3 tipos de processos empresariais que você precisa monitorar

Peter Drucker, pai da administração moderna, disse: “o que pode ser medido pode ser gerenciado”. Essa frase clássica vai além dos indicadores gerenciais, que assinalam qual caminho a empresa deve seguir. Eles abordam também os tipos de processos empresariais e seu monitoramento.

Essas atividades são importantes porque têm relação direta com os clientes e entregam valor. Por isso, deixá-los sem controle é sinônimo de problemas e gargalos, que prejudicam o negócio em curto, médio e longo prazos.

A questão é: como saber quais são os processos a serem avaliados? Vamos apresentar a resposta neste artigo. Acompanhe!

A importância de monitorar processos

Os processos são atividades sequenciais realizadas na empresa para o alcance de objetivos. Por estarem inter-relacionadas, essas tarefas interagem entre si e trazem benefícios ao negócio. É aí que entra a importância do seu monitoramento.

Ao adotar essa prática, é possível identificar o nível de produtividade dos colaboradores e os resultados atingidos. Essa análise traz, portanto, uma nova perspectiva, que permite a você traçar novas estratégias e projetar o futuro organizacional.

Ao mesmo tempo, há melhoria do desempenho e da produtividade. De um lado, são evitadas as falhas de performance ocorridas durante as tarefas operacionais. De outro, os colaboradores fazem mais em menos tempo e são mais eficientes. Com isso, toda a organização consegue obter melhorias contínuas.

Os 3 tipos de processos empresariais para monitorar

Existem 3 principais tipos de processos organizacionais. Todos eles devem ser monitorados por terem funções relevantes ao negócio. Saiba quais são eles e suas características!

1. Processos primários ou essenciais

Abrangem as atividades mais importantes, que têm contato direto e entregam valor ao cliente. Em alguns casos, suas fronteiras vão além da empresa. Por isso, oferecem uma visão ampla da cadeia de valor. Alguns exemplos de processos primários são fabricação e criação de um produto, assim como sua divulgação, comercialização e pós-venda.

Devido à importância dessas atividades, precisam ser monitorados para evitar gargalos e desperdícios, que prejudicam a satisfação do consumidor. Da mesma forma, o monitoramento favorece o fortalecimento da relação com o cliente e a melhoria da estrutura organizacional — tudo isso porque os dados são coletados e analisados com o objetivo de apontar necessidades de ajustes para o alcance dos objetivos.

2. Processos de apoio ou suporte

São estabelecidos de maneira formal e oferecem suporte aos processos primários. Por estarem na retaguarda, pode ser executado internamente pela equipe, como pouco contato direto com o cliente. São alguns exemplos de processos de apoio; de recrutamento e atividades internas do RH, e a contabilidade.

Apesar de suas características, os processos de apoio ou suporte também são essenciais para o negócio, porque melhoram a efetividade, a eficiência e a eficácia dos primários. Do mesmo modo, há agregação de valor ao produto ou serviço finais.

Seu monitoramento é imprescindível, porque é a partir dessa prática que se torna possível melhorar o apoio oferecido aos processos primários. Tenha em mente que essas atividades também auxiliam os processos gerenciais — mais um motivo para controlar os resultados alcançados.

3. Processos gerenciais

São formalmente estabelecidos, assim como os de apoio, mas têm o papel de coordenar as atividades dos outros dois processos. Seu propósito é aumentar a eficiência e a eficácia da organização. Para alcançar esse patamar, mensuram, monitoram e controlam diversos dados para identificar a performance do negócio.

Como o foco é nos gestores e na relação cruzada de resultados gerenciais e operacionais, nesse cruzamento, há entrega de valor indiretamente ao cliente. Assim, um exemplo é a própria gestão empresarial, que direciona as atividades executadas.

O monitoramento é necessário, nesse caso, porque os processos gerenciais ajudam a empresa a alcançar os objetivos estratégicos delineados. Além disso, asseguram o cumprimento dos escopos financeiros, operacionais e regulatórios.

Em suma, os 3 tipos de processos empresariais contribuem para o bom andamento da empresa. Monitorá-los é a maneira mais fácil de saber para onde se está indo e se os objetivos serão atingidos.

E você, já monitora um ou mais processos da sua empresa? Sabe como fazer isso? Deixe seu comentário e conte para nós o que faz!

Mapeamento de processos: saiba o que é e qual a sua importância

Um dos problemas identificados em boa parte das empresas é a falta de estrutura nos fluxos de trabalho. Essa situação precisa ser resolvida e, para isso, é necessário compreender o que é mapeamento de processos.

Essa prática visa a analisar, de maneira aprofundada, as atividades existentes, bem como as etapas que as compõem. Com esse conhecimento, é possível verificar tarefas passíveis de automação e estágios que podem ser eliminados para trazer mais agilidade e redução de custos à organização.

Porém, como isso acontece na prática? Qual sua importância? Quais benefícios são conquistados? Essas são algumas das perguntas que responderemos neste post. Acompanhe!

Afinal, o que é mapeamento de processos?

O mapeamento dos processos é uma ferramenta gerencial que tem o objetivo de representar cada passo do fluxo de trabalho executado e ter uma visão holística de como a empresa funciona. Com essa prática, você identifica etapas realizadas, objetivos a serem alcançados, partes envolvidas, decisões e todo o workflow implicado.

Para que serve?

O principal motivo que justifica essa prática é melhorar a gestão do negócio. Ao mapear processos, você compreende exatamente como os fluxos de trabalho funcionam na sua empresa e quais resultados são alcançados. É possível descobrir, por exemplo, que determinada atividade é dispensável e tem custo elevado. Assim, basta eliminá-la ou automatizá-la para evitar seus aspectos negativos.

Os objetivos são:

  • saber, por meio de mensuração, qual é a eficiência de cada processo e se eles realmente funcionam;
  • reunir dados sobre gargalos e desperdícios, a fim de ajustar as atividades e eliminar essas incongruências;
  • desenvolver e aprimorar etapas para melhorar a fluidez do workflow;
  • compreender os processos de maneira aprofundada e identificar como funcionam na prática;
  • padronizar e documentar as ações;
  • transformar e remodelar os processos para serem executados com o máximo de eficácia.

Quais são os benefícios para a empresa?

O resultado de saber o que é o mapeamento de processos é alcançar um nível maior de organização, com controle dos processos-chave do negócio. Ao mesmo tempo, são verificados gargalos existentes nessa sequência lógica de tarefas.

Outros benefícios estão listados a seguir. Veja quais são eles!

Padronização do trabalho

A ideia é implantar normas que aumentem a reprodutibilidade, compatibilidade, eficiência e segurança. A partir dessa documentação, todos sabem o que e como os processos precisam ser executados. De quebra, isso garante a continuidade das tarefas e impede a existência de inconsistências.

Aumento do controle

A visibilidade proporcionada pelo mapeamento traz mais controle sobre as atividades, que podem até passar por auditorias para assegurar mais qualidade. Esse quesito ainda implica maior previsibilidade dos resultados e facilita seu monitoramento.

Otimização dos processos

Esse é um efeito perceptível em diferentes consequências obtidas pelo mapeamento, como redução de custos, melhoria na gestão, diminuição de inconsistências e falhas — que prejudicam o andamento das atividades —, entre outros.

Em suma, o conhecimento dos processos permite compreender a estrutura organizacional e aperfeiçoá-la. Também gera insights relevantes, que contribuem para o crescimento sustentável do negócio.

Como fazer o mapeamento de processos na empresa?

Chegamos à parte prática! Agora que você entendeu por que mapear processos e quais são os benefícios, que tal colocar a mão na massa? Conheça as etapas indispensáveis!

Identifique e liste os processos atuais

Saber quais atividades serão mapeadas é indispensável e deve ser o primeiro passo. Verifique quais são os processos existentes e identifique aqueles que devem ser aperfeiçoados primeiro. Dentro desse contexto, os tipos de processos mais comuns são:

  • de gestão ou estratégicos: são os mais importantes, porque direcionam os esforços para que os objetivos sejam atingidos;
  • de missão: incorporam o produto ou serviço e têm relação com a satisfação do cliente. São os processos-chave;
  • de suporte ou apoio: ajudam outros processos a alcançarem os resultados esperados.

Avalie todas as etapas e proponha melhorias

Identifique todos os estágios envolvidos nas diferentes atividades e verifique como agregam valor ao negócio. Perceba que, aqui, devem ser considerados desde produtos ou serviços até dados, gráficos, tomadas de decisão etc. É interessante fazer um mapa, que é a representação visual das atividades.

Estabeleça prioridades

Verifique quais processos são mais importantes. Basta classificá-los por critérios de urgência, gravidade e tendência. Como fazer isso? A matriz GUT ajuda porque classifica cada problema conforme esses três aspectos.

Automatize

Colocar em prática os passos anteriores do mapeamento exige ter informações à disposição. Você pode fazer isso com a ajuda de ferramentas, como as plataformas de melhoria de processos. Essas soluções coletam grande volume de dados e facilitam sua compilação, análise e identificação de tarefas.

Monitore as atividades

Mantenha o controle dos fluxos de trabalho para implementar a melhoria contínua. Identifique as necessidades de melhoria e as atividades que estão de acordo com os objetivos traçados. Desse modo, é possível melhorar o workflow, reduzir o ruído na comunicação e nos dados e oferecer um atendimento ao cliente mais eficaz.

Resumindo: saber o que é mapeamento de processos é fundamental para garantir sua melhoria. Essa prática envolve algumas etapas, mas os benefícios são variados. Portanto, vale a pena investir nessa abordagem.

E você, está pronto para adotar essa e outras atividades positivas para seu negócio? Aproveite para ver outras dicas assinando a nossa newsletter!

Como aumentar a produtividade da sua empresa? 6 dicas essenciais!

Como aumentar a produtividade e obter resultados mais expressivos? A resposta é o que mais as empresas buscam atualmente, pois a necessidade de reduzir custos e melhorar os serviços é fundamental para alcançar uma posição de prestígio perante os stakeholders.

À medida que uma companhia adota medidas para ser mais produtiva e eficiente, maiores são as chances de oferecer produtos e serviços de alta qualidade e que tenham preços atraentes. A concorrência está cada vez mais qualificada e atenta, exigindo decisões rápidas para manter a competitividade em um elevado patamar.

Neste post, destacaremos 6 dicas valiosas para a sua organização expandir a produtividade e ter mais condições de fidelizar os clientes. Confira!

1. Identificar e corrigir falhas

Uma iniciativa que muitas companhias buscam para serem mais produtivas é a identificação dos equívocos cometidos durante os diversos processos implantados. É necessário um olhar muito atento e uma visão crítica para visualizar o que pode ser corrigido o mais rápido possível.

Além disso, é crucial pensar em medidas sobre como aumentar a produtividade e consertar o que não está sendo feito devidamente. Essas atividades podem ser concretizadas por meio do registro das falhas que estão ocorrendo no dia a dia. Com essas informações coletadas, é viável pensar em como orientar os colaboradores para os equívocos serem minimizados.

Também pode haver um investimento na automatização das rotinas de trabalho. Assim, equipamentos ou sistemas executam tarefas anteriormente realizadas por funcionários. A medida ajuda a reduzir custos e evita o desperdício de tempo por causa de retrabalho. 

2. Dar autonomia aos colaboradores

Os empregados precisam ter um ambiente de trabalho que os incentivem a tomar decisões de forma mais assertiva. De que maneira é possível fazer isso? O primeiro passo é investir na capacitação da equipe. Se não houver um trabalho voltado para a melhoria contínua, os funcionários ficarão acomodados e menos confiantes em agir por conta própria.

Dar autonomia aos colaboradores não significa que empresa deve abrir mão da hierarquia. É necessário fazer com que a equipe entenda as regras estabelecidas e esteja habilitada a ser mais proativa na resolução das demandas. Se houver um controle muito rígido na execução das atividades, os funcionários ficarão muito dependentes dos gestores.

Não há como aumentar a produtividade sem que os empregados sejam estimulados a tomarem decisões sobre como resolver as tarefas com eficiência e rapidez. A parceria entre gestores e colaboradores é indispensável para bater metas e apresentar resultados mais expressivos.

3. Apostar na tecnologia

O avanço tecnológico é um fator que contribui bastante para as organizações serem mais produtivas e atentas às demandas do mercado. Se um empreendedor tem receio sobre como aumentar a produtividade, é porque não conhece profundamente diversas ferramentas de tecnologia da informação disponíveis no mercado.

Hoje muitas companhias estão adotando a computação em nuvem. Esse recurso se destaca por possibilitar que os colaboradores utilizem documentos e sistemas de qualquer lugar com acesso à internet.

Há também softwares que permitem o compartilhamento de arquivos, propiciando o trabalho colaborativo, a troca de informações e a correção de equívocos. Os funcionários ainda podem adotar aplicativos para acompanhar o andamento de projetos e agendar compromissos relacionados com o trabalho.

O uso de recursos tecnológicos permite que a rotina profissional seja mais organizada, o que ajuda o empregado a gerenciar melhor as atividades e a elevar a produtividade. É importante destacar que as companhias devem preparar a equipe para a implantação de novos sistemas. Dessa forma, os colaboradores se adaptarão mais rapidamente à mudança, e a empresa produzirá ainda mais. 

4. Mapear processos

Uma forma inteligente de como aumentar a produtividade é por meio do mapeamento de processos. Essa iniciativa acompanhará as atividades realizadas desde o início até o fim. Por exemplo, uma loja de sapatos realiza vendas pela internet. Nesse caso, é feita uma descrição de como o cliente entra em contato e adquire o produto até o momento que recebe a mercadoria em casa.

Com o foco em atingir resultados positivos, as empresas trabalham com a revisão dos processos mapeados. Assim, é possível analisar o que pode ser feito para satisfazer o público-alvo. No caso da loja de sapatos, é interessante verificar se é viável aperfeiçoar a usabilidade do site, fazendo com que o consumidor perca menos tempo para finalizar a compra.

Também pode ser analisado se o caminho percorrido para a entrega é o mais adequado e econômico para a organização. O mapeamento de processos somente será útil com um acompanhamento permanente.   

 5. Reduzir a burocracia interna

Conceder mais autonomia aos empregados é uma forma inteligente de como aumentar a produtividade. Para essa medida ser concretizada, é fundamental que a burocracia interna seja reduzida.

Por exemplo, a Assessoria de Comunicação Social tem como uma das atribuições a postagem de conteúdo nas redes sociais. Dependendo do assunto, o setor pode ser liberado para fazer as publicações sem a autorização da Diretoria. Em geral, os diretores são ocupados e nem sempre estão disponíveis para avaliar as informações. Nesse caso, o ideal é haver um alinhamento para tornar mais simples o processo de publicação quando o material não estiver abordando um tema delicado.

Facilitar o trâmite dos serviços é vital para as empresas serem mais ágeis e capazes de responder às demandas do mercado de forma correta. Essa ação pode ser facilmente efetivada com diálogo e uma comunicação interna fácil de ser assimilada pelos empregados.  

6. Anexar documentos

Na era digital, guardar uma infinidade de documentos em armários significa desperdício de tempo e de dinheiro. Para ter mais autonomia e aumento de produtividade é essencial que documentos sejam anexados aos processos internos digitalmente, e que sejam encontrados de forma fácil por meio de softwares.

Localizando as informações de forma mais rápida e prática, os empregados terão melhores condições de trabalho e serão ainda mais produtivos. O arquivamento de um documento digital, junto ao seu processo, propicia uma organização com menos tempo perdido na hora de encontrar esse documento.

Há várias ações relacionadas a como aumentar a produtividade em uma companhia. Para efetivá-las, é recomendado que haja um planejamento e uma boa comunicação com os colaboradores. Isso porque o engajamento contribui bastante para o rendimento de toda a equipe.

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Você sabe o que é fluxo de trabalho e como otimizá-lo?

Muita gente fala em fluxo de trabalho, também chamado de workflow, mas poucos sabem o que esse conceito efetivamente significa. Em boa parte dos casos, a compreensão abrange somente as atividades realizadas em uma empresa e sua sequência de execução. No entanto, a ideia é bem mais ampla.

Na verdade, ela tem relação com a eficiência operacional. Por isso, trabalhar o workflow requer a revisão dos processos empresariais para garantir o máximo desempenho por parte da equipe.

Nesse momento, você deve estar se perguntando: como fazer isso? É o que vamos mostrar neste post. Aqui, você verá qual é o conceito mais adequado e quais são as boas práticas com o objetivo de otimizar os processos no seu negócio.

Afinal, o que é fluxo de trabalho?

De maneira ampla, o fluxo de trabalho consiste em atividades realizadas no negócio a partir de um padrão repetível e sequencial. Todos os colaboradores podem estar inseridos nesse processo e cumprir diferentes etapas para alcançar determinado objetivo. Por isso, o workflow pode ser delineado a partir de um diagrama ou checklist.

Todas as ações executadas partem de um fluxo, mesmo que não sejam organizadas ou que inexista esse desenho dos processos. Um exemplo é a chegada de um pedido em estoque. A empresa recebe a carga, faz a inspeção, armazena os itens de maneira adequada e dá entrada no sistema. Conforme os itens são vendidos, são feitos registros de saída.

Perceba que o fluxo está conectado a diferentes pessoas responsáveis pelas ações e que garantem a sincronização das atividades. Determiná-lo de forma apropriada é uma maneira eficiente de implementar a padronização de processos e organizar o trabalho para que seja estruturado.

Isso pode ser feito a partir do mapeamento dos processos, que oferece visibilidade aos estágios executados e gargalos existentes. É o caso de perceber, por exemplo, a existência de várias tarefas manuais que poderiam ser automatizadas. Ao adotar novas tecnologias, nesse caso, você traz mais fluidez ao fluxo e, assim, aumenta a eficiência operacional, melhora a produtividade e garante bons resultados.

Dentro desse contexto, surgem os chamados business-driven workflow, isto é, fluxos de trabalho orientados pelo negócio. Isso significa que a solução adotada pode ser personalizada e adaptada, a fim de contar com equipes de alta performance. Para isso, é preciso considerar alguns aspectos:

  • agilizar os processos por meio da tecnologia e centralização dos dados;
  • integrar colaboradores e clientes a partir do compartilhamento de conteúdo e da informação desburocratizada;
  • ter uma visão ampla dos processos, com a geração de relatórios e dos status de trabalho;
  • digitalizar o conteúdo, para garantir acesso e armazenagem fáceis.

Como identificar falhas no processo?

As falhas e os gargalos são comuns nas organizações, por mais que a sua empresa esteja bem estruturada. Eles interferem de modo negativo no fluxo de atividades e precisam ser combatidos. Entre os exemplos mais comuns estão: erros de comunicação, tarefas perdidas, clientes insatisfeitos com prazos etc.

Essas situações são prejudiciais e atrapalham o funcionamento adequado do negócio. Portanto, precisam ser identificados para posterior eliminação. Como fazer isso? O ideal é desenvolver um bom workflow. Veja como!

Liste os recursos disponíveis

Um inventário bem elaborado é o primeiro passo na execução de um bom planejamento. Para isso, é preciso considerar:

  • tempo, como prazo da tarefa, quais outras atividades estão em andamento, se há período específico de entrega etc.;
  • recursos humanos, ou seja, os profissionais disponíveis, quais são suas especialidades, se já estão ocupados com outros projetos ou se estarão envolvidos no futuro;
  • material, a fim de identificar os equipamentos e softwares disponíveis, se é preciso algum item bruto ou adquirir outros ativos na execução do projeto;
  • capital, a fim de saber o dinheiro a ser empregado, se há uma reserva de emergências e qual é o retorno esperado para o investimento inicial.

Registre os processos e suas interdependências

A identificação dos recursos leva a essa outra etapa. A proposta é desenhar os passos da produção e sequenciá-los de forma cronológica. Ao mesmo tempo, verifique qual é o consumo dos recursos por parte de cada projeto. Revise a análise para evitar erros e garantir a melhor alocação possível.

Desenhe um mapa para guiar os processos

Os dois estágios anteriores são isolados até esse momento, mas o mapa ajuda a integrá-los e visualizá-los. Essa representação do fluxo é essencial para guiar as ações e garantir que todos a consultem quando for necessária alguma orientação.

Avalie os resultados

As falhas são identificadas tanto no momento da criação do fluxo quanto na análise dos dados obtidos com o tempo. Como o ambiente corporativo está em constante evolução, é preciso atentar às mudanças, que podem fazer com que determinado processo se torne desnecessário. É aí que entra a flexibilidade e a versatilidade, a fim de evitar os gargalos e garantir o máximo de eficiência.

Como otimizar o fluxo de trabalho?

O workflow sempre deve ser desenhado com o objetivo de simplificar a rotina operacional e aumentar a eficiência da empresa. Por isso, é essencial repensar os processos organizacionais, a fim de acompanhar o trabalho interno e assegurar a melhor qualidade possível nos resultados e nas entregas.

Essa medida pode ser conquistada de maneira simples, sem precisar de ferramentas robustas ou complicadas. Quer ver como? É só conferir as dicas a seguir.

Documente os processos

O mapa indicado no tópico anterior é uma ferramenta eficiente de visualizar as etapas executadas e evitar erros e retrabalhos. Compare seu negócio a uma linha de montagem, mesmo que sua empresa trabalhe com serviços, e não produtos. A ideia é apenas ter essa visão para listar os passos necessários a cada tarefa.

Adote a gestão de processos

Essa abordagem visa ao foco nos processos, que fazem parte dos resultados da empresa. O propósito é identificar cada uma das etapas, entender de que forma elas se relacionam e como são aprimoradas. Ao implementar a gestão de processos, alguns benefícios são conquistados. Entre eles estão:

  • integração das áreas;
  • aumento da produtividade;
  • redução dos custos;
  • elevação da robustez;
  • agregação de valor ao cliente;
  • ampliação da competitividade;

Para isso, é preciso fazer um diagnóstico apropriado dos processos organizacionais e preparar a equipe por meio de cursos e desenvolvimento de competências. Mais que isso, é fundamental monitorar os resultados para identificar a necessidade de ajustes e tornar as atividades mais flexíveis, a fim de que as demandas sejam atendidas.

Adote uma solução tecnológica

As ferramentas contribuem no sucesso da empreitada. O ideal é escolher uma que seja fácil de manusear e atenda a todas as suas necessidades. É o caso das plataformas de melhoria de processos, como a Sobix.

Essas soluções trabalham com o gerenciamento dos dados, a fim de acompanhar as solicitações e os atendimentos realizados durante o relacionamento com o cliente. Ao mesmo tempo, garantem uma análise segura dos dados e a maior integração dos colaboradores, medida que se reflete em eficiência e satisfação dos clientes.

Como isso acontece? A primeira base é a automação de processos. A plataforma facilita a interação com parceiros, clientes e colaboradores e, dessa forma, aumenta a eficiência operacional.

Você ainda coleta respostas de clientes a partir de formulários preconcebidos. As informações são analisadas e consolidadas em forma de estatísticas, para que sirvam de base na criação de workflows simples e rápidos.

Ao seguir essas dicas, o fluxo de trabalho é aprimorado e há menos ruído na comunicação e nos dados. Com uma plataforma de melhoria de processos, você ainda mede a qualidade do atendimento, adapta os processos e se mantém em constante evolução. A consequência é o aumento da vantagem competitiva, com um atendimento ágil e eficaz.

E você, acha que precisa revisar os fluxos de trabalho da sua empresa? Quais são os principais gargalos existentes? Como as dicas que passamos ajudarão a trazer mais eficiência para o negócio? Conte pra gente deixando seu comentário!