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Saiba como utilizar o ciclo DMAIC para melhoria dos processos

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Muitos gestores estão satisfeitos com a qualidade geral dos seus processos, mas visualizam diversas oportunidades de melhoria, para que a produtividade e a rentabilidade do negócio possam crescer ainda mais. O ciclo DMAIC é uma ferramenta utilizada justamente para otimizar as rotinas empresariais.

Isso porque ele pode ser aplicado sempre que houver um problema específico ou necessidades de melhoria, a fim de que os processos fluam com agilidade. Por meio de cinco etapas bem definidas, é possível conduzir os procedimentos de forma prática. Sem mais demora, vamos conhecer o conceito e seus benefícios!

O que é o ciclo DMAIC?

O DMAIC é uma metodologia de gestão estruturada para a análise e combate dos problemas, além da geração de novas oportunidades. Ela tem como principal foco a identificação de causas de deficiências nos processos e obtenção de soluções duradouras de melhorias.

Assim, ela constitui um passo a passo intuitivo e valioso para que os profissionais consigam solucionar definitivamente um determinado problema. Sua utilização mais recorrente é na otimização de processos em projetos que utilizem a metodologia conhecida como Seis Sigma.

Contudo, sua aplicação não se resume, unicamente, a esse tipo de projeto. A boa notícia é que possível utilizar a ferramenta em quaisquer situações nas quais sua empresa deseje implantar melhorias significativas. Além disso, a sigla se refere a cinco passos bem definidos: definir, medir, analisar, melhorar e controlar.

Cada uma dessas etapas deve ser executada na ordem apresentada. Se, ao final do ciclo, o resultado esperado ainda não for alcançado, é possível reiniciar e realizar ajustes. Os procedimentos devem ser repetidos até que a melhoria seja agregada à cultura organizacional do seu negócio.

Como funciona o DMAIC?

Agora que conhecemos o conceito e o significado da sigla, é hora de apresentar cada passo do DMAIC e como cada um deles impacta o negócio.

Definir (D)

A primeira etapa é definir as oportunidades, o escopo do projeto, seus objetivos e os participantes diretos. De modo geral, esse passo é aquele no qual é estabelecido o que exatamente será feito (a execução) e o resultado esperado ao final dos procedimentos.

Uma dica valiosa, nesse momento, é refletir e reunir a equipe para que ideias surjam com mais facilidade. Ao ouvir todos os responsáveis, os gestores garantem que as melhorias se concentrem em mudanças realmente viáveis e relevantes para o negócio. O brainstorming é uma ótima medida para extrair insights em grupo.

Medir (M)

Aqui, o principal objetivo é recolher dados e informações para analisar e avaliar o cenário atual de forma embasada. É interessante que ferramentas quantitativas e estatísticas sejam aplicadas nessa etapa para garantir metas mais precisas, de acordo com a realidade do negócio.

Além disso, ferramentas como o Diagrama de Ishikawa e a matriz GUT são importantes para que sua empresa consiga comparar o cenário atual, no início do projeto, com os resultados efetivamente obtidos.

Analisar (A)

O importante, nessa etapa, é identificar a principal causa do problema. Quando analisamos um determinado processo, várias explicações são consideradas, mas a chave para o sucesso total é priorizar e validar a causa raiz do problema tratado.

Como resultado dessa análise, os profissionais podem esperar que oportunidades de melhoria sejam estabelecidas. Utilizar uma técnica como aquela conhecida como 5 Porquês, na qual os participantes consideram cinco principais respostas para um problema, é uma ótima medida para engajar os colaboradores na solução.

Melhorar (I, do inglês improve)

Aqui, chega o momento de utilizar as oportunidades de melhoria identificadas na etapa anterior. Para conseguir isso, o primeiro passo é a identificação de possíveis soluções para corrigir e evitar novas ocorrências da causa raiz do problema.

Em seguida, é uma ótima ideia testar as hipóteses levantadas, para descobrir se cada solução sugerida é bem-sucedida. Caso não seja o caso, a estratégia deve ser repensada e o planejamento deve ser reiniciado. Porém, caso o resultado do teste seja promissor, é o momento ideal para implementar a ação.

Contudo, é possível que, nessa etapa, sejam encontradas várias soluções. Não é preciso que todas sejam devidamente testadas e implementadas — nesse caso, algumas delas podem ser registradas para que sejam utilizadas em outras situações, no futuro. Podemos resumir as principais ações desse passo:

  • identificar e desenvolver soluções para um determinado problema;
  • focar nas soluções mais simples de serem implementadas no primeiro momento;
  • testar soluções;
  • criar um plano de ação;
  • implementar as melhorias.

Como você pode ver, mencionamos a criação de um plano de ação. Para essa etapa, uma ferramenta como a 5W2H pode ser utilizada. Ela envolve sete perguntas, sendo que as cinco primeiras se iniciam com a letra W e as duas últimas com H. Assim, temos:

  • who (quem?);
  • what (o que?);
  • when (quando?);
  • where (onde?);
  • why (por quê?).

Já os dois últimos caracteres, iniciados com a letra H, se referem a:

  • how (como?);
  • how much (quanto custa?).

Controlar (C)

O foco da etapa final é controlar as atividades do plano de ação para que ele se mantenha no rumo estabelecido pela companhia. Para conseguir isso, é essencial determinar alguns critérios específicos, como checklists, metas e estatísticas, para municiar os gestores com informação relevante.

Desse modo, será mais fácil monitorar todo o processo e garantir a implementação adequada daquilo que foi delineado pelas estratégias. É preciso verificar, também, o desempenho do plano de ação, a fim de garantir que os resultados desejáveis sejam alcançados.

A ideia que deve permear o final do ciclo é a de busca por melhoria contínua. O autor Alaércio Nicoletti Junior, em seu livro “Introdução ao Lean Seis Sigma”, aconselha um acompanhamento dos indicadores, nessa etapa, por, pelo menos, 3 meses para garantir a eficácia das ações.

Quais são seus benefícios?

Aumento de rentabilidade e produtividade

É importante notar que quando as empresas otimizam suas atividades por meio do ciclo DMAIC, o nível geral de produtividade é aumentado dentro do negócio. Com elevação significativa nesse quesito, os processos são concluídos com menos defeitos — o que leva ao aumento de receita.

Redução de custos

Os benefícios financeiros não se resumem ao aumento de rentabilidade. Como o ciclo DMAIC se relaciona à metodologia Lean Six Sigma, há a preocupação de garantir que os desperdícios sejam efetivamente mitigados.

Dessa forma, o ciclo ajuda a reduzir a quantidade de tempo destinada a cada tarefa e combate os focos de desperdício, o que garante um maior controle dos recursos financeiros.

Padronização e conclusão de projetos no prazo

O ciclo DMAIC trabalha na padronização da condução das melhorias, garantindo que os esforços sejam concentrados na solução efetiva dos problemas. Por meio da utilização do passo a passo, o foco é estabelecido na causa raiz, o que aumenta a probabilidade de resolução.

Melhoria nas habilidades de comunicação

Um desafio recorrente nos projetos de melhoria é que as partes envolvidas podem apresentar opiniões diferentes sobre o que significa uma solução bem-sucedida. Assim, conseguir que a equipe esteja alinhada é um dos grandes desafios enfrentados.

Alguns projetos, inclusive, costumam incluir um exercício conhecido como Voz do Cliente na primeira etapa, a de definição. Fica mais fácil garantir que os produtos e serviços desenvolvidos estejam direcionados para as necessidades dos consumidores.

Assim, é possível garantir que não só os profissionais da empresa estejam alinhados aos objetivos, mas também captar a voz daqueles que realmente receberão os serviços — ou seja, os clientes. O ciclo DMAIC surge, portanto, como uma ferramenta robusta para orientar todas as fases dos processos.

E aí, curtiu o artigo e quer continuar lendo mais sobre ferramentas destinadas à otimização de processos? Então, aproveite a visita e confira, agora mesmo, o nosso post sobre o ciclo PDCA!

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