7 relatórios gerenciais mais importantes para sua empresa!

Para potencializar a sua estratégia de crescimento, é importante acompanhar regularmente os relatórios gerenciais. As informações empresariais desses documentos são fundamentais para qualquer tipo de negócio, independentemente do porte ou segmento.

Um dos principais benefícios imediatos desses relatórios é incentivar uma empresa a estar aberta a novos ideais e métodos que melhorem a eficácia e a eficiência, aumentando a satisfação do cliente e promovendo o crescimento da organização.

Por isso, neste artigo, vamos esclarecer no que consistem esses documentos e qual a relevância deles para os negócios. Continue a leitura para saber mais!

Qual a importância dos relatórios gerenciais?

Os relatórios de negócios são valiosos para analisar criticamente dados financeiros, de desempenho, de produtividade e outras áreas nas quais a empresa está indo bem ou mal. Esses documentos ajudam a ter uma abordagem de causa e efeito para a solução de diversos problemas.

Você pode descobrir, por exemplo, que um departamento está com baixo desempenho, não atingindo metas e enfrentando mais turbulências e rotatividade do que outros setores. A causa pode ser gerencial ou devido a um problema revelado no próprio relatório. Com o conhecimento obtido, o proprietário ou gerente da empresa pode investigar e resolver o problema.

Dessa forma, quando se fala em relatórios gerenciais, as principais áreas em que eles se concentram são os lucros, produtos e, até mesmo, os departamentos da organização. No entanto, existem vários outros setores importantes para gerar relatórios. Veja, abaixo, alguns deles!

1. Financeiro

Proprietários de empresas que desejam expandir seus negócios podem se beneficiar de demonstrações financeiras, principalmente aquelas que se estendem para o futuro. É comum que as organizações tenham projeções financeiras entre cinco a dez anos à frente.

Elas reúnem informações de relatórios semanais, mensais e trimestrais, incluindo demonstração de resultados, balanço patrimonial, contas a pagar, recebíveis e demonstração dos fluxos de caixa, para construir cenários futuros. Embora esses relatórios projetados possam não ser totalmente confiáveis, essa atividade ajuda os empresários a permanecerem focados no longo prazo.

2. Vendas

Esse relatório fornece uma visão geral do processo comercial de uma empresa, incluindo operações, estratégias e análises das vendas bem-sucedidas. Nesse processo, são acompanhadas as informações em cada etapa das atividades de vendas, com o objetivo de prever onde está o sucesso do negócio e determinar onde melhorar seus resultados.

Com isso, você saberá exatamente o que está impulsionando as vendas para descobrir como mantê-las à medida que seu mercado e empresa crescem.

3. Satisfação do consumidor

Em um mercado competitivo, onde as empresas competem por clientes, oferecer um bom atendimento é visto como um diferencial importante. Qualidade, eficiência, serviço e confiabilidade são os termos comuns quando se fala em satisfação dos clientes. Entretanto, retê-los é uma arte.

Para isso, é fundamental começar a medir e acompanhar os índices de satisfação do consumidor. A partir de relatórios, é possível perceber índices com qualidade insatisfatória, o que pode gerar insights para criar ações que resolvam os problemas ou melhorem os produtos e serviços.

4. Crescimento

O foco de um negócio muda à medida que ele cresce. Identificar oportunidades de crescimento, portanto, torna-se uma prioridade para o sucesso a longo prazo.

Mesmo que você esteja feliz com o desempenho atual da organização, é preciso continuar procurando maneiras de se desenvolver. Se não o fizer, corre o risco de permitir que os seus concorrentes cresçam e conquistem uma participação de mercado que poderia ser sua.

Para elaborar uma estratégia de crescimento de negócios bem-sucedida, você precisa saber exatamente a situação da empresa atual. Essa visão é demonstrada pelo relatório de crescimento. Ele ajudará a garantir que a sua organização esteja adequadamente estruturada e tenha recursos para viabilizar ações de expansão e otimizar o fluxo de trabalho.

5. Controle de estoque

Antecipar a demanda certa para o seu produto é importante para o sucesso de uma empresa. Quando se fala em planejar vendas no futuro, é preciso saber administrar os níveis de estoque para atender seus clientes. Com isso, é possível garantir que você tenha uma quantidade ideal de produto disponível a todo momento — evitando, assim, cenários de falta ou excesso de estoque.

Por isso, saber quanto estoque você tem a qualquer momento, por meio de relatórios gerenciais, é fundamental para um negócio bem-sucedido. Esses documentos mostrarão quantas mercadorias você tem em mãos e o que precisa ser comprado. Isso permite um controle eficiente, garantindo que o seu capital está sendo usado da melhor maneira possível.

6. Resultados

O relatório de resultados é uma lista contendo todas as receitas geradas e despesas incorridas por uma empresa ou departamento. Esse documento é um dos relatórios gerenciais mais importantes, pois mostra simplesmente o lucro ou prejuízo gerado pelas operações.

Demonstrações de lucros e perdas podem ser analisadas pela empresa como um todo ou de apenas um departamento, desde que as receitas e os custos sejam registrados. Para isso, é importante utilizar sistemas que monitoram processos e integram dados da organização — como a solução da Sobix — para gerar relatórios mais confiáveis e precisos.

7. Fidelização dos clientes

Se os seus clientes sabem que você se importa o suficiente para perguntar sobre o que eles gostam e não gostam em seus produtos ou serviços, é grande a chance de aumentar a sua taxa de fidelização.

Fazer pesquisas e acompanhar relatórios de retenção de clientes ajuda a garantir a continuidade dos negócios, as oportunidades de crescimento e de exploração de novos mercados. Por isso, a única maneira de sustentar um crescimento lucrativo é ter certeza de que você sabe quem são seus melhores clientes e porque eles gostam da sua marca.

Assim, mesmo que, um dia, as empresas fiquem sem papel, os relatórios continuam a ser uma parte essencial dos negócios. Adotar um sistema de gerenciamento que utiliza dados precisos e em tempo real, a partir de relatórios relevantes, é fundamental para tomar decisões mais informadas.

Por meio de relatórios gerenciais, a otimização do processo de gestão de negócios é harmonizada, resultando em alto desempenho, confiança de funcionários e clientes, bem como no aumento da base de clientes.

E você, já conhecia os principais relatórios gerenciais utilizados pelas empresas? Ficou interessado em aplicar a solução da Sobix para integrar dados e monitorar processos? Então, entre em contato conosco!

5 motivos para você não fazer o controle de tarefas por e-mail

Um erro comum que as pessoas cometem quando sentem a necessidade de serem mais organizadas é fazer o controle de tarefas por e-mail. Elas acreditam que, ao usarem uma mesma ferramenta para tudo, será possível alcançar a produtividade e eficiência. Na verdade, fazer o uso do e-mail apenas gera mais confusão e complexidade em suas atividades cotidianas.

Embora a leitura de e-mails seja uma tarefa e tenha um lugar na sua lista de coisas a fazer, o e-mail, em si, não deve ser uma tarefa. Ele deve ser uma maneira de entregar e relatar as atividades. O trabalho real acontece fora da caixa de entrada.

Se você ainda não está convencido disso, neste artigo, vamos apresentar 5 motivos para não fazer do seu e-mail um gerenciador de tarefas. Vamos lá?

1. Inexistência de alertas e prazos

Em um programa gerenciador de e-mail não existe uma maneira fácil de encontrar, classificar e organizar seu fluxo de trabalho. Se quiser acompanhá-lo, você precisará criar várias pastas para lidar com elas. Entretanto, esse agrupamento é um recurso muito limitado, pois não será possível receber alertas — e, muito menos, prazos.

2. Baixa produtividade

A caixa de entrada é uma grande fonte de distração. Por meio dela, você será notificada cada vez que receber um novo e-mail e, assim, será sempre interrompido naquilo que está fazendo. Mesmo que você mantenha o e-mail fechado, toda vez que abri-lo, você desperdiçará um bom tempo respondendo ou excluindo mensagens.

3. Falta de sincronização da informação

Ao buscar um arquivo para edição, revisão ou aprovação, será um desafio descobrir qual anexo é o mais atualizado com as informações empresariais importantes e quem ainda precisa fazer alterações. Se alguém esquece de enviar alguma edição anexada no e-mail, uma equipe inteira pode ficar com um arquivo desatualizado. Sincronizar uma versão com todos é possível, no entanto, você perderá muito tempo para fazer esse processo funcionar da maneira certa.

4. Dificuldade de priorização

Quando você precisa identificar rapidamente a atividade a ser executada, o e-mail não o ajudará. Será preciso procurar em sua caixa de entrada, percorrendo várias mensagens antigas. Além disso, muito provavelmente, você terá tarefas a executar que não chegam necessariamente por e-mail, o que requer a adoção de um segundo sistema para organizá-las.

5. Complexidade no acompanhamento da tarefa

Por meio de um programa de e-mail não é possível rastrear o status de cada coisa que você precisa fazer. Também não é fácil saber se uma tarefa está incompleta, a qual projeto ela está relacionada ou o que você precisa fazer para realizá-la.

Por isso, a solução para esse problema é encontrar uma metodologia eficiente e trabalhar com aplicativos de gerenciamento de tarefas, agendas, calendários e e-mails — todos atuando em conjunto e ao mesmo tempo, aproveitando os pontos fortes de cada um.

Ou seja, o controle de tarefas por e-mail deve ser substituído pelo uso de softwares certos e das maneiras corretas, ajudando você a gerenciar suas obrigações, sua carga de trabalho e seu tempo, para máxima produtividade e eficácia.

Está convencido de que o controle de tarefas por e-mail não é a melhor solução? Que tal conferir nosso outro artigo apresentando 3 tipos de processos empresariais?

Descubra como reduzir a burocracia na empresa seguindo 5 passos

O excesso de burocracia na empresa não é um problema limitado apenas às grandes organizações. Até mesmo nas pequenas e médias companhias, o excesso de regras e procedimentos atrapalham o sucesso de um negócio.

O desperdício de tempo em procedimentos administrativos burocráticos é uma das principais dores de uma empresa, uma vez que impacta não apenas a produtividade, mas também o crescimento do negócio. Felizmente, esse problema pode ser minimizado com o uso de técnicas de gestão que se concentram em aumentar a eficiência da marca.

Se o seu objetivo é otimizar o seu tempo e dos seus funcionários, apresentaremos, neste post, 5 passos para que você possa reduzir, de uma vez por todas, a burocracia na sua empresa. Continue a leitura para saber mais!

1. Defina o organograma da empresa

Para evitar o excesso de burocracia, crie uma estrutura hierárquica com as atribuições e responsabilidades definidas para cada departamento e funcionário. Retire posições desnecessárias e combine as que se sobrepõem.

Quando todos sabem de suas obrigações e papéis na estrutura da empresa, é possível criar um fluxo de trabalho mais organizado, produtivo e dinâmico.

2. Dê autonomia aos colaboradores

Uma organização com várias pessoas, desde a alta gerência até os funcionários de produção, diminui a velocidade da comunicação, além de ter um excesso de “mãos” pelas quais um problema deve passar antes de ser resolvido. Com mais autonomia para os colaboradores e menos gerentes necessários para revisar o trabalho, menor será a burocracia na empresa.

3. Automatize processos

Automatizar processos empresariais significa usar um software que permite executar tarefas repetitivas, que seriam feitas manualmente por um colaborador. Assim, é possível impulsionar a eficiência da empresa, reduzindo erros e retrabalhos. O resultado disso é que sua equipe estará focada mais em tarefas que realmente importam para o crescimento do seu negócio.

4. Invista em tecnologia

Investir em boa tecnologia para o negócio nem sempre sai barato, mas é algo que você precisa fazer caso queira reduzir a burocracia. É importante considerar tudo, desde a aquisição de hardware, incluindo computadores e dispositivos móveis, até serviços de softwares, como sistemas de gestão, mapeamento de processos e armazenamento de arquivos.

5. Estruture um cronograma

Um dos aspectos mais importantes do cronograma é desenvolver padrões básicos de produtividade e sucesso. Sem definir esse plano, você não saberá se está atingindo as metas ou se existe um problema burocrático a resolver.

O acompanhamento diário por meio de um cronograma é uma maneira de manter todos em dia com as atividades da organização e identificar quais são os gargalos que estão minando a eficiência do negócio.

Portanto, é possível reduzir a burocracia na empresa ao diminuir o número de pessoas focadas na tomada de decisões e investir em metodologias e tecnologias produtivas. Isso ajudará a eliminar processos desnecessários, otimizará o fluxo de trabalho e melhorará o atendimento ao cliente.

E aí, gostou das dicas do post? Então, que tal continuar aprendendo conosco? Descubra agora por que você não deve gerenciar suas informações empresariais em planilhas eletrônicas!

7 erros cometidos no gerenciamento empresarial e como evitá-los

As corporações precisam de boas ideias e de colaboradores motivados para conseguir resultados expressivos. Contudo, isso apenas vai gerar vantagens caso haja um bom gerenciamento empresarial. Cuidar do patrimônio e de pessoas é primordial para manter as atividades funcionando adequadamente.

Se a companhia não valorizar a sua equipe nem administrar as finanças com responsabilidade, estará correndo um sério risco de ir à falência. Em um cenário de alta competitividade, o amadorismo perde cada vez mais espaço e afasta os clientes, inclusive os mais fiéis.

Com a intenção de ajudar o seu negócio a crescer, apontaremos, neste post, 7 falhas comuns nas empresas e como evitá-las. Confira!

1. Ter pouco cuidado com os dados

A segurança da informação é um aspecto cada vez mais relevante no mundo corporativo. O vazamento de dados provoca não apenas prejuízos financeiros, mas também de reputação. Dependendo da situação, o dano à imagem pode ser irreversível ou levar anos para ser totalmente eliminado. 

Para minimizar a possibilidade de ameaças virtuais, é necessário investir em bons recursos de tecnologia da informação e comunicação, como sistemas e equipamentos de ponta. Outra medida interessante é promover a conscientização dos funcionários sobre os cuidados com os dados corporativos.

Com uma política de segurança da informação consolidada e devidamente divulgada, a companhia mostra que está seguindo as melhores práticas de gerenciamento empresarial, o que aumenta a confiança dos stakeholders. 

2. Contar com inúmeras planilhas de controle

Mesmo que os funcionários tenham um grande conhecimento em relação ao uso de planilhas, é melhor evitar ao máximo utilizá-las para controlar as atividades de uma empresa.

Já pensou uma organização com mais de 1.000 empregados adotar várias planilhas para ter dados sobre salários, treinamentos, benefícios e férias? Caso a atualização dessas informações seja feita manualmente, o risco de haver algum erro é alto.

Uma alternativa para contornar essa situação é apostar em um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), que proporciona muitas melhorias para o gerenciamento empresarial. Isso porque permite a integração de dados entre os setores e possibilita atualizar as informações com mais rapidez e eficiência.

3. Falhar na gestão de pessoas

Não ouvir os funcionários é um dos maiores erros que uma empresa pode cometer. Na hora de dar um feedback ou durante o planejamento estratégico, é necessário oferecer uma oportunidade para o colaborador expressar o seu ponto de vista.

Essa postura é uma forma de reforçar o engajamento, aspecto fundamental para elevar produtividade. Além disso, como a equipe está na linha de frente, é muito provável que seu funcionário enxergue algo que você não teria como saber ou consiga apresentar um ponto de vista ainda não explorado.

Com relação à gestão de pessoas, é preciso ter muito cuidado com a delegação de tarefas. A recomendação é que as atividades sejam distribuídas considerando a experiência e a capacitação dos colaboradores.

Em qualquer equipe, é ruim ver um funcionário trabalhando demais e outro passando uma boa parte do tempo sem atividades. Esse problema pode ser contornado com o gestor avaliando a rotina da unidade, apoiando os colaboradores nas demandas e abrindo espaço para o diálogo. 

4. Dar pouca atenção ao planejamento financeiro

Quanto a empresa tem para investir neste ano? Qual a previsão de gastos? Qual é a estimativa de receita? Esses questionamentos devem ser respondidos pela organização. Caso essas informações não sejam priorizadas, há uma falha grave no gerenciamento empresarial.

A elaboração do orçamento é uma etapa fundamental para definir as políticas em diversos setores, como contratação de pessoas, aquisição de softwares, obras etc. Não contar com profissionais competentes para elaborar o planejamento financeiro é pedir para ser superado pela concorrência com extrema facilidade.

Isso porque a má administração das finanças prejudica o sucesso de investimentos e aumenta bastante o risco de dívidas. Não honrar compromissos com funcionários e fornecedores é um cenário que deve passar longe de qualquer organização.

Para reduzir o risco de passar por esse constrangimento, tenha na equipe contadores qualificados e também invista em uma consultoria, com a intenção de avaliar a situação financeira da empresa. Assim, o orçamento será administrado corretamente, o que cria um ambiente favorável para o crescimento do negócio.

5. Ignorar o mapeamento de processos

A burocracia não está ligada somente ao serviço público. A iniciativa privada também adota mecanismos para ter um controle maior sobre os funcionários e os serviços prestados. Mas será que todos os procedimentos usados atualmente são necessários para a boa execução das atividades?

Em virtude da acomodação, algumas companhias não dão o devido reconhecimento ao mapeamento de processos. Essa postura faz com que haja uma perda de produtividade e desperdício de tempo com ações que não agregam valor aos serviços.

Por isso, é necessário que as corporações tenham o hábito de mapear os processos. Afinal, é relevante entregar produtos melhores com menos custos e com mais agilidade, pois esse aspecto permite conquistar e fidelizar o público-alvo. 

6. Trabalhar com prazos muito apertados

É muito bom entregar uma mercadoria para o consumidor antes do previsto. Entretanto, a recomendação é ter bastante cuidado para os prazos curtos não atrapalharem a rotina da organização e tumultuarem o ambiente de trabalho.

Uma boa prática de gerenciamento empresarial é a elaboração de um cronograma que considere os riscos de as ações não serem finalizadas no menor prazo possível. Dessa forma, há uma margem de tempo para reduzir a influência de eventuais imprevistos na conclusão das tarefas. 

Ter metas para agilizar os serviços é uma ação positiva. Mesmo assim, isso deve ser feito com muito planejamento. Caso contrário, pode prejudicar a qualidade dos trabalhos e até a relação com os consumidores.

7. Desprezar o poder da comunicação

Mesmo nas tarefas mais simples, a comunicação exerce um papel muito significativo. Uma orientação repassada de forma equivocada afeta negativamente o desempenho dos funcionários.

Não contar com o apoio da área de comunicação para elaborar manuais de procedimento e de conduta é uma falha que deve ser evitada ao máximo. Por isso, é necessário criar uma política em que os funcionários tenham acesso à informação com clareza e rapidez.

Hoje, as companhias devem priorizar o gerenciamento empresarial. A concorrência e os clientes exigem que o desempenho seja melhor a cada dia. Por isso, a gestão da empresa deve estar atenta às melhores práticas do mercado, como vimos acima.

Para os que desejam melhorar a administração do próprio negócio, vale a penar, ler agora mesmo, este post sobre mapeamento de processos. O conhecimento é crucial para evoluir rapidamente.