6 dicas para melhorar a gestão do tempo no trabalho

Um dos maiores desafios para pessoas que compõem o quadro de uma empresa é saber administrar seus afazeres no horário de serviço. A gestão do tempo no trabalho quando realizada de modo adequado traz diferentes benefícios ao trabalhador, que se estressa menos e realiza suas tarefas em tempo hábil, e também à empresa que produz mais e melhor.

Esse tipo de organização da rotina depende de algumas atitudes práticas que podem facilmente se encaixar na sua rotina trazer ganhos consideráveis, além daquela sensação de dever cumprido. Essa estratégia é muito importante e pode, inclusive, aumentar a autoestima e trazer reconhecimento dentro da instituição.

Ficou interessado em saber quais são essas práticas que contribuem para uma melhor gestão do tempo no trabalho? Então, continue a leitura, pois separamos seis dicas para você. Confira!

1. Faça uma lista com seus afazeres

Há dias tão cheios de afazeres que é quase inevitável nos esquecermos de algum deles. Para piorar, os compromissos da vida pessoal podem se misturar com os da vida profissional e gerar algum tipo de confusão.

Nesses casos, é fundamental que você organize seus compromissos em uma lista. Comece pelos mais importantes e realize-os de acordo com a prioridade. Desse modo, você não deixa de fazer coisa alguma e nem se perde entre a realização de uma tarefa ou outra.

2. Evite distrações com o celular

Em tempos nos quais as redes sociais são tão presentes na vida das pessoas e os celulares estão sempre nas mãos, a chance de distração é muito grande e isso pode provocar sérios prejuízos. Já percebeu o quanto seu dia rende quando você não fica com seu celular por perto? Se nunca fez isso, experimente!

Durante o horário de trabalho, utilize o seu celular apenas para ligações importantes, deixe os dados móveis desligados sua e acesse as redes sociais apenas em horários de folga. Assim, você desempenha as suas funções com mais eficiência e concentração e faz uma melhor gestão de tempo no trabalho.

3. Fuja da procrastinação

Procrastinar significa deixar para depois, adiar. É quando você tem tempo hábil para fazer algo, mas vai postergando até o momento em tem que fazer aquela tarefa em tempo recorde. Não seja essa pessoa.

Para uma gestão correta de tempo no trabalho, faça o que você tem que fazer sem demora. Não adie ou se delongue em começar. Dessa forma, ao finalizar uma tarefa, você pode descansar com a cabeça tranquila e com a sensação de dever cumprido.

4. Delegue tarefas

Se você está sobrecarregado nos seus afazeres profissionais, não há gestão de tempo que dê jeito ao seu problema. Por isso, é essencial contar com uma equipe competente para que você possa delegar algumas tarefas.

Com essa atitude, você foca nas atividades principais e que devem ser desempenhadas por você e o seu time de colaboradores ajuda com os demais afazeres. Assim, as atividades apresentam maior qualidade e ninguém fica com sobrecarga de trabalho.

5. Utilize ferramentas de gestão de tempo

A tecnologia é inimiga nos casos de pessoas que perdem muito tempo no celular. No entanto, softwares e aplicativos específicos podem ser muito úteis para a pessoas que desejam melhorar a gestão de tempo no trabalho.

Com eles, você organiza a sua rotina e determina prazos de duração para tarefas. Assim, você realiza os seus afazeres em um tempo certo e com organização para aproveitar seus períodos de descanso com tranquilidade.

6. Desenvolva um plano produtivo

Há pessoas que realizam melhor atividades de manhã, outras na parte da tarde. Você deve ser capaz de identificar qual é o horário de maior rendimento. Assim, você pode encaixar tarefas mais difíceis nesse período e desempenhá-las com maior facilidade.

A gestão do tempo no trabalho é essencial para profissionas de todos os setores. Existe um ganho mútuo ao se fazer isso. Os gestores e colaboradores estressam-se menos e aproveitam melhor o horário de serviço, assim como a empresa produz melhor, lucra mais e pode valorizar os seus funcionários.

Gostou de conhecer como você pode fazer uma gestão adequada do tempo no trabalho? Então, que tal compartilhar este post nas suas redes sociais e fazer com que mais pessoas tenham acesso a este conteúdo?

Método kanban: entenda o que é e como funciona

As empresas têm como um dos principais desafios fazer com que os processos tenham um bom andamento. Esse aspecto favorece a adoção do método Kanban. Ele consiste em uma metodologia usada para acompanhar as atividades de uma companhia, buscando unir agilidade, eficiência e economia de recursos.

Criado na década de 1970 no Japão, o Kanban pode ser empregado em qualquer organização. Neste post, destacaremos como esse método funciona, as formas de aplicação e as vantagens proporcionadas. Confira!

Entenda como funciona

O método Kanban apresenta 3 segmentos: “to do” (para fazer), “doing” (realizando) e “done” (executado). Dependendo do contexto, podem ser criados outros campos. Eles apresentam cartões com dados sobre cada ação a ser concretizada, como o nome de quem deve realizá-la e quando a demanda foi solicitada. Para facilitar os trabalhos, cada cartão se refere a uma tarefa.

À medida que as etapas são finalizadas, o colaborador muda a denominação do cartão (doing para done, por exemplo). Além disso, indica a próxima atividade a ser feita e o responsável por concretizá-la. Recomendamos que a organização utilize cartões de cores diferentes para detalhar o andamento dos trabalhos.

Assim, é possível constatar o que está em dia, com atraso ou com algum impedimento. A iniciativa ainda permite verificar a unidade responsável (RH, marketing etc.) e reservar um período do dia para analisar os trabalhos e estabelecer novos direcionamentos.

Veja como adotar essa metodologia

O Kanban obtém bons resultados caso seja devidamente aplicado em uma organização. Pensando nisso, abordaremos alguns passos importantes para implantá-lo. Um deles é a visualização do fluxo de trabalho, porque possibilita observar se as etapas estão com atividades em excesso ou gargalos que prejudicam as entregas. Nesse caso, a equipe deve se reunir para buscar soluções relativas a cada problema.

Outro procedimento envolve limitar a quantidade de trabalhos em andamento. A intenção é fazer com que seja definido um número de iniciativas que podem ser feitas dentro dos parâmetros fixados. Não adianta fabricar 1.000 sapatos por dia, por exemplo, se a empresa entrega apenas metade deles em perfeitas condições.

Regras

Também é primordial que sejam criadas regras claras para as etapas dos processos. Isso faz com que haja uma noção exata de quando uma tarefa foi concluída. Ao constatar que os deveres foram finalizados corretamente, a equipe pode transferir o cartão para a lista seguinte. Por exemplo, a revisão de um veículo em uma oficina apenas pode ser encerrada se a troca de óleo do motor for executada.

Por isso, indicamos a utilização do indicador visual de tarefa concluída para os funcionários estarem cientes do que foi realizado. O mesmo pode ser feito quando uma atividade foi bloqueada devido a algum problema de ordem interna ou externa (problema com fornecedor, fatores climáticos etc.).

Para o método Kanban ser implantado de maneira inteligente, é necessário que a equipe faça, pelo menos, uma reunião mensal para avaliar o andamento dos processos. Com base em métricas e em resultados, podem ser avaliados novos procedimentos para tornar os trabalhos mais ágeis e eficientes.

Conheça os principais benefícios

Essa metodologia tem vantagens que chamam a atenção das organizações. Uma delas é a flexibilidade para modificar as etapas dos processos, que podem ser inseridas ou eliminadas de acordo com a análise da equipe.

O método também propicia ter um foco múltiplo da equipe, fazendo com que os integrantes exerçam mais de uma tarefa, o que favorece a produtividade. Isso faz com que haja entregas constantes, com as ações tendo ciclos menores se compararmos com o Scrum.

O método Kanban é um recurso valioso para as instituições aperfeiçoarem processos e terem um maior foco em resultados. Essa postura é indispensável para engajar não apenas o público interno, mas também os clientes.

Gostou do nosso post? Agora, se você deseja aprimorar os serviços da sua empresa, vale a pena ficar informado sobre a metodologia Sigma. Afinal, o conhecimento é a peça-chave para evoluir continuamente.

Entenda como investir em inovação empresarial e a importância para o futuro do negócio

Muitos negócios acabam estagnando em um patamar que alcançaram e não promovem novos investimentos para captarem novos mercados e destacarem a sua marca. Isso pode prejudicar o empreendimento ao longo do tempo e, por isso, a inovação empresarial é uma estratégia fundamental para quem deseja sair à frente da concorrência nos dias de hoje.

Ou seja, para que a empresa sobreviva no mercado atual, é preciso inovar. Quando analisamos grandes negócios do passado, muitos deles já deixaram de existir ou mesmo não fazem mais parte da liderança do mercado. Já os que buscaram pelos meios tecnológicos para otimizar seus processos perduram até hoje como destaques do cenário mundial.

Dessa forma, preparamos este post para que você entenda como essa prática é importante para o futuro dos negócios. Confira agora!

Significado de inovação

Iniciando pelo básico, vamos detalhar questões conceituais de inovação. É normal, ao escutarmos essa palavra, pensarmos rapidamente em tecnologia. De fato, a prática de inovação está estreitamente ligada à utilização e ao desenvolvimento de novas tecnologias, porém não é apenas isso.

Inovar, notadamente em um meio corporativo, pode ser determinado como a possibilidade de o empreendedor sair de sua zona de conforto e procurar alternativas para fazer com que seu negócio seja mais competitivo e rentável.

Assim, com uma visão geral, o empreendedor deve sempre observar e analisar duas questões fundamentais no processo de inovação e modernização da empresa:

  • O que eu posso fazer para que minha empresa seja melhor?
  • O que eu ainda não tentei e o que posso fazer para conseguir alcançar resultados mais satisfatórios?

Posto isso, pode-se inovar em um negócio de várias formas. Seja com um método de diminuição de custos, seja, até mesmo, com a implantação de variadas técnicas para conquistar e encontrar novos fornecedores, pautando-se sempre pela busca de resultados mais eficientes para a empresa.

Tipos de inovação empresarial

Podemos especificar a inovação empresarial em dois modelos, conforme os reflexos e impactos que ela proporciona ao cotidiano da empresa:

  • inovação de um novo processo;
  • inovação que aprimora algo que já existe.

Um exemplo de inovação de um processo seria a formulação de uma nova mercadoria pela empresa, com fundamento em pesquisas feitas com seus clientes.

Em relação à inovação que otimiza o cotidiano de um empreendimento, um ótimo exemplo seria o uso de softwares de gestão, que ajudam o gestor a promover o controle financeiro e do estoque, melhorando o monitoramento do fluxo de caixa e a emissão de notas fiscais e relatórios.

Motivos para investir em inovação empresarial

Imagine que você tem um smartphone que está apresentando problemas. Então, antes que ele pare totalmente de funcionar e provoque mais transtornos, você precisa trocá-lo por outro, de preferência por um que seja mais moderno e disponibilize mais funcionalidades, certo?

A mesma coisa acontece com um empreendimento. É fundamental inovar antes que o negócio fique estagnado e ultrapassado e corra riscos de falência.

Nos dias de hoje, é visível o quanto o consumidor tem se tornado mais exigente ao optar por uma empresa. Nessa perspectiva, os micros e pequenos negócios, por exemplo, devem buscar formas de conquistar o cliente e fidelizá-lo.

Para isso, não é suficiente somente uma boa estratégia de marketing — é necessário promover uma cultura de inovação que possa adaptar-se às vontades e às necessidades do consumidor, que mudam com certa frequência.

Dessa forma, enfrentar outras empresas do mercado não é uma tarefa impossível. Na realidade, exige-se somente que o empreendedor saiba encontrar as estratégias certas para conseguir destaque no segmento. E, nesse processo, é evidente a enorme importância da cultura da inovação empresarial.

Com tantas atividades e responsabilidades aglomeradas na pessoa do empreendedor, é necessário procurar meios de tornar a administração e o andamento do negócio mais célere, simples e eficaz. Nessa seara, a inovação e a tecnologia são amigas que não podem ser afastadas e precisam estar presentes no cotidiano da empresa.

Tendências da inovação empresarial

Há várias tendências de mercado quando o assunto é inovação empresarial. Veja a seguir algumas delas!

Personalização de atendimento

Nos dias atuais, o consumidor não se satisfaz apenas com um atendimento padronizado, com mensagens impessoais e baixa atenção aos problemas. Em vez disso, ele deseja uma atuação que seja customizada e eficaz, a fim de alcançar a satisfação máxima.

Por conta disso, é essencial que a empresa invista em um atendimento de qualidade e personalizado, que seja capacitado e esteja disponível quando for solicitado. Isso assegura um auxílio significativo para o cliente, ajudando-o a superar os problemas.

Maior utilização da tecnologia

Como fazemos parte da era digital, é impossível não citar a tecnologia como parte da inovação empresarial. A tendência nos negócios é que haja uma maximização do uso dos meios tecnológicos. Alguns mecanismos, como Big Data e Business Intelligence, por exemplo, otimizam o tratamento de informações e ampliam a competitividade.

Já a computação na nuvem disponibiliza uma maior mobilidade, assim como o uso de mecanismos móveis, que estão cada vez mais em evidência. Os consumidores estão em qualquer lugar e desejam que os negócios os acompanhem.

Cultura do on demand

A chegada das novas gerações também faz com que a economia do on demand seja gradualmente mais importante. Os consumidores agora almejam customizar seus planos e garantir mudanças no tocante aos padrões consumistas.

Assim, os negócios têm que se preocupar em disponibilizar novas alternativas que se encaixem nesse estilo, fornecendo conveniência, simplicidade e tranquilidade para quem contrata.

Automatização e integração de setores e filiais

Quando se fala em inovação empresarial, muitos não observam a importância que as filiais de uma empresa têm para o desenvolvimento do negócio como um todo. Os meios tecnológicos, como novos mecanismos de comunicação, sistemas de gestão integrados, entre outros, simplificam os processos e otimizam o trabalho conjunto dos setores da empresa.

Assim, é fundamental que setores e filiais sejam integrados para evitar falhas e para melhorar as atividades do dia a dia, fazendo também com que as tomadas de decisão sejam mais certeiras.

Enfim, é preciso que os gestores compreendam a importância da inovação empresarial e saibam estabelecer processos e filtrar ideias, a fim de identificar aquilo que pode ser um potencial para os negócios. É possível inovar em qualquer setor da organização, incluindo pessoas. Então, coloque essas questões em pauta e saia à frente da concorrência.

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6 motivos para apostar em automação de processos

A forma de gestão empresarial mudou, evoluindo para interações e procedimentos inteligentes. Por isso, o mercado tem todas as ferramentas para ficar cada dia mais competitivo. Nesse cenário, para que uma empresa consiga permanecer atuante, é preciso acompanhar esse progresso, o que ocorre apenas com a automatização dos processos.

Automatizar processos significa transferir a carga das atividades dos colaboradores para a tecnologia, de maneira a potencializar e redistribuir o trabalho humano realizado na rotina da empresa. Além de diminuir os custos com mão de obra e reduzir erros, a automatização realiza uma atividade em uma fração do tempo que o ser humano levaria para fazer.

No texto a seguir, listamos quais são os motivos que demonstram que vale a pena apostar em automação de processos. Acompanhe!

1. Economia de tempo

O mercado está cada dia mais competitivo. As grandes empresas acabam captando boa parte dos usuários, disponibilizando soluções mais rápidas e simples para os seus clientes.

Assim, essas organizações buscam produzir mais em menos tempo, otimizando os procedimentos de serviços e produtos disponibilizados, conseguindo oferecer aos consumidores um serviço e um produto de maior qualidade. É a automação de processos a ferramenta básica para que ocorra essa potencialização dos negócios e o fortalecimento empresarial.

A economia de tempo é o primeiro resultado a ser obtido após a implementação da automação na organização — certamente, também é um dos mais valiosos benefícios da medida. Com a ajuda da tecnologia, é possível armazenar dados de forma mais rápida e conseguir obter a informação desejada no momento certo. As tarefas manuais são reduzidas, afinal, são executadas com mais agilidade e facilidade, diminuindo significativamente muitas horas de trabalho para as empresas.

2. Redução de custos

O trabalho manual é caro, e as empresas estão sempre em busca de novas formas para automatizar a atividade repetitiva. Isso porque, com a automatização de processos, diversos custos que, antes, eram incluídos nas etapas de produção e aumentavam o preço do produto final para o consumidor podem ser suprimidos.

A automatização pode envolver vários setores empresariais, otimizando não apenas as atividades dos colaboradores, mas outros segmentos da organização, contribuindo para a economia financeira e a rentabilidade da empresa. Com menos gastos, é possível investir mais e ter metas ambiciosas para os negócios.

Tratando-se de projetos complexos, por exemplo, também há uma redução dos custos, pois a automação permite o monitoramento e a integração de toda a equipe, garantindo um fluxo adequado de informações, o que, geralmente, é uma tarefa difícil.

3. Aumento da satisfação do cliente

É importante destacar que o foco da automatização de processos é o cliente. É claro que a redução automática dos custos e a maior disponibilidade de tempo permitirão que você se concentre no que realmente importa: no atendimento ao cliente e no tempo de resolução para as demandas do mercado. No entanto, tudo isso é apenas uma consequência do objetivo principal da automatização.

Os recursos proporcionados pela medida permitem aumentar a dinâmica no atendimento, seja físico, seja online. Vejamos alguns meio oferecidos:

  • organizar as preferências de cada cliente;
  • gerenciar, de forma simples, os dados de fichas cadastrais;
  • acessar e editar informações relevantes da clientela;
  • proporcionar meios digitais e plataformas de interações com a empresa;
  • facilitar a pesquisa de qualidade;
  • oferecer opções de pagamentos digitais.

Inovação e comodidade são diferenciais que fazem qualquer cliente se manter fiel à empresa. Além disso, a melhor propaganda ainda é a divulgação positiva que um cliente satisfeito faz.

4. Promoção da estabilidade operacional

Outro benefício significativo da automação de processos é a estabilidade operacional. Seguindo normas preestabelecidas, a automação elimina situações nas quais informações, dados e documentos possam ser desviados ou, ainda, aquelas em que, durante alguma etapa, haja o risco de serem perdidos.

Isso permite que a empresa agregue maior valor aos seus serviços prestados. Tudo sem precisar empregar esforços, afinal, é o software ou o aplicativo que lidam com todas as etapas necessárias para garantir a precisão e a segurança do processo.

Por exemplo, a nossa legislação está sempre se alterando, interferindo e provocando mudanças em diversos procedimentos que podem levar a erros de trabalho. Com um sistema automatizado, a adaptação a alterações ocorre instantaneamente. Assim, o fluxo de trabalho corre facilmente, e os erros humanos são eliminados.

5. Respostas às demandas do mercado

Vale lembrar no que a automação de processos empresariais influi: na capacidade de adaptação às demandas do mercado. Isso porque tem capacidade de sistematizar, organizar e digitalizar processos, permitindo fazer as adaptações que forem necessárias. Desse modo, é possível resolver as exigências do mercado de forma simples e rápida, ajustando-se às novas dinâmicas.

6. Integração dos dados

Para o fortalecimento e o crescimento de todo e qualquer empreendimento, é necessário que ele se baseie em pesquisas e dados confiáveis. É impossível traçar metas e fazer planejamentos se não houver informações concretas e relevantes sobre o andamento dos negócios, como produtividade, custos envolvidos, tempo gasto em diferentes atividades e resposta dos clientes aos produtos e serviços prestados.

É comum encontrarmos algumas organizações baseando suas estratégias no senso comum em vez de investirem em pesquisas e ferramentas que possam contabilizar e incorporar dados relevantes para a empresa. Outro erro comum é acreditar que os colaboradores conseguem monitorar e anotar todas as informações geradas, deixando-as incompletas e sem utilidade.

A automação capacita a empresa a coletar, armazenar e processar os dados que são recebidos no dia a dia, deixando-os à disposição para análise e controle, conferindo às organizações a capacidade de tomar decisões melhores e de forma mais rápida. Além disso, viabiliza a elaboração de relatórios e a interpretação direta.

Por esse e por todos os outros motivos listados acima é que a automação de processos nos dias atuais é fundamental para o êxito das empresas. Ou seja, vai além de ser uma vantagem competitiva, pois é altamente necessária à sobrevivência dos negócios.

É nesse cenário que o sistema Sobix atrai crescentes investimentos. O sistema é uma opção vantajosa para as empresas que querem a automação de processos. De forma simples, padroniza a comunicação de áreas e setores empresariais, além de acompanhar o atendimento às demandas de clientes e colaboradores. Algumas de suas ferramentas automatizadas são formulários personalizáveis, acompanhamento de tarefas e indicadores de desempenho.

Achou interessante? Entre em contato conosco e saiba como simplificar os seus negócios e aumentar a sua empresa com a automação de processos.