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Você sabe o que é fluxo de trabalho e como otimizá-lo?

7 minutos para ler

Muita gente fala em fluxo de trabalho, também chamado de workflow, mas poucos sabem o que esse conceito efetivamente significa. Em boa parte dos casos, a compreensão abrange somente as atividades realizadas em uma empresa e sua sequência de execução. No entanto, a ideia é bem mais ampla.

Na verdade, ela tem relação com a eficiência operacional. Por isso, trabalhar o workflow requer a revisão dos processos empresariais para garantir o máximo desempenho por parte da equipe.

Nesse momento, você deve estar se perguntando: como fazer isso? É o que vamos mostrar neste post. Aqui, você verá qual é o conceito mais adequado e quais são as boas práticas com o objetivo de otimizar os processos no seu negócio.

Afinal, o que é fluxo de trabalho?

De maneira ampla, o fluxo de trabalho consiste em atividades realizadas no negócio a partir de um padrão repetível e sequencial. Todos os colaboradores podem estar inseridos nesse processo e cumprir diferentes etapas para alcançar determinado objetivo. Por isso, o workflow pode ser delineado a partir de um diagrama ou checklist.

Todas as ações executadas partem de um fluxo, mesmo que não sejam organizadas ou que inexista esse desenho dos processos. Um exemplo é a chegada de um pedido em estoque. A empresa recebe a carga, faz a inspeção, armazena os itens de maneira adequada e dá entrada no sistema. Conforme os itens são vendidos, são feitos registros de saída.

Perceba que o fluxo está conectado a diferentes pessoas responsáveis pelas ações e que garantem a sincronização das atividades. Determiná-lo de forma apropriada é uma maneira eficiente de implementar a padronização de processos e organizar o trabalho para que seja estruturado.

Isso pode ser feito a partir do mapeamento dos processos, que oferece visibilidade aos estágios executados e gargalos existentes. É o caso de perceber, por exemplo, a existência de várias tarefas manuais que poderiam ser automatizadas. Ao adotar novas tecnologias, nesse caso, você traz mais fluidez ao fluxo e, assim, aumenta a eficiência operacional, melhora a produtividade e garante bons resultados.

Dentro desse contexto, surgem os chamados business-driven workflow, isto é, fluxos de trabalho orientados pelo negócio. Isso significa que a solução adotada pode ser personalizada e adaptada, a fim de contar com equipes de alta performance. Para isso, é preciso considerar alguns aspectos:

  • agilizar os processos por meio da tecnologia e centralização dos dados;
  • integrar colaboradores e clientes a partir do compartilhamento de conteúdo e da informação desburocratizada;
  • ter uma visão ampla dos processos, com a geração de relatórios e dos status de trabalho;
  • digitalizar o conteúdo, para garantir acesso e armazenagem fáceis.

Como identificar falhas no processo?

As falhas e os gargalos são comuns nas organizações, por mais que a sua empresa esteja bem estruturada. Eles interferem de modo negativo no fluxo de atividades e precisam ser combatidos. Entre os exemplos mais comuns estão: erros de comunicação, tarefas perdidas, clientes insatisfeitos com prazos etc.

Essas situações são prejudiciais e atrapalham o funcionamento adequado do negócio. Portanto, precisam ser identificados para posterior eliminação. Como fazer isso? O ideal é desenvolver um bom workflow. Veja como!

Liste os recursos disponíveis

Um inventário bem elaborado é o primeiro passo na execução de um bom planejamento. Para isso, é preciso considerar:

  • tempo, como prazo da tarefa, quais outras atividades estão em andamento, se há período específico de entrega etc.;
  • recursos humanos, ou seja, os profissionais disponíveis, quais são suas especialidades, se já estão ocupados com outros projetos ou se estarão envolvidos no futuro;
  • material, a fim de identificar os equipamentos e softwares disponíveis, se é preciso algum item bruto ou adquirir outros ativos na execução do projeto;
  • capital, a fim de saber o dinheiro a ser empregado, se há uma reserva de emergências e qual é o retorno esperado para o investimento inicial.

Registre os processos e suas interdependências

A identificação dos recursos leva a essa outra etapa. A proposta é desenhar os passos da produção e sequenciá-los de forma cronológica. Ao mesmo tempo, verifique qual é o consumo dos recursos por parte de cada projeto. Revise a análise para evitar erros e garantir a melhor alocação possível.

Desenhe um mapa para guiar os processos

Os dois estágios anteriores são isolados até esse momento, mas o mapa ajuda a integrá-los e visualizá-los. Essa representação do fluxo é essencial para guiar as ações e garantir que todos a consultem quando for necessária alguma orientação.

Avalie os resultados

As falhas são identificadas tanto no momento da criação do fluxo quanto na análise dos dados obtidos com o tempo. Como o ambiente corporativo está em constante evolução, é preciso atentar às mudanças, que podem fazer com que determinado processo se torne desnecessário. É aí que entra a flexibilidade e a versatilidade, a fim de evitar os gargalos e garantir o máximo de eficiência.

Como otimizar o fluxo de trabalho?

O workflow sempre deve ser desenhado com o objetivo de simplificar a rotina operacional e aumentar a eficiência da empresa. Por isso, é essencial repensar os processos organizacionais, a fim de acompanhar o trabalho interno e assegurar a melhor qualidade possível nos resultados e nas entregas.

Essa medida pode ser conquistada de maneira simples, sem precisar de ferramentas robustas ou complicadas. Quer ver como? É só conferir as dicas a seguir.

Documente os processos

O mapa indicado no tópico anterior é uma ferramenta eficiente de visualizar as etapas executadas e evitar erros e retrabalhos. Compare seu negócio a uma linha de montagem, mesmo que sua empresa trabalhe com serviços, e não produtos. A ideia é apenas ter essa visão para listar os passos necessários a cada tarefa.

Adote a gestão de processos

Essa abordagem visa ao foco nos processos, que fazem parte dos resultados da empresa. O propósito é identificar cada uma das etapas, entender de que forma elas se relacionam e como são aprimoradas. Ao implementar a gestão de processos, alguns benefícios são conquistados. Entre eles estão:

  • integração das áreas;
  • aumento da produtividade;
  • redução dos custos;
  • elevação da robustez;
  • agregação de valor ao cliente;
  • ampliação da competitividade;

Para isso, é preciso fazer um diagnóstico apropriado dos processos organizacionais e preparar a equipe por meio de cursos e desenvolvimento de competências. Mais que isso, é fundamental monitorar os resultados para identificar a necessidade de ajustes e tornar as atividades mais flexíveis, a fim de que as demandas sejam atendidas.

Adote uma solução tecnológica

As ferramentas contribuem no sucesso da empreitada. O ideal é escolher uma que seja fácil de manusear e atenda a todas as suas necessidades. É o caso das plataformas de melhoria de processos, como a Sobix.

Essas soluções trabalham com o gerenciamento dos dados, a fim de acompanhar as solicitações e os atendimentos realizados durante o relacionamento com o cliente. Ao mesmo tempo, garantem uma análise segura dos dados e a maior integração dos colaboradores, medida que se reflete em eficiência e satisfação dos clientes.

Como isso acontece? A primeira base é a automação de processos. A plataforma facilita a interação com parceiros, clientes e colaboradores e, dessa forma, aumenta a eficiência operacional.

Você ainda coleta respostas de clientes a partir de formulários preconcebidos. As informações são analisadas e consolidadas em forma de estatísticas, para que sirvam de base na criação de workflows simples e rápidos.

Ao seguir essas dicas, o fluxo de trabalho é aprimorado e há menos ruído na comunicação e nos dados. Com uma plataforma de melhoria de processos, você ainda mede a qualidade do atendimento, adapta os processos e se mantém em constante evolução. A consequência é o aumento da vantagem competitiva, com um atendimento ágil e eficaz.

E você, acha que precisa revisar os fluxos de trabalho da sua empresa? Quais são os principais gargalos existentes? Como as dicas que passamos ajudarão a trazer mais eficiência para o negócio? Conte pra gente deixando seu comentário!

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