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Como otimizar o fluxo de informação de uma empresa? (Bônus: Ferramenta SIPOC)

7 minutos para ler

O fluxo de informação de uma empresa não deve acontecer de forma aleatória. Se esse é o caso do seu negócio, saiba que ele precisa ser modificado. Afinal, por meio dele é possível coletar dados relevantes que ajudam a aperfeiçoar as tomadas de decisão e que podem levar seu empreendimento a um patamar mais elevado.

Para entender melhor esse cenário, explicamos neste post o que é o fluxo de informações, sua importância, os problemas enfrentados pelas organizações e dicas para otimizá-lo. Acompanhe!

O fluxo de informação de uma empresa e sua importância

O fluxo se refere aos processos realizados para o compartilhamento de informações na empresa. Abrange emissor, receptor e mensagem, sendo que esses papéis podem ser ocupados por colaboradores, gestores, clientes e outras pessoas. Por trabalhar com o ativo mais importante das organizações, esse aspecto é de fundamental importância para o negócio.

Por meio do fluxo de informações, a empresa conquista vantagem competitiva. Isso acontece porque os dados coletados ajudam a interpretar o cenário atual do negócio e a identificar tendências. Com isso, você toma decisões mais acertadas e que ajudarão a alcançar o sucesso.

É o caso de perceber mudanças no comportamento dos clientes. Ao notar uma queda nas vendas da loja física, você utiliza esse dado e o analisa junto a outros, chegando à conclusão, por exemplo, de que precisa investir mais no e-commerce. Ainda é possível descobrir:

  • se determinado produto é bem-aceito pelos consumidores;
  • quais promoções chamam mais atenção dos clientes;
  • quais são os gargalos existentes e que prejudicam os resultados.

Além disso, o fluxo fluido é fundamental para o compartilhamento de informações empresariais, por exemplo, objetivos estratégicos a serem alcançados. Ao repassar esse propósito a todos, você aumenta a chance de engajamento e motivação, já que todos sabem o que devem perseguir e o que a companhia espera deles.

Os problemas enfrentados por falha de comunicação

O emissor precisa se assegurar de que a informação foi compreendida de forma correta para evitar os problemas derivados da falha de comunicação. Quando essa recomendação é ignorada, dois principais problemas surgem.

O primeiro deles é o aumento de custos com retrabalhos. Esse é um dos grandes vilões dos resultados organizacionais e gera impactos negativos significativos, porque:

  • exige alocação de mão de obra para refazer o trabalho;
  • implica gastos elevados devido à designação dos profissionais e uso de novos recursos;
  • gera perda da qualidade, porque o pedido teve que ser refeito e isso pode ocasionar problemas em outras etapas;
  • gasto de tempo por conta das correções necessárias.

O aumento de custos com retrabalhos também gera o segundo problema enfrentado por falha de comunicação: a insatisfação dos clientes. Essa situação costuma levar a atrasos e até mesmo prejudicar o relacionamento entre empresa e usuários. Além disso, torna-se mais difícil ultrapassar os obstáculos para o consumidor rever essa opinião.

Dicas para otimizar o fluxo de informação do seu negócio

A comunicação fluida e eficiente depende da aplicação de boas práticas. Assim, ela contribui para a execução dos fluxos de trabalho. O que fazer para alcançar esse patamar? Listamos algumas dicas a seguir.

Mapeie os processos

A identificação das atividades realizadas na empresa é essencial para saber como as tarefas e os setores estão interconectados. Faça o mapeamento de processos e diagnostique todos eles, por exemplo: contas a pagar e a receber, controle do estoque, pedido do cliente etc.

A partir disso, veja se há etapas desnecessárias e gargalos. Assim, você padroniza o trabalho, aumenta o controle sobre as atividades e otimiza as ações executadas.

Uma ferramenta muito útil no mapeamento de um processo é a SIPOC.

SIPOC é uma abreviação de:

Suppliers (Fornecedores) / Inputs (Entradas) / Process (Processo) / Outputs (Saídas) / Customer (Clientes)

Sua função é identificar, para cada etapa ou atividade de um processo:

  • Supplier (Origens): são os fornecedores do processo, ou seja, aqueles que são responsáveis por disponibilizarem as entradas do processo.
  • Input (Entradas): são as entradas do processo, ou seja, tudo que entra no processo de uma forma e sofre uma modificação para ser  transformado em saída.
  • Process (Etapas): é o processo que está sendo analisado no SIPOC.
  • Output (Saídas): são as saídas do processo, ou seja, tudo o que sai do processo após sofrer uma modificação.
  • Customer (Destino): é o cliente do processo, ou seja, o beneficiado com a realização daquele processo.

Diferentemente de fluxogramas complexos, o SIPOC permite uma rápida e fácil compreensão do processo como um todo e de como as pessoas interagem para alcançar os objetivos daquele processo.

Como exemplo, citamos alguns passos que compõem um processo de Compras de Materiais:

  • A Área de Produção Inicia uma Requisição de Compras;
  • A Área de Suprimentos realiza uma Cotação;
  • Após negociar e escolher o fornecedor, a Área de Suprimentos emite uma Ordem de Compra;
  • A Área de Suprimentos recebe a mercadoria,
  • A Área Solicitante valida a mercadoria recebida e Encerra a Requisição de Compra;

Esta sequência pode ser representada através do seguinte quadro:

Dentre as informações que compõem o SIPOC, temos para cada etapa:

  1. Qual é o objetivo de cada etapa?
  2. Quem são os responsáveis por cada atividade?
  3. Quais são as entradas (insumos), e por quem são fornecidos?
  4. Quais são as saídas desta etapa, e para quem são entregues?

Construa fluxos de trabalho

Os workflows são as atividades realizadas de modo padronizado, isto é, a partir de um padrão sequencial e repetível. Ao desenhar o fluxo, você identifica falhas nos processos, como tarefas perdidas, insatisfação de clientes, erros de comunicação e mais.

Além disso, a construção do workflow ajuda a identificar responsáveis e pessoas relacionadas a cada atividade. O propósito é saber quem deve ser cobrado sobre determinado gargalo e, então, comunicar o que é preciso aperfeiçoar e as ações esperadas.

Use ferramentas informatizadas

As informações empresariais precisam ser gerenciadas de maneira inteligente — e a melhor forma de fazer isso é por meio de uma plataforma de gestão apropriada. Ao ignorar as planilhas eletrônicas e optar por sistemas mais modernos, você sabe qual é o status atual do negócio, analisa gargalos e verifica ineficiências.

Da mesma forma, coleta dados de clientes e colaboradores a partir da própria plataforma. Em seguida, há a compilação e análise das informações para demandar tarefas aos colaboradores. O resultado é o aumento da produtividade e da eficiência nos processos.

Como você viu, otimizar o fluxo de informação de uma empresa não é uma tarefa impossível. Basta colocar essas dicas em prática que você terá mais eficiência nos processos e melhoria de resultados.

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