5 motivos para você não fazer o controle de tarefas por e-mail

Um erro comum que as pessoas cometem quando sentem a necessidade de serem mais organizadas é fazer o controle de tarefas por e-mail. Elas acreditam que, ao usarem uma mesma ferramenta para tudo, será possível alcançar a produtividade e eficiência. Na verdade, fazer o uso do e-mail apenas gera mais confusão e complexidade em suas atividades cotidianas.

Embora a leitura de e-mails seja uma tarefa e tenha um lugar na sua lista de coisas a fazer, o e-mail, em si, não deve ser uma tarefa. Ele deve ser uma maneira de entregar e relatar as atividades. O trabalho real acontece fora da caixa de entrada.

Se você ainda não está convencido disso, neste artigo, vamos apresentar 5 motivos para não fazer do seu e-mail um gerenciador de tarefas. Vamos lá?

1. Inexistência de alertas e prazos

Em um programa gerenciador de e-mail não existe uma maneira fácil de encontrar, classificar e organizar seu fluxo de trabalho. Se quiser acompanhá-lo, você precisará criar várias pastas para lidar com elas. Entretanto, esse agrupamento é um recurso muito limitado, pois não será possível receber alertas — e, muito menos, prazos.

2. Baixa produtividade

A caixa de entrada é uma grande fonte de distração. Por meio dela, você será notificada cada vez que receber um novo e-mail e, assim, será sempre interrompido naquilo que está fazendo. Mesmo que você mantenha o e-mail fechado, toda vez que abri-lo, você desperdiçará um bom tempo respondendo ou excluindo mensagens.

3. Falta de sincronização da informação

Ao buscar um arquivo para edição, revisão ou aprovação, será um desafio descobrir qual anexo é o mais atualizado com as informações empresariais importantes e quem ainda precisa fazer alterações. Se alguém esquece de enviar alguma edição anexada no e-mail, uma equipe inteira pode ficar com um arquivo desatualizado. Sincronizar uma versão com todos é possível, no entanto, você perderá muito tempo para fazer esse processo funcionar da maneira certa.

4. Dificuldade de priorização

Quando você precisa identificar rapidamente a atividade a ser executada, o e-mail não o ajudará. Será preciso procurar em sua caixa de entrada, percorrendo várias mensagens antigas. Além disso, muito provavelmente, você terá tarefas a executar que não chegam necessariamente por e-mail, o que requer a adoção de um segundo sistema para organizá-las.

5. Complexidade no acompanhamento da tarefa

Por meio de um programa de e-mail não é possível rastrear o status de cada coisa que você precisa fazer. Também não é fácil saber se uma tarefa está incompleta, a qual projeto ela está relacionada ou o que você precisa fazer para realizá-la.

Por isso, a solução para esse problema é encontrar uma metodologia eficiente e trabalhar com aplicativos de gerenciamento de tarefas, agendas, calendários e e-mails — todos atuando em conjunto e ao mesmo tempo, aproveitando os pontos fortes de cada um.

Ou seja, o controle de tarefas por e-mail deve ser substituído pelo uso de softwares certos e das maneiras corretas, ajudando você a gerenciar suas obrigações, sua carga de trabalho e seu tempo, para máxima produtividade e eficácia.

Está convencido de que o controle de tarefas por e-mail não é a melhor solução? Que tal conferir nosso outro artigo apresentando 3 tipos de processos empresariais?

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