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Mapeamento de processos: saiba o que é e qual a sua importância

5 minutos para ler

Um dos problemas identificados em boa parte das empresas é a falta de estrutura nos fluxos de trabalho. Essa situação precisa ser resolvida e, para isso, é necessário compreender o que é mapeamento de processos.

Essa prática visa a analisar, de maneira aprofundada, as atividades existentes, bem como as etapas que as compõem. Com esse conhecimento, é possível verificar tarefas passíveis de automação e estágios que podem ser eliminados para trazer mais agilidade e redução de custos à organização.

Porém, como isso acontece na prática? Qual sua importância? Quais benefícios são conquistados? Essas são algumas das perguntas que responderemos neste post. Acompanhe!

Afinal, o que é mapeamento de processos?

O mapeamento dos processos é uma ferramenta gerencial que tem o objetivo de representar cada passo do fluxo de trabalho executado e ter uma visão holística de como a empresa funciona. Com essa prática, você identifica etapas realizadas, objetivos a serem alcançados, partes envolvidas, decisões e todo o workflow implicado.

Para que serve?

O principal motivo que justifica essa prática é melhorar a gestão do negócio. Ao mapear processos, você compreende exatamente como os fluxos de trabalho funcionam na sua empresa e quais resultados são alcançados. É possível descobrir, por exemplo, que determinada atividade é dispensável e tem custo elevado. Assim, basta eliminá-la ou automatizá-la para evitar seus aspectos negativos.

Os objetivos são:

  • saber, por meio de mensuração, qual é a eficiência de cada processo e se eles realmente funcionam;
  • reunir dados sobre gargalos e desperdícios, a fim de ajustar as atividades e eliminar essas incongruências;
  • desenvolver e aprimorar etapas para melhorar a fluidez do workflow;
  • compreender os processos de maneira aprofundada e identificar como funcionam na prática;
  • padronizar e documentar as ações;
  • transformar e remodelar os processos para serem executados com o máximo de eficácia.

Quais são os benefícios para a empresa?

O resultado de saber o que é o mapeamento de processos é alcançar um nível maior de organização, com controle dos processos-chave do negócio. Ao mesmo tempo, são verificados gargalos existentes nessa sequência lógica de tarefas.

Outros benefícios estão listados a seguir. Veja quais são eles!

Padronização do trabalho

A ideia é implantar normas que aumentem a reprodutibilidade, compatibilidade, eficiência e segurança. A partir dessa documentação, todos sabem o que e como os processos precisam ser executados. De quebra, isso garante a continuidade das tarefas e impede a existência de inconsistências.

Aumento do controle

A visibilidade proporcionada pelo mapeamento traz mais controle sobre as atividades, que podem até passar por auditorias para assegurar mais qualidade. Esse quesito ainda implica maior previsibilidade dos resultados e facilita seu monitoramento.

Otimização dos processos

Esse é um efeito perceptível em diferentes consequências obtidas pelo mapeamento, como redução de custos, melhoria na gestão, diminuição de inconsistências e falhas — que prejudicam o andamento das atividades —, entre outros.

Em suma, o conhecimento dos processos permite compreender a estrutura organizacional e aperfeiçoá-la. Também gera insights relevantes, que contribuem para o crescimento sustentável do negócio.

Como fazer o mapeamento de processos na empresa?

Chegamos à parte prática! Agora que você entendeu por que mapear processos e quais são os benefícios, que tal colocar a mão na massa? Conheça as etapas indispensáveis!

Identifique e liste os processos atuais

Saber quais atividades serão mapeadas é indispensável e deve ser o primeiro passo. Verifique quais são os processos existentes e identifique aqueles que devem ser aperfeiçoados primeiro. Dentro desse contexto, os tipos de processos mais comuns são:

  • de gestão ou estratégicos: são os mais importantes, porque direcionam os esforços para que os objetivos sejam atingidos;
  • de missão: incorporam o produto ou serviço e têm relação com a satisfação do cliente. São os processos-chave;
  • de suporte ou apoio: ajudam outros processos a alcançarem os resultados esperados.

Avalie todas as etapas e proponha melhorias

Identifique todos os estágios envolvidos nas diferentes atividades e verifique como agregam valor ao negócio. Perceba que, aqui, devem ser considerados desde produtos ou serviços até dados, gráficos, tomadas de decisão etc. É interessante fazer um mapa, que é a representação visual das atividades.

Estabeleça prioridades

Verifique quais processos são mais importantes. Basta classificá-los por critérios de urgência, gravidade e tendência. Como fazer isso? A matriz GUT ajuda porque classifica cada problema conforme esses três aspectos.

Automatize

Colocar em prática os passos anteriores do mapeamento exige ter informações à disposição. Você pode fazer isso com a ajuda de ferramentas, como as plataformas de melhoria de processos. Essas soluções coletam grande volume de dados e facilitam sua compilação, análise e identificação de tarefas.

Monitore as atividades

Mantenha o controle dos fluxos de trabalho para implementar a melhoria contínua. Identifique as necessidades de melhoria e as atividades que estão de acordo com os objetivos traçados. Desse modo, é possível melhorar o workflow, reduzir o ruído na comunicação e nos dados e oferecer um atendimento ao cliente mais eficaz.

Resumindo: saber o que é mapeamento de processos é fundamental para garantir sua melhoria. Essa prática envolve algumas etapas, mas os benefícios são variados. Portanto, vale a pena investir nessa abordagem.

E você, está pronto para adotar essa e outras atividades positivas para seu negócio? Aproveite para ver outras dicas assinando a nossa newsletter!

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