Conheça 5 dicas sobre como otimizar a gestão de equipe de campo

Como otimizar a gestão de equipe de campo? Também conhecida como field service management, essa gestão refere-se ao acompanhamento da produtividade da equipe que trabalha externamente à empresa.

Sabemos que fazer esse trabalho não é algo simples, pois é preciso encontrar meios eficientes de gerir a equipe, capacitar os colaboradores e verificar o desempenho do projeto. Assim, para não cometer erros, é preciso traçar estratégias e fazer previsões.

Se você se interessou pelo tema, continue a leitura.

Entenda o conceito e a importância de otimizar a gestão da equipe de campo

A gestão de equipe de campo é o termo utilizado para gerenciar recursos externos à organização, incluindo funcionários e equipamentos. Esse gerenciamento é responsável por atribuir e agendar ordens de serviço, deslocar funcionários para suas atribuições, coletar dados do trabalho no local designado, pegar o feedback com o cliente e gerenciar o estoque dos produtos utilizados no atendimento.

Quando toda a operação ocorre dentro da empresa, é fácil fazer estabelecer essas diretrizes, mas quando as equipes são externas, a falta da gestão e controle podem ser cruciais para a manutenção da qualidade.

Assim, quem presta serviços externos sabe como é difícil fazer uma gestão de equipe de campo. Com a falta da presença física, os colaboradores podem fugir do planejamento ou ficar longos períodos ociosos por falta de supervisão. Por isso é tão importante planejar e prever as ações, criando uma gestão efetiva.

Confira 5 dicas de como otimizar a gestão de equipe de campo

Há várias estratégias que podem ser adotadas para facilitar a administração do pessoal e otimizar a realização do serviço e controle dos insumos utilizados. Veja as dicas.

1. Alinhe objetivos

Antes de gerir, de fato, a equipe, é preciso criar e alinhar objetivos e metas. Afinal, será por meio deles que o gestor cobrará os resultados. Além disso, uma boa gestão preza pela melhoria contínua, ou seja, os erros devem ser eliminados e não devem voltar a acontecer. Por isso, defina metas e objetivos claros e siga-os à risca.

2. Planeje a demanda

Antes de enviar a equipe para o serviço externo, é preciso planejar a demanda da maneira mais eficiente para a empresa. Isso significa que sazonalidades devem ser avaliadas, bem como o histórico de demandas. Assim, fica mais fácil mapear períodos com muitos pedidos, evitando momentos com equipes ociosas ou a necessidade de pagar horas extras pela alta dos pedidos.

3. Otimize rotas

O deslocamento da equipe também deve ser considerado como um fator de custo, por isso, caso a equipe passe muito tempo no trânsito ou dê muitas voltas para chegar ao local, será menos produtiva e aumentará os custos com o combustível, por exemplo.

Portanto, faça uma lista com os atendimentos e organize por regiões e prioridades. Além disso, tente evitar saídas ou chegadas no local em hora de pico de trânsito.

4. Compare custos e benefícios

Outro modo de fazer uma boa gestão é comparando os custos e benefícios. O gestor de campo deve ir além do controle das atividades e tempo de execução do serviço. Ele precisa avaliar a performance da equipe e verificar se ela está dando o máximo possível do seu potencial, assim, fica mais fácil otimizar as margens de lucro.

5. Gerencie melhor o tempo

O gestor deve gerenciar o tempo da equipe, estipulando metas de conclusão de serviço. Certamente, em algumas situações, essas metas não poderão ser alcançadas por motivos alheios, mas é importante definir quanto tempo uma equipe gasta para fazer cada serviço. Isso ajudará, inclusive, a empresa a cobrar melhor pelo seu trabalho.

Conheça softwares que facilitam essa gestão

Atualmente, já existem softwares que ajudam na coleta, armazenamento e fluxo de dados. Esses sistemas auxiliam gestores a prever demandas e planejar serviços, armazenando todo conteúdo em um só lugar. Dessa forma, tanto o responsável quanto a equipe externa poderão acompanhar o desenvolvimento das atividades.

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