje aumentar o faturamento. Entre os resultados-chave, estão a ampliação das vendas em 10%, a elevação do ticket médio em 15% e o crescimento de 5% na fidelização. Se esses resultados-chave forem alcançados, o objetivo também será concluído.

E KPI?

Já o KPI é uma sigla para Key Performance Indicator, ou Indicador-chave de Performance. Parece ser a mesma coisa que o OKR, mas, na verdade, funciona como uma “unidade de medida” dos resultados alcançados.

O KPI serve, exatamente, para quantificar o desempenho e avaliar se ele está dentro da faixa de performance esperada. Com isso, é possível tomar decisões melhores e mais adequadas à estratégia definida.

Em uma analogia, basta imaginar que o KPI é uma espécie de termômetro do cenário da empresa. Ele ajuda a medir a “temperatura”, na forma de resultados, para estabelecer as ações convenientes em cada caso.

Qual a importância de ambas no alcance de metas?

Embora OKR e KPI sejam diferentes, são duas ferramentas que podem — e devem — ser usadas juntas. Enquanto o OKR muda a mentalidade interna, motiva os colaboradores e estabelece resultados para alcançar, o KPI permite medir e acompanhar tudo o que é relevante.

O uso conjugado e correto de ambas faz, especialmente, com que o negócio atinja novas metas. Com uma atuação estratégica, é possível garantir resultados melhores e que atendam às demandas de mercado.

Principalmente, o uso conjugado permite obter um nível maior de competitividade e diferenciação em relação aos concorrentes. Com uma utilização estruturada, o negócio só tem a ganhar.

Como implementar OKR e KPI?

Para incluir essas duas ferramentas na estrutura do seu empreendimento, é essencial adotar alguns passos. Com a atuação correta, será possível explorar ao máximo a abordagem de OKR e KPI e usá-los para melhorar o estabelecimento.

A seguir, apresentamos o que fazer para realizar uma implementação robusta e de sucesso. Acompanhe!

Analise o cenário

Inicialmente, é preciso identificar como anda o desempenho do negócio e quais são as condições atuais. Esse diagnóstico faz toda a diferença para entender quais são as necessidades do empreendimento e o que é mais importante para alcançar o êxito.

Faça uma análise e compreenda quais são os principais gargalos, onde estão as oportunidades e qual é a visão para o estabelecimento. Ao considerar isso, dá para verificar o que deve ser definido como objetivo e como atingir esse cenário.

Um negócio que esteja sofrendo com a queda nas vendas, por exemplo, precisa ter um planejamento capaz de mudar tal condição. O diagnóstico ajuda, exatamente, a garantir esse reconhecimento.

Defina os resultados com clareza

Agora que já dá para ter uma ideia completa da situação, a nossa indicação é transformar tudo em objetivos desafiadores, mas que possam ser alcançados. Nesse momento, é indispensável definir prioridades, para reconhecer quais são os pontos que exigem uma ação mais urgente.

Vamos retornar ao exemplo anterior. Se o negócio tem sofrido com prejuízos e perdas de clientes, o interesse principal é retomar o crescimento. Para isso, os resultados-chave podem ser o aumento nas vendas, a redução dos custos para elevar a lucratividade e a manutenção do relacionamento.

É muito importante que tudo isso seja estabelecido com bastante clareza, para que não ocorram dúvidas sobre o que representa determinado desempenho para a situação da empresa. Quanto mais diretos forem objetivos e resultados, melhor.

Selecione os indicadores certos

Já que a implementação é de OKR e KPI, é essencial contar com os indicadores adequados para cada situação. Eles precisam ser relevantes, de fácil entendimento e de acompanhamento direcionado. Então, veja o que se encaixa em cada objetivo e resultado para acompanhar os melhores.

De volta ao nosso exemplo, considere que o aumento nas vendas é essencial para a retomada do crescimento. Nesse caso, os indicadores podem incluir a taxa de conversão e o número de oportunidades geradas no período, por exemplo. 

Quanto ao atendimento de clientes, há a satisfação dos consumidores, o número médio de contatos e até a taxa de recompra. Viu como cada resultado pode ser acompanhado por várias medidas?

Colete e analise os dados

Com tudo definido, basta começar a coletar os dados. Use as ferramentas adequadas, como os históricos de relacionamento com o cliente e outras possibilidades digitais. A intenção é obter o maior número possível de dados que sejam interessantes para cada KPI definido.

Depois disso, é o momento de partir para a análise. Entenda como as informações se relacionam e o que elas significam. Se a taxa de conversão estiver baixa, por exemplo, é sinal de que o time de vendas não tem conseguido convencer as oportunidades.

Com esse entendimento, dá para planejar ações e estratégias para reverter os resultados. Como consequência, o empreendimento poderá atingir o que foi definido como interesse principal.

A união entre as metodologias OKR e KPI é essencial para qualquer negócio que busque mais resultados de maneira estratégica. Com uma implementação de qualidade, é possível garantir que o empreendimento alcance o seu máximo potencial.

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[Jul/19] 7 dicas de ouro para reduzir o tempo de atendimento ao cliente

Reduzir o tempo de atendimento ao cliente é uma das principais metas de muitas empresas. Um dos motivos é a necessidade de suprir a demanda de maneira mais rápida e eficiente, o que facilita fidelizar o consumidor e expandir as vendas.

Além disso, é fundamental diminuir os custos e evitar problemas com as reclamações dos clientes. Um post em uma rede social pode causar sérios danos de imagem para uma companhia. Essa situação mostra como é importante ter procedimentos que facilitem o trabalho da equipe e aumentem a satisfação do público-alvo.

Neste post, abordaremos o cálculo do Tempo Médio de Atendimento (TMA) e 7 dicas para reduzi-lo com inteligência. Confira!

Saiba como calcular o TMA

Essa métrica mostra a duração média de um atendimento, envolvendo uma série de atividades (tempo de espera, confirmação de informações, execução de tarefas etc.) que abrangem o relacionamento do usuário com a empresa.

No setor de call center, esse indicador é bastante usado para constatar como os funcionários estão atuando para resolver as demandas. O cálculo não considera a triagem feita pela Unidade de Resposta Audível (URA) e é executado utilizando a fórmula abaixo:

TMA = (total de ligações realizadas + tempo gasto em espera + after call work)/total de chamadas atendidas

Para reduzir o tempo de atendimento ao cliente, é necessário que haja um acompanhamento constante desse parâmetro, porque essa é uma forma de verificar se os serviços estão sendo executados dentro das regras estabelecidas.

Conheça 7 procedimentos para aperfeiçoar o atendimento

Diminuir o TMA gera bons resultados para qualquer negócio, desde que os serviços sejam de alto nível. Com a intenção de ajudá-lo a conseguir isso, destacaremos 7 ações cruciais para agilizar os trabalhos. Acompanhe!

1. Automatize processos

Tenha como meta tornar os processos manuais e repetitivos em ações executadas de forma automatizada. À medida que se adota esse procedimento, maiores tornam-se as chances de fazer os trabalhos com mais rapidez e com menor índice de erros.

É possível automatizar atividades, como o gerenciamento dos contatos dos consumidores e o envio de e-mail para os clientes com o intuito de efetivar o pós-venda. O mapeamento dos processos deve ser feito para constatar como a automação das tarefas pode ser implementada em uma empresa.

2. Ofereça um atendimento personalizado

Ao obter as informações dos clientes de maneira automática e veloz, fica muito mais fácil oferecer um atendimento personalizado. Um dos motivos é que a empresa passa a ter um histórico das demandas do usuário. Assim, é viável não repetir várias perguntas sobre um mesmo procedimento.

Essa postura evita que a mesma história seja contada para mais de um operador e contribui para diminuir o tempo de atendimento ao cliente. Outra vantagem é reduzir o estresse do consumidor ao resolver uma demanda, porque é muito complicado falar de um problema várias vezes sem ver ações efetivas para resolvê-lo.

3. Treine a equipe

Não adianta investir na automatização, caso os operadores não estejam habilitados para se relacionar com o público-alvo. Por isso, é imprescindível apostar em um programa de capacitações para promover a melhoria contínua da equipe. Os treinamentos devem ser planejados e realizados, de acordo com a necessidade dos colaboradores.

Dessa forma, os resultados serão alcançados de maneira mais rápida, o que propicia um retorno do investimento em curto prazo. As capacitações também são importantes para aumentar o engajamento e tornar os funcionários mais produtivos e eficientes. Um time mais qualificado está menos sujeito a equívocos, o que favorece a redução do tempo de atendimento ao cliente.

4. Utilize o banco de dados de forma correta

A tecnologia é crucial para as organizações oferecerem serviços mais ágeis e de melhor qualidade para o público-alvo. Além de treinar os colaboradores, é relevante que seja adotado um banco de dados que possa ser atualizado rapidamente e que seja de fácil acesso aos funcionários.

Essa ação, por exemplo, evita que o atendente peça para o consumidor repetir as famosas informações cadastrais (nome, CPF, endereço etc.). Dependendo da situação, o cliente pode demorar para se lembrar do número da carteira de identidade. Isso vai tornar o atendimento mais lento. Por isso, é recomendado contar com um software que armazene os dados cadastrais do público-alvo e apresente um alto nível de disponibilidade.

Uma das situações que mais deixam as pessoas irritadas é quando o atendente informa não ser possível realizar um determinado procedimento, porque o sistema está fora do ar. Esse problema deve ser minimizado para os serviços serem executados corretamente.

5. Conte com uma boa comunicação

A empresa está com uma nova promoção que foi amplamente divulgada nas redes sociais e no site. Por outro lado, os atendentes do call center não foram comunicados devidamente sobre os benefícios dessa iniciativa. Se o consumidor perceber que isso aconteceu, haverá uma perda de credibilidade e um prejuízo de imagem.

Para evitar que essa situação ocorra, é indispensável haver uma comunicação eficiente e que envolva os colaboradores que participarão de uma campanha. Caso uma companhia não implante uma política de comunicação que contemple todos os canais de atendimento, terá um elevado risco de perder clientes.

6. Aposte na integração de sistemas

Para não haver erros de comunicação, também é importante que os sistemas estejam integrados. Em outras palavras, os softwares precisam estar acessíveis para os atendentes com facilidade. Dessa forma, eles podem avaliar, por exemplo, se um produto está com desconto e disponível no estoque.

O tempo de atendimento ao cliente pode ser diminuído bastante quando os funcionários visualizam com facilidade os dados de diferentes setores, como estoque, vendas e marketing. A integração de sistemas é peça-chave para oferecer serviços que prezem pela qualidade e pela rapidez.

7. Invista no monitoramento dos trabalhos

Esperar o consumidor reclamar para modificar processos está longe de ser uma prática inteligente para uma empresa que deseja ser competitiva. Por isso, é válido priorizar o monitoramento da equipe. Essa ação permite identificar eventuais erros e adotar medidas para corrigi-los, antes de gerar insatisfações no público-alvo.

A Sobix, por exemplo, conta com uma ferramenta que permite acompanhar diversos processos e constatar as ações que precisam ser aperfeiçoadas o mais rápido possível. Esse trabalho tem como foco a melhoria contínua e o ganho de prestígio perante os stakeholders.

Há várias práticas que viabilizam reduzir o tempo de atendimento ao cliente. Para colocá-las em ação, conscientize a equipe dos benefícios que podem proporcionar para o negócio e o dia a dia da corporação. A Sobix pode te ajudar nessa tarefa mostrando como a tecnologia pode agilizar os serviços, cortar gastos e expandir a eficiência operacional.

Se você deseja investir na competitividade da sua empresa, vale a pena conhecer iniciativas para melhorar a experiência do cliente. Isso é crucial para bater metas cada vez mais ousadas!

[Jul/19] Conhece o Centro de Serviços Compartilhados? Entenda suas vantagens

Manter a competitividade em um alto padrão tem obrigado as empresas a buscarem alternativas para aperfeiçoar os processos de forma contínua. Essa tendência é uma das responsáveis pela adoção do CSC (Centro de Serviços Compartilhados).

Contar com uma gestão mais eficiente e inteligente é crucial para as organizações avançarem, terem mais condições de inovar e conquistar respeito e confiança do público-alvo. As unidades de uma empresa precisam agir de maneira ordenada e integrada. Do contrário, os resultados serão abaixo das expectativas.

Neste post, destacaremos como deve ser a implantação de um CSC e os benefícios proporcionados por esse recurso às corporações. Confira!

Entenda o que é Centro de Serviços Compartilhados e como implantá-lo

O CSC consiste em uma estrutura de centralização de trabalhos que abrange diversos segmentos de uma empresa, como contabilidade, finanças, logística, TI, marketing e RH. No Brasil, esse mecanismo começou a ser utilizado na década de 1990.

Porém, passou a ser mais aplicado por empresas brasileiras com a crise econômica de 2008. Isso porque essa estratégia se tornou vital para muitas organizações se manterem competitivas e capazes de entregar bons serviços, bem como consolidarem as vendas em níveis satisfatórios.

Para implantar um Centro de Serviços Compartilhados é necessário realizar uma série de atividades. Uma delas é diagnosticar como trabalham os setores com a intenção de analisar os processos, a capacidade de obter bons resultados, o uso dos recursos humanos, a aplicação da TI e a tomada de decisão.

Esse diagnóstico propicia modelar as ações para implantar o CSC e criar a infraestrutura adequada para ele funcionar adequadamente. É recomendado que as companhias busquem integrar sistemas e automatizar processos para que as funções de apoio funcionem de forma harmônica e eficiente.

Também é essencial que haja um SLA (Acordo de Nível de Serviço) entre o prestador de serviços e o cliente. Esse procedimento é importante para que os trabalhos sejam executados dentro de parâmetros de desempenho estabelecidos entre as partes.

Conheça as vantagens do Centro de Serviços Compartilhados

Se a implantação do CSC for executada dentro das melhores práticas, há uma série de benefícios proporcionados por essa iniciativa que abordaremos em alguns tópicos. Acompanhe!

Reduzir custos

Independentemente do porte do seu negócio, o Centro de Serviços Compartilhados diminui os gastos com a centralização das atividades. Isso porque evita a redundância de mão de obra, o que ajuda consideravelmente a cortar despesas.

O CSC permite ainda que os processos sejam efetivados de maneira mais ágil, fazendo com que as tarefas sejam concluídas rapidamente e de forma correta. Isso afasta o retrabalho, que provoca perda de tempo e dinheiro.

Expandir a produtividade

O Centro de Serviços Compartilhados economiza recursos por meio da padronização das atividades. Esse mecanismo também favorece o aumento da produtividade, porque possibilita uma série de ações, como:

  • diminuir os erros;
  • tornar as atividades operacionais mais simples e previsíveis;
  • reduzir o tempo de execução das tarefas.

O uso da tecnologia é essencial para a equipe ser mais produtiva. Facilitar a rotina de trabalho por meio de sistemas viabiliza cumprir as demandas de maneira mais rápida, correta e eficiente. Esse aspecto torna uma empresa mais competitiva e capaz de acompanhar as principais tendências do mercado.

Melhorar a qualidade dos serviços

Com a estrutura organizacional devidamente modelada, processos mais enxutos e funcionários mais produtivos, o Centro de Serviços Compartilhados viabiliza o aperfeiçoamento dos serviços.

Isso tem um impacto direto no relacionamento com todos os segmentos do público-alvo. À medida que colaboradores e consumidores percebem que a companhia está evoluindo, maiores são as chances de engajamento e de elevar as vendas.

Tornar a comunicação mais simples

O distanciamento entre as unidades e a falta de sistemas de integração são fatores que aumentam as possibilidades de haver ruído na comunicação. Se uma orientação não for devidamente compreendida pela equipe, é alta a probabilidade de haver erros que vão prejudicar a imagem corporativa.

A implantação do CSC aproxima os setores e dá condições favoráveis para um diálogo que seja vital para padronizar as atividades e acompanhar como as áreas estão convivendo com as novas práticas.

Facilitar a troca de informações entre as unidades precisa ser uma das principais metas de uma empresa. O conhecimento é um grande diferencial para melhorar os serviços e criar soluções inovadoras.

Dar um maior suporte para o crescimento

A centralização das atividades pelo CSC proporciona aos setores mais ligados à atividade-fim de um negócio ter maior foco nas prioridades do momento. Por exemplo, os gestores de desenvolvimento de softwares de uma empresa de TI deixam de perder muito tempo com a contratação de treinamento para a equipe.

Essa iniciativa passa a ter maior envolvimento da área de apoio. Assim, o foco das lideranças fica direcionado para o core business (principal negócio da companhia), propiciando uma análise mais profunda de correção de equívocos e de mudanças a serem feitas para aperfeiçoar os trabalhos.

A estratégia tem um papel-chave para as empresas expandirem e conseguirem resultados mais expressivos. Por isso, é necessário liberar os principais gestores para avaliar novas alternativas para cativar os clientes.

Aprimorar a tomada de decisão

Com gestores mais envolvidos com as atividades-fim, a tomada de decisão passa a ser um processo construído de maneira mais madura. Isso acontece porque o Centro de Serviços Compartilhados cria um ambiente mais favorável para a integração de sistemas e a troca de informações entre os setores.

O acesso mais rápido a informações relevantes para a corporação possibilita que os líderes visualizem as melhores alternativas para uma empresa superar as dificuldades e oferecer serviços de alto nível para o público-alvo.

Expandir a satisfação dos clientes

Decisões corretas, comunicação simplificada, funcionários produtivos e serviços de alto nível colaboram para aumentar o nível de satisfação dos usuários com o atendimento oferecido pela empresa.

Essa conjuntura se torna mais viável com a implantação da Centro de Serviços Compartilhados, porque a empresa passa a ser mais ágil ao integrar equipes e a compreender as principais tendências do mercado.

Além de implantar o CSC, uma empresa pode evoluir ao compreender 6 motivos vitais para apostar em automação de processos. Afinal, o conhecimento é um diferencial cada mais decisivo no mundo dos negócios!

[Jul/19] Descubra o que é reengenharia de processos e como fazer na empresa

As empresas desejam resultados cada vez mais expressivos, e, para atingir esse objetivo, devem compreender o que é reengenharia de processos. Ela consiste em uma modificação radical nos procedimentos adotados para alcançar uma maior produtividade e serviços mais qualificados.

Essa ação faz com que uma companhia praticamente se reinvente para sair da zona de conforto e estar mais atenta e conectada com as principais tendências do mercado. O foco é priorizar o que pode ser feito para o consumidor ser mais fiel e engajado com os valores institucionais.

Neste post, abordaremos alguns benefícios dessa prática e como implantá-la de forma ágil e correta. Confira!

Conheça as vantagens proporcionadas

Ter um conhecimento sobre o que é reengenharia de processos é um passo relevante para assimilar os pontos positivos de utilizá-la. Ela se destaca por propiciar um uso mais racional dos recursos da empresa, o que permite reduzir gastos e gerenciar melhor o orçamento.

Outro benefício é avaliar os indicadores de desempenho mais adequados para a companhia. Isso ocorre porque os gestores passam a ter uma visão mais ampla dos objetivos, ajudando a estruturar as metas.

Mais uma vantagem da reengenharia de processos contempla a redução de riscos. Por meio da exclusão de procedimentos ineficientes, a organização passa a ter uma postura, voltada para a eliminação de erros — assim, diminui as possibilidades de crise relacionadas com a má prestação dos serviços.

Veja como implementar a reengenharia de processos

Para essa nova maneira de gestão de processos ser incorporada à rotina de uma instituição, é essencial que sejam efetivadas algumas ações. Com a intenção de ajudá-lo a compreendê-las, elas serão detalhadas a seguir. Acompanhe!

Rever valores

A missão, a visão e os valores são indispensáveis para nortear as iniciativas de qualquer empresa. Por isso, precisam ser analisados e modificados quando o foco é promover uma reestruturação.

Fazer com que os funcionários sigam um novo alinhamento torna-se crucial para as mudanças serem devidamente assimiladas e apresentarem bons resultados. Os objetivos corporativos devem levar em consideração as necessidades dos clientes, para que estejam em sintonia com as tendências do mercado.

Integrar equipes

As modificações no estilo de trabalho exigem que haja uma comunicação clara e objetiva entre os colaboradores. Uma maneira de isso ser atingido engloba a integração de equipes, que devem trabalhar em conjunto para o crescimento sustentável do negócio.

Por exemplo, os times de vendas e de marketing precisam estar alinhados para conquistar os consumidores. Se isso não ocorrer, o esforço em mudar os procedimentos não surtirá nenhum efeito nas ações dessas unidades.

Definir papéis e responsabilidades

Não basta alterar radicalmente os processos dentro da companhia para conseguir uma performance mais significativa. É necessário que os funcionários estejam engajados com o novo estilo de trabalho. Para isso ser concretizado, o ideal é contar com líderes com papéis e responsabilidades definidos com clareza.

Os gestores devem ter um respaldo da diretoria para convencer o time e mostrar o caminho a ser seguido por meio da adoção de diferentes procedimentos. Assim, é viável a reengenharia de processos propiciar um melhor patamar de desempenho.

Repensar como está a gestão de pessoas

Ter uma liderança atuante e priorizar a integração das equipes são iniciativas fundamentais para uma empresa buscar a melhoria contínua. Mas essa postura deve englobar também formas de motivar e desenvolver os colaboradores.

A recomendação é analisar como o plano de cargo e salários pode recompensar, de forma mais consistente, os colaboradores que inovam e proporcionam melhores resultados. A meritocracia precisa estar em evidência em uma corporação que visa evoluir e seguir as melhores práticas do mercado.

Para uma equipe compreender melhor o que é reengenharia de processos, é necessário mensurar os resultados obtidos com as mudanças. Dessa forma, todos perceberão como as modificações contribuíram para o desenvolvimento da performance.

Se você tem como meta disseminar informações sobre o aperfeiçoamento de procedimentos nas empresas, não deixe de compartilhar este post nas redes sociais. Afinal, o conhecimento merece estar disponível para todos.

[Jul/19] Afinal, o que é o método Kaizen e como aplicar na minha empresa?

O método Kaizen consiste em um conjunto de práticas com foco na melhoria contínua e que tem sido bastante valorizado pelas empresas por causa do aumento da competitividade e do nível de exigência dos clientes.

Essa metodologia surgiu no Japão, na década de 50, no século passado, logo após o término da Segunda Guerra Mundial. Naquela época, as indústrias japonesas precisavam se reestruturar para voltar a atingir resultados expressivos.

Neste post, destacaremos algumas vantagens do Kaizen e mostraremos como é possível aplicá-lo para aperfeiçoar o rendimento dos colaboradores. Confira!

Fique atento às vantagens do método

A Toyota, por exemplo, e diversas empresas de grande porte apostam nessa metodologia para serem mais competitivas e capazes de cativar o público-alvo. Um dos motivos é que o Kaizen apresenta vários benefícios, como:

  • aumentar o nível de satisfação dos consumidores;
  • aperfeiçoar a comunicação entre as unidades da companhia;
  • diminuir custos;
  • implantar um programa de treinamentos mais focado nas necessidades corporativas;
  • melhorar a qualidade dos serviços;
  • proporcionar mais segurança aos funcionários;
  • reduzir o desperdício;
  • tornar a equipe mais produtiva.

À medida que uma empresa adota o método nas rotinas de trabalho, fica mais fácil perceber os benefícios proporcionados pelas mudanças obtidas com o apoio dessa prática.

Saiba como implantar

É importante conhecer a origem e as vantagens oferecidas por essa metodologia. Por outro lado, devem ser executadas atividades para que ela consiga bons resultados. Pensando nisso, mostremos algumas ações para o Kaizen fazer parte do dia a dia da empresa. Acompanhe!

Conhecer as etapas

Para esse método ser aplicado corretamente, é fundamental que as fases sejam executadas sem equívocos. A implementação abrange 3 etapas (antes do projeto, durante e após os trabalhos).

Antes da implantação, é necessário estabelecer o líder do projeto, os membros da equipe, as oportunidades de aperfeiçoamento e o que pode ser feito para melhorar os serviços. Na segunda fase, devem ser executadas as tarefas planejadas, os testes de melhoria e o monitoramento das ações.

Após o projeto, deve ocorrer a apresentação e o estudo dos resultados. Além disso, é preciso planejar as iniciativas com foco em atingir uma performance mais expressiva no futuro. Dessa forma, o método continua voltado para a melhoria contínua.

Capacitar a equipe

O conhecimento é peça-chave para bater metas e melhorar o desempenho. Uma empresa necessita de um programa de capacitação para os funcionários serem mais produtivos e inovadores.

Uma companhia, por exemplo, pode promover um treinamento para os colaboradores assimilarem a metodologia Lean. Investir na qualificação dos empregados é o melhor caminho para o Kaizen ser incorporado no dia a dia da organização.

Definir metas

Não basta contar com um método que incentiva a produtividade e o uso racional dos recursos, além disso, as corporações devem ter metas claras e viáveis de serem concretizadas para avançar em termos operacionais e financeiros.

Ao explicar a finalidade e o modelo de implantação da metodologia Kaizen, uma empresa tem mais chances de adotar esse mecanismo com sucesso. A comunicação é uma ferramenta imprescindível para conscientizar a equipe a buscar alternativas com foco na melhoria contínua.

Ter concentração nos acontecimentos

Por envolver algumas etapas e provocar constantemente a equipe, o método Kaizen exige que as lideranças verifiquem como as mudanças estão impactando nos resultados. Lançar novos procedimentos e objetivos sem acompanhar devidamente os trabalhos é um erro que deve ser evitado ao máximo.

Analisar como as tarefas estão sendo executadas a partir dessa metodologia é crucial para verificar os pontos positivos e o que pode ser aperfeiçoado. Se isso não for realizado periodicamente, o risco dos equívocos afetarem negativamente a imagem corporativa será maior.

Consultar a equipe

É positivo monitorar o desenvolvimento das atividades, mas é necessário ouvir os colaboradores para ajudá-los a superar os problemas que surgem com as mudanças de procedimentos. Uma gestão precisa estar aberta ao diálogo para manter a produtividade alta e o ambiente organizacional saudável.

Com planejamento, a implantação do método Kaizen proporciona um maior foco em resultados e em ações inovadoras. Isso é indispensável para uma empresa manter uma imagem positiva perante os stakeholders.

Se pretende melhorar a performance da sua equipe, vale a pena também ficar informado sobre o método Kanban. Conhecer novas formas de gestão é importante para vencer desafios!

Automação empresarial: por que devo investir pesado nisso?

A automação empresarial transforma a maneira como as empresas operam, permitindo mais agilidade e eficiência em seus negócios, redução de gastos e maior produção. Para médias e pequenas empresas, é um grande benefício, pois significa que o tamanho dos negócios não importa muito e que a automação pode, na verdade, dar vantagem a marcas menores em relação aos seus concorrentes maiores.

Esse não é um conceito novo. Desde o século passado, vem sendo empregada em fábricas, empresas e nos mais diversos tipos de negócios, de muitas formas diferentes. No entanto, para muitos, ainda permanece um conceito e não uma realidade.

Para transformar em prática a teoria, no texto a seguir, apresentamos as formas de alcançar a automação empresarial e mostramos por que a automação de processos é tão importante para os negócios, principalmente em marcas menores, já que possibilita ao gestor levar a empresa para o próximo nível. Acompanhe.

A automação como fator de eficiência e competitividade

A automação de empresas nada mais é que a implementação de tecnologia nos procedimentos de gerenciamento de informações, dados e outros processos que possam reduzir os custos e os recursos necessários ao empreendimento. Automatizando as principais atividades da empresa por meio da tecnologia de computação, o aumento da produtividade é o primeiro resultado visível, e, como consequência, os gastos são significativamente amenizados.

Por exemplo, se a execução de uma tarefa exigia a presença de um ou mais colaboradores, com a automação, esse esforço manual pode ser substituído e redirecionado para a realização de outros trabalhos, que apenas a habilidade humana seja capaz de produzir. Assim, os recursos humanos são poupados. Além disso, as falhas e os erros comuns nos procedimentos humanos são eliminados.

A automatização é projetada para proporcionar eficiência e aumentar a estabilidade e a produtividade operacional das empresas, integrando tecnologias essenciais aos negócios. Primeiro, é feita uma análise de todas as atividades. Verifica-se, inclusive, o relacionamento externo da empresa, seja com clientes, seja com fornecedores e outros parceiros externos. Em seguida, são desenvolvidos processos automatizados de software e computação.

Os novos processos de manufatura introduzidos com a Revolução Industrial deram os primeiros passos para progredir e resultar na atual automação empresarial. Essa, no entanto, vai muito além. Não se trata apenas de mais eficiência com a utilização de máquinas, pois, na automação, todos os setores da empresa, assim como todos os colaboradores, são integrados, recebendo informações simultâneas, tendo os erros corrigidos automaticamente e tomando decisões rápidas.

A automação empresarial significa conseguir o máximo da capacidade do negócio sem que seja comprometido o lucro. Ou seja, é a otimização de todos os recursos para aumentar a capacidade das etapas que compõem a cadeia produtiva. É por isso que a implementação da automação é essencial para a competitividade.

Os processos empresariais que devem ser automatizados

Nos dias de hoje, a automação é essencial para o êxito dos negócios e, agora, já sabemos o porquê. À medida que as organizações vão transformando seus negócios com o uso da tecnologia, há vários benefícios e recursos proeminentes nesse aprimoramento. A questão que ainda levanta dúvidas diz respeito à implantação. Listamos, abaixo, como a automação pode ser colocada em prática nos principais processos empresariais. Vejamos!

Gestão de contratos

É claro que o uso de softwares e aplicativos pode padronizar o conteúdo, a linguagem e a aplicação de um contrato, assim como também pode diminuir a taxa de inadimplência por meio de cobranças automáticas. No entanto, o principal encontra-se na segurança contratual.

São muitos os relacionamentos que uma empresa tem. Com eles, são assumidas responsabilidades recíprocas. Com uma legislação como a nossa, que está em constante mudança, para diminuir erros e evitar surpresas desagradáveis, é possível contar com a tecnologia. Alguns softwares podem ser direcionados de forma a alertar sobre mudanças na lei e de modo a verificar se o contrato está realmente seguindo as diretrizes legais.

Marketing digital

Com o avanço da tecnologia, milhares de pessoas em todo o mundo têm acesso à internet. É por isso que o marketing digital está tão em evidência. No entanto, não adianta apenas disparar e-mails ou encher de publicidade diversas páginas. É preciso analisar o público-alvo e saber exatamente quais são suas preferências para conquistá-lo.

Um bom exemplo de publicidade online é o marketing de conteúdo. Nele, primeiro, são oferecidos ao consumidor informações e dados relevantes sobre um assunto de seu interesse. Apenas em um segundo momento, é que realmente a publicidade é feita.

Comercial

A automação atua em todas as áreas da empresa. Seu objetivo é integrar para reduzir erros e custos e aumentar a eficiência. Em razão disso, nenhum setor da organização fica de fora. O segmento comercial é o mais importante nos negócios, então, é fundamental iniciar a automação por ele.

Várias são as tarefas que podem ser transformadas e modernizadas. O atendimento ao consumidor, por exemplo, pode ser muito mais ágil, com soluções online oferecidas por recepcionistas digitais. Entregas podem ser mais rápidas, e o principal é que as tomadas de decisões acontecem de forma eficiente.

As vantagens da automação empresarial

A automação empresarial é um trabalho com mais valor agregado, mantendo os negócios cada dia mais competitivos. Usa-se a tecnologia para fazer mais em menos tempo e com menos recursos. São muitos os seus benefícios, e, dentre eles, podemos citar os abaixo dispostos.

Redução de custos

É comum as empresas encontrarem dificuldades para aumentar sua lucratividade. Por isso, um dos grandes objetivos é a redução de custos. Porém, reduzir gastos sem uma boa estratégia pode significar diminuição na capacidade de produção e na qualidade dos produtos e serviços prestados.

Com a automação, as empresas descobriram que é possível reduzir os gastos sem afetar negativamente a companhia — pelo contrário, agregando valor à marca.

Isso ocorre porque a consequência natural da automação é a redução dos custos, que vai desde a diminuição de insumos com processos de produção mais inteligentes até a redução na necessidade de recursos humanos.

Aumento da produtividade

À medida que uma empresa cresce, a produtividade se torna uma preocupação maior e, com ela, a necessidade de tecnologia. Essa caminha junto à eficiência, sendo impossível falar de procedimentos mais efetivos sem falar em modernização.

Hoje, as organizações podem contar com diversos aparelhos, softwares e aplicativos que ajudam nas tarefas rotineiras da empresa. Toda a gestão, como acompanhamento de atividades, gerenciamento dos gastos, padronização de procedimentos e estratégias de organização, pode ser realizada de forma simples e rápida quando a automação é implementada.

A automação empresarial beneficia principalmente o consumidor. Afinal, uma produção mais eficiente e menos dispendiosa leva produtos e serviços mais acessíveis aos clientes. Tudo isso, além de permitir que empresas de médio e pequeno porte possam concorrer com mais igualdade com as gigantes do segmento, também exige mais qualidade do que é oferecido no mercado.

Quer saber mais sobre como potencializar os seus negócios e aumentar o faturamento? Entre em contato conosco, pois estamos prontos para ajudar a sua empresa a crescer.

Service desk x help desk: não confunda mais esses conceitos

É comum haver confusão entre os termos help desk e service desk, afinal, nem todos estão familiarizados com expressões do segmento de tecnologia da informação. O primeiro abrange o trabalho de orientar o usuário em situações que podem ser resolvidas facilmente, bastando algumas orientações por telefone ou e-mail.

O segundo se refere a um atendimento mais próximo do cliente para demandas específicas e com um elevado nível de complexidade. Em outras palavras, é necessário dominar diversas ferramentas de TI para resolver o problema.

Neste post, destacaremos detalhes interessantes sobre esses dois segmentos e apontaremos os fatores que devem ser levados em consideração ao optar por esses serviços. Confira!

Saiba o que é help desk

O help desk consiste em um serviço de atendimento aos usuários que finaliza os problemas de maneira muitos simples. Esse setor tem como prioridade trabalhar com algumas atividades, por exemplo:

  • esclarecer dúvidas;
  • registrar reclamações;
  • cadastrar eventuais problemas e falhas;
  • requisitar serviços.

Essaw ações podem ser feitas por empresas terceirizadas e especializadas ou por meio de uma equipe interna. Se optar pela terceirização, a estrutura de atendimento será muito semelhante à de um call center. Nela, os atendentes receberão as demandas dos clientes, que deverão ser resolvidas pelo setor ou encaminhadas para uma área específica.

Além do telefone, os atendentes podem ser acionados por correio eletrônico ou por mensagens via chat. É importante que cada contato feito pelos usuários seja registrado no sistema, para que sejam abertos os chamados.

Dessa forma, é possível monitorar o andamento das demandas por meio de um protocolo específico e constatar quais situações ocorrem com maior periodicidade, exigindo mais atenção da equipe.

Entenda o que é service desk

É uma área cujo foco é o atendimento mais específico. Para você entender melhor, o help desk faz o chamado atendimento de primeiro nível com a intenção de verificar a complexidade de uma demanda. Já o service desk engloba o atendimento de segundo nível em virtude da dificuldade de resolver o problema.

Esse segmento atua somente em casos que exigem um esforço maior da equipe. Ou seja, a situação apenas pode ser resolvida por profissionais especializados, porque requisita um conhecimento técnico acima da compreensão de um usuário comum sobre as ferramentas de TI.

No service desk também são abertos chamados por vários canais de comunicação. É preciso que a demanda esteja bem clara para mostrar a necessidade de um atendimento mais específico. Por exemplo, houve um problema no monitor de um usuário, sendo necessária a troca do equipamento.

Esse procedimento é crucial para que as falhas e os problemas dos clientes internos e externos sejam resolvidos o mais rápido possível. Por isso, a produtividade da equipe tem uma grande relevância para os clientes serem minimamente afetados por problemas relacionados com a tecnologia da informação.

Na conjuntura atual, as organizações não podem ficar com as atividades paralisadas por muito tempo em virtude de falhas em sistemas ou em equipamentos. Se isso ocorrer, é elevado o risco de perder consumidores e, consequentemente, recursos financeiros para investir ou honrar compromissos com funcionários e prestadores de serviço.

Tudo isso mostra como os serviços de TI apresentam uma grande relevância para as companhias, atualmente. Estruturar as equipes de help desk e service desk é indispensável para manter a qualidade dos trabalhos.

Conheça melhor as diferenças entre essas duas áreas

Para você compreender melhor o funcionamento dessas unidades, mostramos diferenças marcantes entre elas. Acompanhe!

Profissionais envolvidos

No help desk, o atendimento se caracteriza pela simplicidade das demandas. Mesmo assim, é necessário que os profissionais recebam um treinamento para resolver os problemas enfrentados por um cliente. Por outro lado, não é exigido um profundo conhecimento técnico na área de TI.

 Com relação ao service desk, o trabalho apresenta uma complexidade que requisita profissionais altamente gabaritados. Por exemplo, um sistema apresenta uma falha que está impedindo o acesso dos usuários. Nessa situação, devem ser chamados desenvolvedores para identificar o motivo do problema e adotar as medidas necessárias para resolvê-lo.

Caso o profissional não tenha o conhecimento avançado em linguagem de programação, ele não estará apto para solucionar o caso. Essa situação mostra como é vital contar com funcionários muito preparados no atendimento de segundo nível.

Exigências

No caso dos profissionais que atuam no help desk, a exigência é que dominem as ferramentas para os registros dos chamados e o controle do andamento das demandas. Também é essencial que a equipe tenha um nível de conhecimento sobre recursos utilizados em TI, como hardware e software. Isso é importante para orientar os usuários na resolução de problemas mais simples.

Com relação ao service desk, é imprescindível que os funcionários tenham um conhecimento profundo em alguma área de tecnologia da informação (desenvolvimento de sistemas, redes, datacenter etc.).

Também é interessante que eles apresentem certificações que os ajudem a ter as habilidades necessárias para suprir as demandas do público-alvo. O foco na melhoria contínua deve estar presente nas atitudes e no cotidiano dos que trabalham com TI.

Veja como escolher a melhor opção para o seu negócio

Apostar em serviços de alto nível é crucial para que o andamento das atividades não seja prejudicado por falhas relacionadas com equipamentos ou sistemas. Ao avaliar a melhor opção para o seu negócio, tenha uma noção da complexidade das demandas relacionadas ao setor de tecnologia da informação.

Um dos motivos é que muito ruim para as finanças de qualquer companhia investir pesado em atividades que não são necessárias no cotidiano. Em locais onde as tarefas da área de TI forem de menor grau de complexidade, o help desk é uma boa alternativa.

No caso das empresas em que a tecnologia da informação tem um papel muito importante, o ideal é apostar no service desk, para que eventuais falhas em softwares e hardwares não prejudiquem a qualidade dos serviços de forma significativa.

Inegavelmente, uma avaliação sobre como o service desk pode ser útil para o seu negócio é uma atitude positiva. Isso porque dá mais segurança ao escolher a melhor opção de TI para suprir as demandas dos funcionários e clientes.

Se você tem interesse em assimilar melhor as tendências do segmento de tecnologia da informação, vale a pena assinar a nossa newsletter. Afinal, o conhecimento nos ajuda a encontrar soluções para novos desafios!

Os 6 tipos de riscos empresariais mais comuns e como evitá-los

Ter capital, conhecimento do negócio e foco em resultados, com certeza, são aspectos que devem estar presentes em um empreendedor. Por outro lado, é necessário se preocupar com os tipos de riscos empresariais.

Há diversos fatores de origem interna ou externa que prejudicam o andamento dos trabalhos. Dependendo da situação, os problemas podem se tornar bastante complexos, obrigando o empresário a fechar as portas.

Pensando nisso, destacaremos, neste post, seis situações que devem ser enfrentadas pelos empreendedores para não atrapalhar as atividades de uma instituição. Confira!

1. Riscos fiscais

A carga tributária brasileira é uma da mais elevadas do mundo. Esse fator inibe investimentos e afeta a geração de empregos e renda. Além disso, exige do empresário uma atenção especial, pois um erro no pagamento de tributos pode causar multas e manchar a imagem corporativa.

Para não ser acusada de sonegação, uma companhia necessita ter um planejamento tributário que leve em consideração o tipo de negócio, a capacidade de investimento e a legislação acerca dos impostos.

2. Riscos operacionais

Esse é um dos tipos de riscos empresariais que mais chamam a atenção do público-alvo, porque mostra uma falha da companhia ao executar os serviços. Por exemplo, uma viação de ônibus realiza uma viagem interestadual, mas durante o trajeto, o veículo apresentou um defeito que provocou um acidente.

Para evitar esse problema, uma excelente alternativa é o mapeamento de processos que contribui para identificar as ações a serem aperfeiçoadas e prevenir eventuais erros que comprometam a qualidade dos serviços.

3. Riscos financeiros

Analisar a carga tributária e visualizar os procedimentos de maneira periódica com foco na melhoria contínua, sem dúvida, são iniciativas que fortalecem a gestão empresarial. Mas isso não é o suficiente para garantir o sucesso, caso não haja um equilíbrio das finanças.

Por exemplo, uma loja de sapatos apresentou lucro no ano passado e resolveu abrir uma filial. Para isso, adquiriu um empréstimo, considerando que as parcelas seriam quitadas com as vendas da nova unidade.

Porém, os resultados foram abaixo da expectativa, o que tornou inviável honrar os compromissos com o banco. Se houvesse uma maior atenção com o risco financeiro, a empresa teria mais cautela ao investir e analisaria o cenário de forma mais racional. Hoje, o equilíbrio orçamentário é imprescindível para a manutenção de qualquer negócio.

4. Riscos cibernéticos

O avanço tecnológico obriga as corporações a estarem presentes na internet por meio de um site ou conta nas redes sociais, por exemplo. Esse fator também influencia na aquisição de sistemas para analisar o comportamento do público-alvo e monitorar o andamento das atividades empresariais. Hoje, o investimento em tecnologia da informação é crucial para manter um elevado nível de competitividade.

Além disso, é preciso ter um elevado nível de segurança dos dados dos clientes. Um vazamento de informações ou a paralisação dos serviços em virtude de ataques virtuais causam um prejuízo enorme. Por isso, é necessário adotar procedimentos para manter os dados seguros, como a aquisição de antivírus e firewalls.

5. Riscos no ambiente de trabalho

A saúde dos colaboradores deve ser uma prioridade para qualquer empresa, afinal, um acidente de trabalho pode afetar o rendimento de toda a equipe. Quanto mais uma atividade profissional tem riscos de acidentes, maiores devem ser os cuidados com as regras relacionadas à segurança do trabalho.

O uso de equipamentos de proteção e o respeito à legislação devem ser práticas seguidas por qualquer companhia. Essa postura contribui para os colaboradores estarem mais tranquilos e, consequentemente, mais produtivos.

6. Riscos regulatórios

Muitos setores passam por regulação governamental, como telecomunicações, petróleo, transportes rodoviários etc. Com a intenção de contemplar as demandas dos cidadãos, os governantes optam por modificações que impactam diversos setores produtivos.

Nesse caso, o ideal é contar com um suporte jurídico e um programa de treinamentos que ajude os colaboradores a se adaptarem aos novos procedimentos. Em muitos casos, o desrespeito às regras provoca multas e até a paralisação das atividades por um período.

É inegável que o conhecimento sobre os tipos de riscos empresariais precisa ser uma prioridade para as corporações. Do contrário, haverá perda de recursos financeiros e de credibilidade perante os stakeholders.

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