Método kanban: entenda o que é e como funciona

As empresas têm como um dos principais desafios fazer com que os processos tenham um bom andamento. Esse aspecto favorece a adoção do método Kanban. Ele consiste em uma metodologia usada para acompanhar as atividades de uma companhia, buscando unir agilidade, eficiência e economia de recursos.

Criado na década de 1970 no Japão, o Kanban pode ser empregado em qualquer organização. Neste post, destacaremos como esse método funciona, as formas de aplicação e as vantagens proporcionadas. Confira!

Entenda como funciona

O método Kanban apresenta 3 segmentos: “to do” (para fazer), “doing” (realizando) e “done” (executado). Dependendo do contexto, podem ser criados outros campos. Eles apresentam cartões com dados sobre cada ação a ser concretizada, como o nome de quem deve realizá-la e quando a demanda foi solicitada. Para facilitar os trabalhos, cada cartão se refere a uma tarefa.

À medida que as etapas são finalizadas, o colaborador muda a denominação do cartão (doing para done, por exemplo). Além disso, indica a próxima atividade a ser feita e o responsável por concretizá-la. Recomendamos que a organização utilize cartões de cores diferentes para detalhar o andamento dos trabalhos.

Assim, é possível constatar o que está em dia, com atraso ou com algum impedimento. A iniciativa ainda permite verificar a unidade responsável (RH, marketing etc.) e reservar um período do dia para analisar os trabalhos e estabelecer novos direcionamentos.

Veja como adotar essa metodologia

O Kanban obtém bons resultados caso seja devidamente aplicado em uma organização. Pensando nisso, abordaremos alguns passos importantes para implantá-lo. Um deles é a visualização do fluxo de trabalho, porque possibilita observar se as etapas estão com atividades em excesso ou gargalos que prejudicam as entregas. Nesse caso, a equipe deve se reunir para buscar soluções relativas a cada problema.

Outro procedimento envolve limitar a quantidade de trabalhos em andamento. A intenção é fazer com que seja definido um número de iniciativas que podem ser feitas dentro dos parâmetros fixados. Não adianta fabricar 1.000 sapatos por dia, por exemplo, se a empresa entrega apenas metade deles em perfeitas condições.

Regras

Também é primordial que sejam criadas regras claras para as etapas dos processos. Isso faz com que haja uma noção exata de quando uma tarefa foi concluída. Ao constatar que os deveres foram finalizados corretamente, a equipe pode transferir o cartão para a lista seguinte. Por exemplo, a revisão de um veículo em uma oficina apenas pode ser encerrada se a troca de óleo do motor for executada.

Por isso, indicamos a utilização do indicador visual de tarefa concluída para os funcionários estarem cientes do que foi realizado. O mesmo pode ser feito quando uma atividade foi bloqueada devido a algum problema de ordem interna ou externa (problema com fornecedor, fatores climáticos etc.).

Para o método Kanban ser implantado de maneira inteligente, é necessário que a equipe faça, pelo menos, uma reunião mensal para avaliar o andamento dos processos. Com base em métricas e em resultados, podem ser avaliados novos procedimentos para tornar os trabalhos mais ágeis e eficientes.

Conheça os principais benefícios

Essa metodologia tem vantagens que chamam a atenção das organizações. Uma delas é a flexibilidade para modificar as etapas dos processos, que podem ser inseridas ou eliminadas de acordo com a análise da equipe.

O método também propicia ter um foco múltiplo da equipe, fazendo com que os integrantes exerçam mais de uma tarefa, o que favorece a produtividade. Isso faz com que haja entregas constantes, com as ações tendo ciclos menores se compararmos com o Scrum.

O método Kanban é um recurso valioso para as instituições aperfeiçoarem processos e terem um maior foco em resultados. Essa postura é indispensável para engajar não apenas o público interno, mas também os clientes.

Gostou do nosso post? Agora, se você deseja aprimorar os serviços da sua empresa, vale a pena ficar informado sobre a metodologia Sigma. Afinal, o conhecimento é a peça-chave para evoluir continuamente.

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