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O que é e por que investir na modelagem de processos? Veja aqui!

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Apesar de muitos gestores compreenderem o que é modelagem de processos como o sinônimo mapeamento das atividades, esses termos não se equivalem. O primeiro faz parte do chamado Business Process Management (BPM) e é mais completo e abrangente.

Quando você trabalha a modelagem, está automaticamente mapeando as atividades. No entanto, o inverso nem sempre é válido. Para compreender qual é o ponto de virada e por que vale a pena investir nessa prática, explicaremos o assunto a partir de agora. Acompanhe!

Afinal, o que é modelagem de processos?

Antes de entender o conceito, é preciso revisitar o que são os processos. Segundo o Dicionário Michaelis Online, eles representam uma “sequência contínua de fatos ou fenômenos que apresentam certa unidade ou se reproduzem com certa regularidade; andamento, desenvolvimento”.

Em outras palavras, um processo contempla atividades ordenadas e realizadas para alcançar determinado propósito. Em uma empresa, fazem parte dos fluxos de trabalho e precisam ser bem gerenciados para atingirem seu objetivo estratégico.

Para isso, é necessário trabalhar o BPM, uma teoria que visa a identificação e análise do processo para torná-lo mais eficiente. A busca é por redução de custos e tempo, além do aumento da lucratividade e da produtividade.

Dentro desse conceito, é preciso entender o que é a modelagem de processos. Essa prática consiste em uma representação completa das informações encontradas durante a realização da atividade. Nesse momento, essa ideia pode parecer similar ao mapeamento, no entanto, existe uma diferença crucial: o detalhamento e as especificações.

Assim, cada atividade realizada é sinalizada junto ao seu profissional responsável — tempo necessário para execução e outras informações relevantes. Ao conhecer os detalhes, é possível otimizar o processo, porque há uma visão mais ampla das possibilidades disponíveis.

Qual a importância da modelagem para o negócio?

A principal proposta da modelagem de processos é aprofundar o conhecimento sobre as ações realizadas, a fim de encontrar ineficiências e gargalos. É o caso de perceber, por exemplo, que o setor de vendas tem dificuldades em executar suas funções pela falta de um software apropriado às suas demandas.

Mais que permitir a melhoria dos trabalhos já realizados, a modelagem ainda propicia outros benefícios, como eliminação de desperdícios e processos que não geram valor, documentação das atividades, redução de custos etc.

Para chegar a esse patamar, é necessário entender as principais categorias de informações reunidas durante a modelagem. Vejamos o que as caracteriza:

  • insumos: consistem em qualquer coisa que sofre uma transformação material, de informação ou de mudança de local. As ações precisam ser planejadas para agregar valor a esses recursos e aos clientes;
  • resultados: são as consequências das modificações dos insumos;
  • facilitadores: são utilizados no processo entre a primeira e a segunda etapa citadas. Alguns exemplos são recursos humanos, equipamentos e máquinas, softwares etc.;
  • guias: sinalizam quando, como e porque os processos são executados. Podem ser regras, informações, conhecimento, relatórios de desempenho, recibos e mais.

Como aplicar a modelagem de processos?

Entender o que é a modelagem dos processos é apenas o primeiro passo. Você também deve saber como colocá-la em prática. Por isso, apresentamos agora as principais medidas a serem adotadas. Confira!

Faça o levantamento das informações

Identifique de forma detalhada todas as atividades que compõem o processo, em que ordem serão executadas, quem são os responsáveis, de que maneira serão realizadas etc. Inclua políticas e regras envolvidas para garantir a integridade e a confiabilidade. Para colocar essa etapa em prática, você pode optar por diferentes alternativas, como:

  • entrevistas individuais;
  • dinâmicas em grupo;
  • observação da rotina;
  • análise documental.

Além disso, várias ferramentas contribuem com esse momento. Usar um formulário online capaz de automatizar seus processos é uma maneira de obter informações e categorizá-las de forma rápida.

Detalhe o conjunto de atividades

É essencial representar a modelagem da maneira mais adequada. Há três níveis diferentes:

  • diagrama: é uma versão inicial e sem detalhamentos, já que traz apenas as atividades macro;
  • mapa: é uma evolução, pois conta com a listagem de responsável e regras dos processos;
  • modelo: é o âmbito final, com muito detalhamento e permite realizar simulações.

O cuidado aqui é com o detalhamento, que precisa ser equilibrado e não pode ser excessivo, já que causa o microgerenciamento. Por outro lado, também não deve ser pouco especificado, a fim de evitar lacunas de informação. Logo, se tiver dúvidas, pense sobre a relevância do que está descrito.

Documente o processo

Crie um documento compartilhável após finalizar a modelagem. Insira a representação do processo e conte com a ajuda de uma ferramenta apropriada para isso. Se possível, anote as falhas ocorridas para evitar sua repetição.

Agora que você já entende o que é modelagem de processos, basta colocar em prática na sua empresa. Trata-se de algo importante, uma vez que sempre que há necessidade de otimização e melhoria.

Que tal colocar a mão na massa? Aprofunde seus conhecimentos descobrindo o que é reengenharia de processo e como fazer na empresa.

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