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Entenda já o conceito de Lean Office e como pode ajudar o escritório

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Você já deve ter ouvido falar do método Lean de produção e de como ele já ajudou algumas das maiores empresas do mercado. O que talvez não saiba é que ele não precisa se restringir ao chão de fábrica — e o conceito de Lean Office surge para provar que isso é verdade.

De forma simples, a metodologia pode ser definida como “escritório enxuto”. Ela nada mais é do que a aplicação da filosofia Lean ao ambiente do escritório, de modo a garantir os melhores resultados para esse espaço. Ela utiliza a prática de grandes indústrias — como a Toyota, que fez a primeira implementação — para o espaço administrativo das empresas.

A seguir, apresentamos melhor esse conceito de Lean Office e tudo o que ele pode trazer para o estabelecimento. Confira e aprenda como implementar a ideia!

Quais são as vantagens da proposta?

Tornar o local mais enxuto traz diversos benefícios para o ambiente de trabalho. Isso é ótimo para atender às novas necessidades do mercado, que, dinâmico como é, exige flexibilidade e bons resultados.

Primeiramente, é possível diminuir os custos, os retrabalhos e os desperdícios — tudo isso, sem afetar a qualidade. Além disso, é um ótimo meio de otimizar o tempo, já que agiliza operações e faz com que o negócio tenha menos burocracia e mais produtividade.

Não menos importante, é algo que aumenta o controle das etapas e favorece a solução de problemas. No fim, a tomada de decisão é favorecida.

Como implementar o conceito de Lean Office?

O Lean Office deve ser colocado em prática de forma estruturada, pois somente assim é possível deixar o ambiente enxuto, funcional e com qualidade. Já que acertar nessa etapa é indispensável, separamos algumas dicas para que tudo saia como o desejado. Confira!

Defina métricas e objetivos

Ter expectativas alinhadas é essencial para que o processo aconteça da maneira ideal. Portanto, indicamos partir da definição de métricas e objetivos. Estabeleça indicadores, como o nível de produtividade ou a taxa de redução dos custos.

Além disso, estipule os objetivos. Especifique quais são os patamares que pontuarão o sucesso da estratégia e o que se deseja obter com essa implementação.

Utilize o método 5S

Definiu quais são os resultados e as formas de medi-los? Ótimo, agora é a hora de colocar a mão na massa! Há muitas ferramentas que auxiliam a implementação e, entre elas, está o método 5S.

Ele se baseia em 5 princípios. São eles:

●    senso de utilização (seiri);

●    senso de ordenação (seiton);

●    senso de limpeza (seiso);

●    senso de higiene e saúde (seiketsu);

●    senso de autodisciplina (shitsuke).

Ao implementar medidas (como o aumento da ergonomia, diminuição dos desperdícios e limpeza do espaço) é possível consolidar os princípios Lean. Portanto, o ideal é adotar o método de maneira estruturada, com reconhecimento das situações e proposição de ações.

Promova integração e comunicação

Para que tudo saia conforme o desejado, é essencial que o Lean Office seja implementado a partir de mudanças consistentes e integradas. Não basta transformar uma parte do escritório e deixar que outra fique sem as modificações necessárias.

Ao mesmo tempo, não existe integração verdadeira sem comunicação. Por isso, a implementação deve ter o apoio de canais que favoreçam o fluxo de informações. Por meio da troca de dados entre os diversos profissionais e setores, fica mais fácil chegar a uma configuração enxuta.

Padronize os processos

Para que ninguém tenha que perder tempo pensando no que ou como fazer uma tarefa, vale padronizar os processos. Inclusive, é um ótimo jeito de evitar retrabalhos e manter a consistência de atuação.

Nesse caso, especifique diretrizes e garanta que todos saibam sobre elas. Além disso, é essencial recorrer à tecnologia. Por meio da automação de certos processos, dá para aumentar a confiabilidade e conquistar o melhor desempenho para o negócio.

Não se esqueça de que todas essas etapas devem ser executadas de maneira estruturada. Ter boas ferramentas é o caminho para que, enfim, a implementação seja bem-sucedida.

O conceito de Lean Office já é explorado por escritórios que desejam ter dinamismo e flexibilidade. Ao colocar a metodologia em prática do jeito certo, é possível aumentar a eficiência e se destacar no mercado.

Nos comentários, diga quais são suas impressões sobre o método enxuto e aproveite para debater com outras pessoas!

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