[Jul/19] 7 dicas de ouro para reduzir o tempo de atendimento ao cliente

Reduzir o tempo de atendimento ao cliente é uma das principais metas de muitas empresas. Um dos motivos é a necessidade de suprir a demanda de maneira mais rápida e eficiente, o que facilita fidelizar o consumidor e expandir as vendas.

Além disso, é fundamental diminuir os custos e evitar problemas com as reclamações dos clientes. Um post em uma rede social pode causar sérios danos de imagem para uma companhia. Essa situação mostra como é importante ter procedimentos que facilitem o trabalho da equipe e aumentem a satisfação do público-alvo.

Neste post, abordaremos o cálculo do Tempo Médio de Atendimento (TMA) e 7 dicas para reduzi-lo com inteligência. Confira!

Saiba como calcular o TMA

Essa métrica mostra a duração média de um atendimento, envolvendo uma série de atividades (tempo de espera, confirmação de informações, execução de tarefas etc.) que abrangem o relacionamento do usuário com a empresa.

No setor de call center, esse indicador é bastante usado para constatar como os funcionários estão atuando para resolver as demandas. O cálculo não considera a triagem feita pela Unidade de Resposta Audível (URA) e é executado utilizando a fórmula abaixo:

TMA = (total de ligações realizadas + tempo gasto em espera + after call work)/total de chamadas atendidas

Para reduzir o tempo de atendimento ao cliente, é necessário que haja um acompanhamento constante desse parâmetro, porque essa é uma forma de verificar se os serviços estão sendo executados dentro das regras estabelecidas.

Conheça 7 procedimentos para aperfeiçoar o atendimento

Diminuir o TMA gera bons resultados para qualquer negócio, desde que os serviços sejam de alto nível. Com a intenção de ajudá-lo a conseguir isso, destacaremos 7 ações cruciais para agilizar os trabalhos. Acompanhe!

1. Automatize processos

Tenha como meta tornar os processos manuais e repetitivos em ações executadas de forma automatizada. À medida que se adota esse procedimento, maiores tornam-se as chances de fazer os trabalhos com mais rapidez e com menor índice de erros.

É possível automatizar atividades, como o gerenciamento dos contatos dos consumidores e o envio de e-mail para os clientes com o intuito de efetivar o pós-venda. O mapeamento dos processos deve ser feito para constatar como a automação das tarefas pode ser implementada em uma empresa.

2. Ofereça um atendimento personalizado

Ao obter as informações dos clientes de maneira automática e veloz, fica muito mais fácil oferecer um atendimento personalizado. Um dos motivos é que a empresa passa a ter um histórico das demandas do usuário. Assim, é viável não repetir várias perguntas sobre um mesmo procedimento.

Essa postura evita que a mesma história seja contada para mais de um operador e contribui para diminuir o tempo de atendimento ao cliente. Outra vantagem é reduzir o estresse do consumidor ao resolver uma demanda, porque é muito complicado falar de um problema várias vezes sem ver ações efetivas para resolvê-lo.

3. Treine a equipe

Não adianta investir na automatização, caso os operadores não estejam habilitados para se relacionar com o público-alvo. Por isso, é imprescindível apostar em um programa de capacitações para promover a melhoria contínua da equipe. Os treinamentos devem ser planejados e realizados, de acordo com a necessidade dos colaboradores.

Dessa forma, os resultados serão alcançados de maneira mais rápida, o que propicia um retorno do investimento em curto prazo. As capacitações também são importantes para aumentar o engajamento e tornar os funcionários mais produtivos e eficientes. Um time mais qualificado está menos sujeito a equívocos, o que favorece a redução do tempo de atendimento ao cliente.

4. Utilize o banco de dados de forma correta

A tecnologia é crucial para as organizações oferecerem serviços mais ágeis e de melhor qualidade para o público-alvo. Além de treinar os colaboradores, é relevante que seja adotado um banco de dados que possa ser atualizado rapidamente e que seja de fácil acesso aos funcionários.

Essa ação, por exemplo, evita que o atendente peça para o consumidor repetir as famosas informações cadastrais (nome, CPF, endereço etc.). Dependendo da situação, o cliente pode demorar para se lembrar do número da carteira de identidade. Isso vai tornar o atendimento mais lento. Por isso, é recomendado contar com um software que armazene os dados cadastrais do público-alvo e apresente um alto nível de disponibilidade.

Uma das situações que mais deixam as pessoas irritadas é quando o atendente informa não ser possível realizar um determinado procedimento, porque o sistema está fora do ar. Esse problema deve ser minimizado para os serviços serem executados corretamente.

5. Conte com uma boa comunicação

A empresa está com uma nova promoção que foi amplamente divulgada nas redes sociais e no site. Por outro lado, os atendentes do call center não foram comunicados devidamente sobre os benefícios dessa iniciativa. Se o consumidor perceber que isso aconteceu, haverá uma perda de credibilidade e um prejuízo de imagem.

Para evitar que essa situação ocorra, é indispensável haver uma comunicação eficiente e que envolva os colaboradores que participarão de uma campanha. Caso uma companhia não implante uma política de comunicação que contemple todos os canais de atendimento, terá um elevado risco de perder clientes.

6. Aposte na integração de sistemas

Para não haver erros de comunicação, também é importante que os sistemas estejam integrados. Em outras palavras, os softwares precisam estar acessíveis para os atendentes com facilidade. Dessa forma, eles podem avaliar, por exemplo, se um produto está com desconto e disponível no estoque.

O tempo de atendimento ao cliente pode ser diminuído bastante quando os funcionários visualizam com facilidade os dados de diferentes setores, como estoque, vendas e marketing. A integração de sistemas é peça-chave para oferecer serviços que prezem pela qualidade e pela rapidez.

7. Invista no monitoramento dos trabalhos

Esperar o consumidor reclamar para modificar processos está longe de ser uma prática inteligente para uma empresa que deseja ser competitiva. Por isso, é válido priorizar o monitoramento da equipe. Essa ação permite identificar eventuais erros e adotar medidas para corrigi-los, antes de gerar insatisfações no público-alvo.

A Sobix, por exemplo, conta com uma ferramenta que permite acompanhar diversos processos e constatar as ações que precisam ser aperfeiçoadas o mais rápido possível. Esse trabalho tem como foco a melhoria contínua e o ganho de prestígio perante os stakeholders.

Há várias práticas que viabilizam reduzir o tempo de atendimento ao cliente. Para colocá-las em ação, conscientize a equipe dos benefícios que podem proporcionar para o negócio e o dia a dia da corporação. A Sobix pode te ajudar nessa tarefa mostrando como a tecnologia pode agilizar os serviços, cortar gastos e expandir a eficiência operacional.

Se você deseja investir na competitividade da sua empresa, vale a pena conhecer iniciativas para melhorar a experiência do cliente. Isso é crucial para bater metas cada vez mais ousadas!

[Jul/19] Conhece o Centro de Serviços Compartilhados? Entenda suas vantagens

Manter a competitividade em um alto padrão tem obrigado as empresas a buscarem alternativas para aperfeiçoar os processos de forma contínua. Essa tendência é uma das responsáveis pela adoção do CSC (Centro de Serviços Compartilhados).

Contar com uma gestão mais eficiente e inteligente é crucial para as organizações avançarem, terem mais condições de inovar e conquistar respeito e confiança do público-alvo. As unidades de uma empresa precisam agir de maneira ordenada e integrada. Do contrário, os resultados serão abaixo das expectativas.

Neste post, destacaremos como deve ser a implantação de um CSC e os benefícios proporcionados por esse recurso às corporações. Confira!

Entenda o que é Centro de Serviços Compartilhados e como implantá-lo

O CSC consiste em uma estrutura de centralização de trabalhos que abrange diversos segmentos de uma empresa, como contabilidade, finanças, logística, TI, marketing e RH. No Brasil, esse mecanismo começou a ser utilizado na década de 1990.

Porém, passou a ser mais aplicado por empresas brasileiras com a crise econômica de 2008. Isso porque essa estratégia se tornou vital para muitas organizações se manterem competitivas e capazes de entregar bons serviços, bem como consolidarem as vendas em níveis satisfatórios.

Para implantar um Centro de Serviços Compartilhados é necessário realizar uma série de atividades. Uma delas é diagnosticar como trabalham os setores com a intenção de analisar os processos, a capacidade de obter bons resultados, o uso dos recursos humanos, a aplicação da TI e a tomada de decisão.

Esse diagnóstico propicia modelar as ações para implantar o CSC e criar a infraestrutura adequada para ele funcionar adequadamente. É recomendado que as companhias busquem integrar sistemas e automatizar processos para que as funções de apoio funcionem de forma harmônica e eficiente.

Também é essencial que haja um SLA (Acordo de Nível de Serviço) entre o prestador de serviços e o cliente. Esse procedimento é importante para que os trabalhos sejam executados dentro de parâmetros de desempenho estabelecidos entre as partes.

Conheça as vantagens do Centro de Serviços Compartilhados

Se a implantação do CSC for executada dentro das melhores práticas, há uma série de benefícios proporcionados por essa iniciativa que abordaremos em alguns tópicos. Acompanhe!

Reduzir custos

Independentemente do porte do seu negócio, o Centro de Serviços Compartilhados diminui os gastos com a centralização das atividades. Isso porque evita a redundância de mão de obra, o que ajuda consideravelmente a cortar despesas.

O CSC permite ainda que os processos sejam efetivados de maneira mais ágil, fazendo com que as tarefas sejam concluídas rapidamente e de forma correta. Isso afasta o retrabalho, que provoca perda de tempo e dinheiro.

Expandir a produtividade

O Centro de Serviços Compartilhados economiza recursos por meio da padronização das atividades. Esse mecanismo também favorece o aumento da produtividade, porque possibilita uma série de ações, como:

  • diminuir os erros;
  • tornar as atividades operacionais mais simples e previsíveis;
  • reduzir o tempo de execução das tarefas.

O uso da tecnologia é essencial para a equipe ser mais produtiva. Facilitar a rotina de trabalho por meio de sistemas viabiliza cumprir as demandas de maneira mais rápida, correta e eficiente. Esse aspecto torna uma empresa mais competitiva e capaz de acompanhar as principais tendências do mercado.

Melhorar a qualidade dos serviços

Com a estrutura organizacional devidamente modelada, processos mais enxutos e funcionários mais produtivos, o Centro de Serviços Compartilhados viabiliza o aperfeiçoamento dos serviços.

Isso tem um impacto direto no relacionamento com todos os segmentos do público-alvo. À medida que colaboradores e consumidores percebem que a companhia está evoluindo, maiores são as chances de engajamento e de elevar as vendas.

Tornar a comunicação mais simples

O distanciamento entre as unidades e a falta de sistemas de integração são fatores que aumentam as possibilidades de haver ruído na comunicação. Se uma orientação não for devidamente compreendida pela equipe, é alta a probabilidade de haver erros que vão prejudicar a imagem corporativa.

A implantação do CSC aproxima os setores e dá condições favoráveis para um diálogo que seja vital para padronizar as atividades e acompanhar como as áreas estão convivendo com as novas práticas.

Facilitar a troca de informações entre as unidades precisa ser uma das principais metas de uma empresa. O conhecimento é um grande diferencial para melhorar os serviços e criar soluções inovadoras.

Dar um maior suporte para o crescimento

A centralização das atividades pelo CSC proporciona aos setores mais ligados à atividade-fim de um negócio ter maior foco nas prioridades do momento. Por exemplo, os gestores de desenvolvimento de softwares de uma empresa de TI deixam de perder muito tempo com a contratação de treinamento para a equipe.

Essa iniciativa passa a ter maior envolvimento da área de apoio. Assim, o foco das lideranças fica direcionado para o core business (principal negócio da companhia), propiciando uma análise mais profunda de correção de equívocos e de mudanças a serem feitas para aperfeiçoar os trabalhos.

A estratégia tem um papel-chave para as empresas expandirem e conseguirem resultados mais expressivos. Por isso, é necessário liberar os principais gestores para avaliar novas alternativas para cativar os clientes.

Aprimorar a tomada de decisão

Com gestores mais envolvidos com as atividades-fim, a tomada de decisão passa a ser um processo construído de maneira mais madura. Isso acontece porque o Centro de Serviços Compartilhados cria um ambiente mais favorável para a integração de sistemas e a troca de informações entre os setores.

O acesso mais rápido a informações relevantes para a corporação possibilita que os líderes visualizem as melhores alternativas para uma empresa superar as dificuldades e oferecer serviços de alto nível para o público-alvo.

Expandir a satisfação dos clientes

Decisões corretas, comunicação simplificada, funcionários produtivos e serviços de alto nível colaboram para aumentar o nível de satisfação dos usuários com o atendimento oferecido pela empresa.

Essa conjuntura se torna mais viável com a implantação da Centro de Serviços Compartilhados, porque a empresa passa a ser mais ágil ao integrar equipes e a compreender as principais tendências do mercado.

Além de implantar o CSC, uma empresa pode evoluir ao compreender 6 motivos vitais para apostar em automação de processos. Afinal, o conhecimento é um diferencial cada mais decisivo no mundo dos negócios!

[Jul/19] Descubra o que é reengenharia de processos e como fazer na empresa

As empresas desejam resultados cada vez mais expressivos, e, para atingir esse objetivo, devem compreender o que é reengenharia de processos. Ela consiste em uma modificação radical nos procedimentos adotados para alcançar uma maior produtividade e serviços mais qualificados.

Essa ação faz com que uma companhia praticamente se reinvente para sair da zona de conforto e estar mais atenta e conectada com as principais tendências do mercado. O foco é priorizar o que pode ser feito para o consumidor ser mais fiel e engajado com os valores institucionais.

Neste post, abordaremos alguns benefícios dessa prática e como implantá-la de forma ágil e correta. Confira!

Conheça as vantagens proporcionadas

Ter um conhecimento sobre o que é reengenharia de processos é um passo relevante para assimilar os pontos positivos de utilizá-la. Ela se destaca por propiciar um uso mais racional dos recursos da empresa, o que permite reduzir gastos e gerenciar melhor o orçamento.

Outro benefício é avaliar os indicadores de desempenho mais adequados para a companhia. Isso ocorre porque os gestores passam a ter uma visão mais ampla dos objetivos, ajudando a estruturar as metas.

Mais uma vantagem da reengenharia de processos contempla a redução de riscos. Por meio da exclusão de procedimentos ineficientes, a organização passa a ter uma postura, voltada para a eliminação de erros — assim, diminui as possibilidades de crise relacionadas com a má prestação dos serviços.

Veja como implementar a reengenharia de processos

Para essa nova maneira de gestão de processos ser incorporada à rotina de uma instituição, é essencial que sejam efetivadas algumas ações. Com a intenção de ajudá-lo a compreendê-las, elas serão detalhadas a seguir. Acompanhe!

Rever valores

A missão, a visão e os valores são indispensáveis para nortear as iniciativas de qualquer empresa. Por isso, precisam ser analisados e modificados quando o foco é promover uma reestruturação.

Fazer com que os funcionários sigam um novo alinhamento torna-se crucial para as mudanças serem devidamente assimiladas e apresentarem bons resultados. Os objetivos corporativos devem levar em consideração as necessidades dos clientes, para que estejam em sintonia com as tendências do mercado.

Integrar equipes

As modificações no estilo de trabalho exigem que haja uma comunicação clara e objetiva entre os colaboradores. Uma maneira de isso ser atingido engloba a integração de equipes, que devem trabalhar em conjunto para o crescimento sustentável do negócio.

Por exemplo, os times de vendas e de marketing precisam estar alinhados para conquistar os consumidores. Se isso não ocorrer, o esforço em mudar os procedimentos não surtirá nenhum efeito nas ações dessas unidades.

Definir papéis e responsabilidades

Não basta alterar radicalmente os processos dentro da companhia para conseguir uma performance mais significativa. É necessário que os funcionários estejam engajados com o novo estilo de trabalho. Para isso ser concretizado, o ideal é contar com líderes com papéis e responsabilidades definidos com clareza.

Os gestores devem ter um respaldo da diretoria para convencer o time e mostrar o caminho a ser seguido por meio da adoção de diferentes procedimentos. Assim, é viável a reengenharia de processos propiciar um melhor patamar de desempenho.

Repensar como está a gestão de pessoas

Ter uma liderança atuante e priorizar a integração das equipes são iniciativas fundamentais para uma empresa buscar a melhoria contínua. Mas essa postura deve englobar também formas de motivar e desenvolver os colaboradores.

A recomendação é analisar como o plano de cargo e salários pode recompensar, de forma mais consistente, os colaboradores que inovam e proporcionam melhores resultados. A meritocracia precisa estar em evidência em uma corporação que visa evoluir e seguir as melhores práticas do mercado.

Para uma equipe compreender melhor o que é reengenharia de processos, é necessário mensurar os resultados obtidos com as mudanças. Dessa forma, todos perceberão como as modificações contribuíram para o desenvolvimento da performance.

Se você tem como meta disseminar informações sobre o aperfeiçoamento de procedimentos nas empresas, não deixe de compartilhar este post nas redes sociais. Afinal, o conhecimento merece estar disponível para todos.

[Jul/19] Afinal, o que é o método Kaizen e como aplicar na minha empresa?

O método Kaizen consiste em um conjunto de práticas com foco na melhoria contínua e que tem sido bastante valorizado pelas empresas por causa do aumento da competitividade e do nível de exigência dos clientes.

Essa metodologia surgiu no Japão, na década de 50, no século passado, logo após o término da Segunda Guerra Mundial. Naquela época, as indústrias japonesas precisavam se reestruturar para voltar a atingir resultados expressivos.

Neste post, destacaremos algumas vantagens do Kaizen e mostraremos como é possível aplicá-lo para aperfeiçoar o rendimento dos colaboradores. Confira!

Fique atento às vantagens do método

A Toyota, por exemplo, e diversas empresas de grande porte apostam nessa metodologia para serem mais competitivas e capazes de cativar o público-alvo. Um dos motivos é que o Kaizen apresenta vários benefícios, como:

  • aumentar o nível de satisfação dos consumidores;
  • aperfeiçoar a comunicação entre as unidades da companhia;
  • diminuir custos;
  • implantar um programa de treinamentos mais focado nas necessidades corporativas;
  • melhorar a qualidade dos serviços;
  • proporcionar mais segurança aos funcionários;
  • reduzir o desperdício;
  • tornar a equipe mais produtiva.

À medida que uma empresa adota o método nas rotinas de trabalho, fica mais fácil perceber os benefícios proporcionados pelas mudanças obtidas com o apoio dessa prática.

Saiba como implantar

É importante conhecer a origem e as vantagens oferecidas por essa metodologia. Por outro lado, devem ser executadas atividades para que ela consiga bons resultados. Pensando nisso, mostremos algumas ações para o Kaizen fazer parte do dia a dia da empresa. Acompanhe!

Conhecer as etapas

Para esse método ser aplicado corretamente, é fundamental que as fases sejam executadas sem equívocos. A implementação abrange 3 etapas (antes do projeto, durante e após os trabalhos).

Antes da implantação, é necessário estabelecer o líder do projeto, os membros da equipe, as oportunidades de aperfeiçoamento e o que pode ser feito para melhorar os serviços. Na segunda fase, devem ser executadas as tarefas planejadas, os testes de melhoria e o monitoramento das ações.

Após o projeto, deve ocorrer a apresentação e o estudo dos resultados. Além disso, é preciso planejar as iniciativas com foco em atingir uma performance mais expressiva no futuro. Dessa forma, o método continua voltado para a melhoria contínua.

Capacitar a equipe

O conhecimento é peça-chave para bater metas e melhorar o desempenho. Uma empresa necessita de um programa de capacitação para os funcionários serem mais produtivos e inovadores.

Uma companhia, por exemplo, pode promover um treinamento para os colaboradores assimilarem a metodologia Lean. Investir na qualificação dos empregados é o melhor caminho para o Kaizen ser incorporado no dia a dia da organização.

Definir metas

Não basta contar com um método que incentiva a produtividade e o uso racional dos recursos, além disso, as corporações devem ter metas claras e viáveis de serem concretizadas para avançar em termos operacionais e financeiros.

Ao explicar a finalidade e o modelo de implantação da metodologia Kaizen, uma empresa tem mais chances de adotar esse mecanismo com sucesso. A comunicação é uma ferramenta imprescindível para conscientizar a equipe a buscar alternativas com foco na melhoria contínua.

Ter concentração nos acontecimentos

Por envolver algumas etapas e provocar constantemente a equipe, o método Kaizen exige que as lideranças verifiquem como as mudanças estão impactando nos resultados. Lançar novos procedimentos e objetivos sem acompanhar devidamente os trabalhos é um erro que deve ser evitado ao máximo.

Analisar como as tarefas estão sendo executadas a partir dessa metodologia é crucial para verificar os pontos positivos e o que pode ser aperfeiçoado. Se isso não for realizado periodicamente, o risco dos equívocos afetarem negativamente a imagem corporativa será maior.

Consultar a equipe

É positivo monitorar o desenvolvimento das atividades, mas é necessário ouvir os colaboradores para ajudá-los a superar os problemas que surgem com as mudanças de procedimentos. Uma gestão precisa estar aberta ao diálogo para manter a produtividade alta e o ambiente organizacional saudável.

Com planejamento, a implantação do método Kaizen proporciona um maior foco em resultados e em ações inovadoras. Isso é indispensável para uma empresa manter uma imagem positiva perante os stakeholders.

Se pretende melhorar a performance da sua equipe, vale a pena também ficar informado sobre o método Kanban. Conhecer novas formas de gestão é importante para vencer desafios!

Automação empresarial: por que devo investir pesado nisso?

A automação empresarial transforma a maneira como as empresas operam, permitindo mais agilidade e eficiência em seus negócios, redução de gastos e maior produção. Para médias e pequenas empresas, é um grande benefício, pois significa que o tamanho dos negócios não importa muito e que a automação pode, na verdade, dar vantagem a marcas menores em relação aos seus concorrentes maiores.

Esse não é um conceito novo. Desde o século passado, vem sendo empregada em fábricas, empresas e nos mais diversos tipos de negócios, de muitas formas diferentes. No entanto, para muitos, ainda permanece um conceito e não uma realidade.

Para transformar em prática a teoria, no texto a seguir, apresentamos as formas de alcançar a automação empresarial e mostramos por que a automação de processos é tão importante para os negócios, principalmente em marcas menores, já que possibilita ao gestor levar a empresa para o próximo nível. Acompanhe.

A automação como fator de eficiência e competitividade

A automação de empresas nada mais é que a implementação de tecnologia nos procedimentos de gerenciamento de informações, dados e outros processos que possam reduzir os custos e os recursos necessários ao empreendimento. Automatizando as principais atividades da empresa por meio da tecnologia de computação, o aumento da produtividade é o primeiro resultado visível, e, como consequência, os gastos são significativamente amenizados.

Por exemplo, se a execução de uma tarefa exigia a presença de um ou mais colaboradores, com a automação, esse esforço manual pode ser substituído e redirecionado para a realização de outros trabalhos, que apenas a habilidade humana seja capaz de produzir. Assim, os recursos humanos são poupados. Além disso, as falhas e os erros comuns nos procedimentos humanos são eliminados.

A automatização é projetada para proporcionar eficiência e aumentar a estabilidade e a produtividade operacional das empresas, integrando tecnologias essenciais aos negócios. Primeiro, é feita uma análise de todas as atividades. Verifica-se, inclusive, o relacionamento externo da empresa, seja com clientes, seja com fornecedores e outros parceiros externos. Em seguida, são desenvolvidos processos automatizados de software e computação.

Os novos processos de manufatura introduzidos com a Revolução Industrial deram os primeiros passos para progredir e resultar na atual automação empresarial. Essa, no entanto, vai muito além. Não se trata apenas de mais eficiência com a utilização de máquinas, pois, na automação, todos os setores da empresa, assim como todos os colaboradores, são integrados, recebendo informações simultâneas, tendo os erros corrigidos automaticamente e tomando decisões rápidas.

A automação empresarial significa conseguir o máximo da capacidade do negócio sem que seja comprometido o lucro. Ou seja, é a otimização de todos os recursos para aumentar a capacidade das etapas que compõem a cadeia produtiva. É por isso que a implementação da automação é essencial para a competitividade.

Os processos empresariais que devem ser automatizados

Nos dias de hoje, a automação é essencial para o êxito dos negócios e, agora, já sabemos o porquê. À medida que as organizações vão transformando seus negócios com o uso da tecnologia, há vários benefícios e recursos proeminentes nesse aprimoramento. A questão que ainda levanta dúvidas diz respeito à implantação. Listamos, abaixo, como a automação pode ser colocada em prática nos principais processos empresariais. Vejamos!

Gestão de contratos

É claro que o uso de softwares e aplicativos pode padronizar o conteúdo, a linguagem e a aplicação de um contrato, assim como também pode diminuir a taxa de inadimplência por meio de cobranças automáticas. No entanto, o principal encontra-se na segurança contratual.

São muitos os relacionamentos que uma empresa tem. Com eles, são assumidas responsabilidades recíprocas. Com uma legislação como a nossa, que está em constante mudança, para diminuir erros e evitar surpresas desagradáveis, é possível contar com a tecnologia. Alguns softwares podem ser direcionados de forma a alertar sobre mudanças na lei e de modo a verificar se o contrato está realmente seguindo as diretrizes legais.

Marketing digital

Com o avanço da tecnologia, milhares de pessoas em todo o mundo têm acesso à internet. É por isso que o marketing digital está tão em evidência. No entanto, não adianta apenas disparar e-mails ou encher de publicidade diversas páginas. É preciso analisar o público-alvo e saber exatamente quais são suas preferências para conquistá-lo.

Um bom exemplo de publicidade online é o marketing de conteúdo. Nele, primeiro, são oferecidos ao consumidor informações e dados relevantes sobre um assunto de seu interesse. Apenas em um segundo momento, é que realmente a publicidade é feita.

Comercial

A automação atua em todas as áreas da empresa. Seu objetivo é integrar para reduzir erros e custos e aumentar a eficiência. Em razão disso, nenhum setor da organização fica de fora. O segmento comercial é o mais importante nos negócios, então, é fundamental iniciar a automação por ele.

Várias são as tarefas que podem ser transformadas e modernizadas. O atendimento ao consumidor, por exemplo, pode ser muito mais ágil, com soluções online oferecidas por recepcionistas digitais. Entregas podem ser mais rápidas, e o principal é que as tomadas de decisões acontecem de forma eficiente.

As vantagens da automação empresarial

A automação empresarial é um trabalho com mais valor agregado, mantendo os negócios cada dia mais competitivos. Usa-se a tecnologia para fazer mais em menos tempo e com menos recursos. São muitos os seus benefícios, e, dentre eles, podemos citar os abaixo dispostos.

Redução de custos

É comum as empresas encontrarem dificuldades para aumentar sua lucratividade. Por isso, um dos grandes objetivos é a redução de custos. Porém, reduzir gastos sem uma boa estratégia pode significar diminuição na capacidade de produção e na qualidade dos produtos e serviços prestados.

Com a automação, as empresas descobriram que é possível reduzir os gastos sem afetar negativamente a companhia — pelo contrário, agregando valor à marca.

Isso ocorre porque a consequência natural da automação é a redução dos custos, que vai desde a diminuição de insumos com processos de produção mais inteligentes até a redução na necessidade de recursos humanos.

Aumento da produtividade

À medida que uma empresa cresce, a produtividade se torna uma preocupação maior e, com ela, a necessidade de tecnologia. Essa caminha junto à eficiência, sendo impossível falar de procedimentos mais efetivos sem falar em modernização.

Hoje, as organizações podem contar com diversos aparelhos, softwares e aplicativos que ajudam nas tarefas rotineiras da empresa. Toda a gestão, como acompanhamento de atividades, gerenciamento dos gastos, padronização de procedimentos e estratégias de organização, pode ser realizada de forma simples e rápida quando a automação é implementada.

A automação empresarial beneficia principalmente o consumidor. Afinal, uma produção mais eficiente e menos dispendiosa leva produtos e serviços mais acessíveis aos clientes. Tudo isso, além de permitir que empresas de médio e pequeno porte possam concorrer com mais igualdade com as gigantes do segmento, também exige mais qualidade do que é oferecido no mercado.

Quer saber mais sobre como potencializar os seus negócios e aumentar o faturamento? Entre em contato conosco, pois estamos prontos para ajudar a sua empresa a crescer.

Service desk x help desk: não confunda mais esses conceitos

É comum haver confusão entre os termos help desk e service desk, afinal, nem todos estão familiarizados com expressões do segmento de tecnologia da informação. O primeiro abrange o trabalho de orientar o usuário em situações que podem ser resolvidas facilmente, bastando algumas orientações por telefone ou e-mail.

O segundo se refere a um atendimento mais próximo do cliente para demandas específicas e com um elevado nível de complexidade. Em outras palavras, é necessário dominar diversas ferramentas de TI para resolver o problema.

Neste post, destacaremos detalhes interessantes sobre esses dois segmentos e apontaremos os fatores que devem ser levados em consideração ao optar por esses serviços. Confira!

Saiba o que é help desk

O help desk consiste em um serviço de atendimento aos usuários que finaliza os problemas de maneira muitos simples. Esse setor tem como prioridade trabalhar com algumas atividades, por exemplo:

  • esclarecer dúvidas;
  • registrar reclamações;
  • cadastrar eventuais problemas e falhas;
  • requisitar serviços.

Essaw ações podem ser feitas por empresas terceirizadas e especializadas ou por meio de uma equipe interna. Se optar pela terceirização, a estrutura de atendimento será muito semelhante à de um call center. Nela, os atendentes receberão as demandas dos clientes, que deverão ser resolvidas pelo setor ou encaminhadas para uma área específica.

Além do telefone, os atendentes podem ser acionados por correio eletrônico ou por mensagens via chat. É importante que cada contato feito pelos usuários seja registrado no sistema, para que sejam abertos os chamados.

Dessa forma, é possível monitorar o andamento das demandas por meio de um protocolo específico e constatar quais situações ocorrem com maior periodicidade, exigindo mais atenção da equipe.

Entenda o que é service desk

É uma área cujo foco é o atendimento mais específico. Para você entender melhor, o help desk faz o chamado atendimento de primeiro nível com a intenção de verificar a complexidade de uma demanda. Já o service desk engloba o atendimento de segundo nível em virtude da dificuldade de resolver o problema.

Esse segmento atua somente em casos que exigem um esforço maior da equipe. Ou seja, a situação apenas pode ser resolvida por profissionais especializados, porque requisita um conhecimento técnico acima da compreensão de um usuário comum sobre as ferramentas de TI.

No service desk também são abertos chamados por vários canais de comunicação. É preciso que a demanda esteja bem clara para mostrar a necessidade de um atendimento mais específico. Por exemplo, houve um problema no monitor de um usuário, sendo necessária a troca do equipamento.

Esse procedimento é crucial para que as falhas e os problemas dos clientes internos e externos sejam resolvidos o mais rápido possível. Por isso, a produtividade da equipe tem uma grande relevância para os clientes serem minimamente afetados por problemas relacionados com a tecnologia da informação.

Na conjuntura atual, as organizações não podem ficar com as atividades paralisadas por muito tempo em virtude de falhas em sistemas ou em equipamentos. Se isso ocorrer, é elevado o risco de perder consumidores e, consequentemente, recursos financeiros para investir ou honrar compromissos com funcionários e prestadores de serviço.

Tudo isso mostra como os serviços de TI apresentam uma grande relevância para as companhias, atualmente. Estruturar as equipes de help desk e service desk é indispensável para manter a qualidade dos trabalhos.

Conheça melhor as diferenças entre essas duas áreas

Para você compreender melhor o funcionamento dessas unidades, mostramos diferenças marcantes entre elas. Acompanhe!

Profissionais envolvidos

No help desk, o atendimento se caracteriza pela simplicidade das demandas. Mesmo assim, é necessário que os profissionais recebam um treinamento para resolver os problemas enfrentados por um cliente. Por outro lado, não é exigido um profundo conhecimento técnico na área de TI.

 Com relação ao service desk, o trabalho apresenta uma complexidade que requisita profissionais altamente gabaritados. Por exemplo, um sistema apresenta uma falha que está impedindo o acesso dos usuários. Nessa situação, devem ser chamados desenvolvedores para identificar o motivo do problema e adotar as medidas necessárias para resolvê-lo.

Caso o profissional não tenha o conhecimento avançado em linguagem de programação, ele não estará apto para solucionar o caso. Essa situação mostra como é vital contar com funcionários muito preparados no atendimento de segundo nível.

Exigências

No caso dos profissionais que atuam no help desk, a exigência é que dominem as ferramentas para os registros dos chamados e o controle do andamento das demandas. Também é essencial que a equipe tenha um nível de conhecimento sobre recursos utilizados em TI, como hardware e software. Isso é importante para orientar os usuários na resolução de problemas mais simples.

Com relação ao service desk, é imprescindível que os funcionários tenham um conhecimento profundo em alguma área de tecnologia da informação (desenvolvimento de sistemas, redes, datacenter etc.).

Também é interessante que eles apresentem certificações que os ajudem a ter as habilidades necessárias para suprir as demandas do público-alvo. O foco na melhoria contínua deve estar presente nas atitudes e no cotidiano dos que trabalham com TI.

Veja como escolher a melhor opção para o seu negócio

Apostar em serviços de alto nível é crucial para que o andamento das atividades não seja prejudicado por falhas relacionadas com equipamentos ou sistemas. Ao avaliar a melhor opção para o seu negócio, tenha uma noção da complexidade das demandas relacionadas ao setor de tecnologia da informação.

Um dos motivos é que muito ruim para as finanças de qualquer companhia investir pesado em atividades que não são necessárias no cotidiano. Em locais onde as tarefas da área de TI forem de menor grau de complexidade, o help desk é uma boa alternativa.

No caso das empresas em que a tecnologia da informação tem um papel muito importante, o ideal é apostar no service desk, para que eventuais falhas em softwares e hardwares não prejudiquem a qualidade dos serviços de forma significativa.

Inegavelmente, uma avaliação sobre como o service desk pode ser útil para o seu negócio é uma atitude positiva. Isso porque dá mais segurança ao escolher a melhor opção de TI para suprir as demandas dos funcionários e clientes.

Se você tem interesse em assimilar melhor as tendências do segmento de tecnologia da informação, vale a pena assinar a nossa newsletter. Afinal, o conhecimento nos ajuda a encontrar soluções para novos desafios!

Os 6 tipos de riscos empresariais mais comuns e como evitá-los

Ter capital, conhecimento do negócio e foco em resultados, com certeza, são aspectos que devem estar presentes em um empreendedor. Por outro lado, é necessário se preocupar com os tipos de riscos empresariais.

Há diversos fatores de origem interna ou externa que prejudicam o andamento dos trabalhos. Dependendo da situação, os problemas podem se tornar bastante complexos, obrigando o empresário a fechar as portas.

Pensando nisso, destacaremos, neste post, seis situações que devem ser enfrentadas pelos empreendedores para não atrapalhar as atividades de uma instituição. Confira!

1. Riscos fiscais

A carga tributária brasileira é uma da mais elevadas do mundo. Esse fator inibe investimentos e afeta a geração de empregos e renda. Além disso, exige do empresário uma atenção especial, pois um erro no pagamento de tributos pode causar multas e manchar a imagem corporativa.

Para não ser acusada de sonegação, uma companhia necessita ter um planejamento tributário que leve em consideração o tipo de negócio, a capacidade de investimento e a legislação acerca dos impostos.

2. Riscos operacionais

Esse é um dos tipos de riscos empresariais que mais chamam a atenção do público-alvo, porque mostra uma falha da companhia ao executar os serviços. Por exemplo, uma viação de ônibus realiza uma viagem interestadual, mas durante o trajeto, o veículo apresentou um defeito que provocou um acidente.

Para evitar esse problema, uma excelente alternativa é o mapeamento de processos que contribui para identificar as ações a serem aperfeiçoadas e prevenir eventuais erros que comprometam a qualidade dos serviços.

3. Riscos financeiros

Analisar a carga tributária e visualizar os procedimentos de maneira periódica com foco na melhoria contínua, sem dúvida, são iniciativas que fortalecem a gestão empresarial. Mas isso não é o suficiente para garantir o sucesso, caso não haja um equilíbrio das finanças.

Por exemplo, uma loja de sapatos apresentou lucro no ano passado e resolveu abrir uma filial. Para isso, adquiriu um empréstimo, considerando que as parcelas seriam quitadas com as vendas da nova unidade.

Porém, os resultados foram abaixo da expectativa, o que tornou inviável honrar os compromissos com o banco. Se houvesse uma maior atenção com o risco financeiro, a empresa teria mais cautela ao investir e analisaria o cenário de forma mais racional. Hoje, o equilíbrio orçamentário é imprescindível para a manutenção de qualquer negócio.

4. Riscos cibernéticos

O avanço tecnológico obriga as corporações a estarem presentes na internet por meio de um site ou conta nas redes sociais, por exemplo. Esse fator também influencia na aquisição de sistemas para analisar o comportamento do público-alvo e monitorar o andamento das atividades empresariais. Hoje, o investimento em tecnologia da informação é crucial para manter um elevado nível de competitividade.

Além disso, é preciso ter um elevado nível de segurança dos dados dos clientes. Um vazamento de informações ou a paralisação dos serviços em virtude de ataques virtuais causam um prejuízo enorme. Por isso, é necessário adotar procedimentos para manter os dados seguros, como a aquisição de antivírus e firewalls.

5. Riscos no ambiente de trabalho

A saúde dos colaboradores deve ser uma prioridade para qualquer empresa, afinal, um acidente de trabalho pode afetar o rendimento de toda a equipe. Quanto mais uma atividade profissional tem riscos de acidentes, maiores devem ser os cuidados com as regras relacionadas à segurança do trabalho.

O uso de equipamentos de proteção e o respeito à legislação devem ser práticas seguidas por qualquer companhia. Essa postura contribui para os colaboradores estarem mais tranquilos e, consequentemente, mais produtivos.

6. Riscos regulatórios

Muitos setores passam por regulação governamental, como telecomunicações, petróleo, transportes rodoviários etc. Com a intenção de contemplar as demandas dos cidadãos, os governantes optam por modificações que impactam diversos setores produtivos.

Nesse caso, o ideal é contar com um suporte jurídico e um programa de treinamentos que ajude os colaboradores a se adaptarem aos novos procedimentos. Em muitos casos, o desrespeito às regras provoca multas e até a paralisação das atividades por um período.

É inegável que o conhecimento sobre os tipos de riscos empresariais precisa ser uma prioridade para as corporações. Do contrário, haverá perda de recursos financeiros e de credibilidade perante os stakeholders.

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Aprenda o que é e para o que serve o controle de qualidade nas empresas

Ter foco na melhoria contínua deixou de ser um diferencial e se tornou uma obrigação para as companhias, independentemente do segmento e do porte. Por isso, é essencial entender o que é controle de qualidade nas empresas. Ele consiste na adoção de medidas para verificar se os produtos e serviços estão dentro dos padrões mínimos para serem avaliados positivamente.

Para essa ação proporcionar bons resultados, gestores e funcionários devem estar alinhados em busca de alternativas que melhorem o desempenho e apresentem serviços que propiciem a fidelização dos clientes e o crescimento sustentável do negócio.

Neste post, destacaremos algumas práticas para que o controle das atividades seja feito com maestria e a importância da tecnologia para executar esse procedimento. Confira!

Veja como implantar o controle de qualidade

Para essa ação se tornar uma prática comum e positiva em sua companhia, é necessário considerar fatores que serão mencionados com detalhes. Acompanhe!

Gerência atuante

Uma maneira de todos os colaboradores entenderem o que é controle de qualidade nas empresas engloba o envolvimento dos gestores com essa iniciativa.

Os líderes precisam convencer a equipe de que os procedimentos adotados são cruciais para não apenas manter a organização funcionando dentro das melhores práticas do mercado, mas também para vencer os concorrentes.

O papel dos gestores tem uma grande influência na forma como os empregados assimilam as regras e seguem os rigorosos padrões de qualidade.

Comunicação adequada

A fim de que todos entendam como funciona o controle de qualidade, é imprescindível priorizar uma comunicação transparente. Ou seja, a missão, a visão e os valores devem estar claros para os funcionários e demais segmentos do público-alvo.

Também é muito importante que os processos sejam apresentados de maneira muito clara aos colaboradores. Assim, eles terão mais tranquilidade para executar as tarefas dentro das expectativas.

Foco na satisfação do cliente

Não adianta ter um controle rígido do fornecimento de produtos e serviços se os consumidores não estiverem satisfeitos com a entrega. Por isso, os procedimentos devem priorizar a satisfação dos clientes.

Essa iniciativa é fundamental para a sobrevivência de qualquer negócio. Se não houver um trabalho voltado para cativar o público-alvo, fica inviável manter as vendas em um elevado patamar.

Aprimoramento da equipe

Minimizar os erros no controle da qualidade somente é possível se a empresa criar um programa de capacitação. Dessa forma, os empregados terão mais condições de executar as ações de acordo com as regras e os parâmetros de performance estabelecidos.

Fazer com que os funcionários assimilem boas práticas com facilidade é indispensável para uma organização se tornar mais competitiva e capaz de superar as expectativas do público-alvo.

Revisão de processos

A busca constante pelo aperfeiçoamento é um dos pilares do controle de qualidade. Por isso, as empresas devem sempre avaliar se os procedimentos podem ser feitos com mais agilidade e eficiência.

Essa postura deve fazer parte da cultura organizacional, para que os empregados visualizem como o atendimento prestado pode fidelizar os clientes. O ideal é que haja a documentação dos processos realizados pela companhia. Assim, fica mais fácil compreender como as atividades são executadas e verificar se elas estão seguindo os indicadores de desempenho.

Aposta em tecnologia

O avanço tecnológico está cada vez mais presente no mundo corporativo. Uma prova é que muitas companhias estão investindo em sistemas de gestão para obter uma série de vantagens, como aperfeiçoar procedimentos, promover uma maior troca de informações entre os setores, elevar o nível de eficiência e expandir os lucros.

Ao compreender o que é controle de qualidade nas empresas, líderes e empregados percebem que a tecnologia pode ser uma grande aliada para atingir um rendimento expressivo e trabalhar com metas mais ousadas.

Se você tem dúvidas sobre como melhorar os processos na sua empresa, deixe o seu comentário neste post. Estamos à disposição para ajudá-lo a superar as expectativas dos seus clientes!