Takt time vs. cycle time: qual a diferença desses métodos?

Um bom gerenciamento de desempenho é essencial para que o negócio possa crescer e alcançar novos objetivos. É por isso que, entre outros aspectos, vale conhecer e explorar a comparação takt time vs. cycle time.

Esses dois conceitos são muito relevantes e ajudam a ter uma boa visão sobre a gestão de tempo no negócio. Ao saber como eles se diferenciam, é mais fácil compreender quando usar cada um corretamente.

Nesse sentido, veja a comparação de takt time vs. cycle time e entenda o que cada termo significa!

O que é takt time?

O takt time tem a ver não apenas com a estrutura interna, mas também com as demandas dos clientes. De forma simples, podemos dizer que ele representa o ritmo ideal de produção ou ações para atender à expectativa do mercado.

Ele é calculado pela seguinte fórmula:

Takt = tempo disponível / demanda de consumo

Digamos que durante 6 horas, um colaborador tem que processar 60 pedidos. Então, esse indicador é dado por:

Takt = 360 minutos / 60 pedidos

Takt = 6 minutos/ pedido

Na prática, significa que o profissional pode “gastar”, no máximo, 6 minutos por pedido. Acima disso, ocorrerão atrasos.

E o cycle time?

Já o cycle time representa o tempo necessário para fechar um ciclo, qualquer que seja ele. Na prática, é medido o quanto demora para uma ação ser executada, como a produção de um item, do começo ao fim. Imagine que a unidade de um produto começa a ser produzida na segunda-feira e é finalizada na quarta-feira. Nesse caso, o cycle time é de 2 dias.

Esse é um componente importante do lead time, que representa todo o período percorrido na cadeia de valor. Ele indica, por exemplo, a quantidade de horas ou dias entre um cliente fazer um pedido e a compra ser finalizada com a entrega.

Takt time vs. cycle time: como se diferenciam e se relacionam?

Ao pensar nesses dois conceitos, é possível notar que eles são diferentes em relação ao que medem. Enquanto o cycle time envolve o tempo efetivamente gasto em um processo, o takt time aborda o “ritmo” ideal — que tem a ver com a demanda do mercado, enquanto que o cycle time é uma métrica apenas interna.

Na comparação takt time vs. cycle time, a forma de medir também varia. O primeiro é calculado indiretamente, por meio de uma fórmula que considera o interesse e o tempo disponível. Já o cycle time pode ser medido com a mera ajuda de um cronômetro ou relógio.

Ao mesmo tempo em que seus conceitos apresentam características singulares, vale observar que esses indicadores guardam relação entre si. Idealmente, eles deveriam ser iguais, o que representa o equilíbrio entre capacidade e demanda. Portanto, são duas medidas que se complementam e que favorecem uma análise mais completa.

Por que é importante calculá-los?

O cálculo de ambos os indicadores é essencial para acompanhar melhor a performance da empresa. Ao conhecer os números, um takt menor que o cycle time representa que o negócio não tem sido produtivo o suficiente. De forma simples, é uma configuração que aponta que o time não é capaz de atender às necessidades de mercado.

Já um cycle time menor que o takt pode indicar que a empresa tem sido mais produtiva que o necessário. Isso não é necessariamente ruim, mas pode apontar para a ociosidade e para a importância de otimizar o uso dos recursos.

Ao considerar a comparação de takt time x cycle time, podemos notar que são duas medidas diferentes, mas relevantes e que se complementam. Por meio do acompanhamento frequente, será possível tomar boas decisões para o negócio.

Se quiser acompanhar todos os procedimentos com maior qualidade, veja quais são os melhores indicadores de desempenho de processos.

Lean Services: como aplicá-lo nos serviços de uma empresa?

Ter clientes satisfeitos deve ser um dos objetivos de um negócio de sucesso. Com a impressão positiva, é possível se posicionar melhor e até se diferenciar dos concorrentes. Entre as diversas soluções disponíveis, podemos destacar a ideia de Lean Services.

Em uma espécie de adaptação do modelo de produção, a metodologia garante que empresas do terceiro setor possam atender a certas necessidades. Mesmo dentro do negócio, com serviços prestados entre os setores, é possível aplicar e ter bons resultados.

Quer descobrir como colocar Lean Services em prática? Confira as nossas dicas e entenda de uma vez!

Afinal, qual é a definição dessa metodologia?

A abordagem enxuta para serviços envolve o atendimento das demandas dos clientes na prestação de atividades de interesse. A ideia é garantir a satisfação, com eficiência e qualidade.

Diferentemente da manufatura Lean, que depende de matérias-primas e processos, a proposta de Lean Services está ligada ao fator humano. Por isso, também é preciso considerar a necessidade de ter a atuação adequada dos colaboradores.

Quais são os pilares da proposta de Lean Services?

Para que essa ideia se concretize na empresa, ela deve seguir alguns pontos principais — que servem para apoiar a prática da metodologia e direcionam sobre o que deve receber prioridade. Na sequência, mostraremos quais são os aspectos mais importantes. Confira!

Resolução de problemas

Quando uma pessoa contrata um serviço, significa que deseja solucionar um problema. Por isso, um dos pilares dessa abordagem é a resolução completa de qualquer questão apresentada pelo cliente. Se alguém pretende viajar de um ponto a outro, por exemplo, cabe à companhia de transporte garantir que seus passageiros cheguem onde desejam.

Personalização de entrega

Outro ponto interessante é que é preciso oferecer exatamente o que a pessoa busca. A personalização tem a ver com atender a uma necessidade específica, mesmo que não haja customização completa. No próprio serviço de transportes, não há uma atuação totalmente personalizada para cada passageiro. No entanto, a entrega do que é esperado ocorre pela oferta de um trajeto que atende às exigências.

Valor para as prioridades

Mais que receber valor agregado, os consumidores querem que ele esteja presente no que eles mais valorizam. Se alguém escolhe uma companhia aérea low cost, por exemplo, a economia é a prioridade. Em um trajeto executivo, o conforto e o luxo ganham atenção.

Precisão quanto ao tempo

Também recomendamos conhecer o momento em que os indivíduos querem receber o serviço. A entrega de um pedido, por exemplo, deve ter o menor tempo possível, de modo a satisfazer a necessidade de agilidade dos clientes.

Economia de tempo

Inclusive, isso tem tudo a ver com a economia de tempo. A metodologia enxuta se relaciona ao uso adequado de recursos, e, no Lean Services, isso conversa com o período de espera. É essencial fazer com que as pessoas não percam tempo, como na fila de banco ou no atendimento de suporte.

Redução das decisões

Embora os clientes queiram escolher o que desejam, também não querem encarar mais decisões que o necessário. A ideia é garantir uma decisão fácil, prática e que se adapte às pessoas. Na hora de contratar um plano de telefonia, por exemplo, o ideal é que o consumidor não perca tempo com diversas decisões para ter o que precisa.

Como utilizar o método na sua empresa?

A ideia de Lean Services pode ser aplicada em negócios de diferentes ramos. Em relação às atividades, é comum ver essa abordagem em hospitais e clínicas, empresas de transportes, de finanças, de marketing e assim por diante.

Não existe uma fórmula universal, já que é preciso considerar as características e necessidades de cada caso. No entanto, convém começar pelo reconhecimento das expectativas dos clientes e da padronização de processos, a fim de ter um fluxo de valor eficiente e com qualidade.

A ajuda da tecnologia é fundamental nesse processo. Ao coletar e analisar grandes porções de dados, fica mais fácil compreender quais são os pontos de destaque e o que ainda precisa ser melhorado.

A ideia de Lean Services permite conquistar a confiança e a satisfação dos clientes — internos e externos. Por meio da implementação adequada, é possível consolidar bons resultados.

Para facilitar essa prática, explore 5 ferramentas Lean para a melhoria de processos!

Conheça 5 dicas sobre como otimizar a gestão de equipe de campo

Como otimizar a gestão de equipe de campo? Também conhecida como field service management, essa gestão refere-se ao acompanhamento da produtividade da equipe que trabalha externamente à empresa.

Sabemos que fazer esse trabalho não é algo simples, pois é preciso encontrar meios eficientes de gerir a equipe, capacitar os colaboradores e verificar o desempenho do projeto. Assim, para não cometer erros, é preciso traçar estratégias e fazer previsões.

Se você se interessou pelo tema, continue a leitura.

Entenda o conceito e a importância de otimizar a gestão da equipe de campo

A gestão de equipe de campo é o termo utilizado para gerenciar recursos externos à organização, incluindo funcionários e equipamentos. Esse gerenciamento é responsável por atribuir e agendar ordens de serviço, deslocar funcionários para suas atribuições, coletar dados do trabalho no local designado, pegar o feedback com o cliente e gerenciar o estoque dos produtos utilizados no atendimento.

Quando toda a operação ocorre dentro da empresa, é fácil fazer estabelecer essas diretrizes, mas quando as equipes são externas, a falta da gestão e controle podem ser cruciais para a manutenção da qualidade.

Assim, quem presta serviços externos sabe como é difícil fazer uma gestão de equipe de campo. Com a falta da presença física, os colaboradores podem fugir do planejamento ou ficar longos períodos ociosos por falta de supervisão. Por isso é tão importante planejar e prever as ações, criando uma gestão efetiva.

Confira 5 dicas de como otimizar a gestão de equipe de campo

Há várias estratégias que podem ser adotadas para facilitar a administração do pessoal e otimizar a realização do serviço e controle dos insumos utilizados. Veja as dicas.

1. Alinhe objetivos

Antes de gerir, de fato, a equipe, é preciso criar e alinhar objetivos e metas. Afinal, será por meio deles que o gestor cobrará os resultados. Além disso, uma boa gestão preza pela melhoria contínua, ou seja, os erros devem ser eliminados e não devem voltar a acontecer. Por isso, defina metas e objetivos claros e siga-os à risca.

2. Planeje a demanda

Antes de enviar a equipe para o serviço externo, é preciso planejar a demanda da maneira mais eficiente para a empresa. Isso significa que sazonalidades devem ser avaliadas, bem como o histórico de demandas. Assim, fica mais fácil mapear períodos com muitos pedidos, evitando momentos com equipes ociosas ou a necessidade de pagar horas extras pela alta dos pedidos.

3. Otimize rotas

O deslocamento da equipe também deve ser considerado como um fator de custo, por isso, caso a equipe passe muito tempo no trânsito ou dê muitas voltas para chegar ao local, será menos produtiva e aumentará os custos com o combustível, por exemplo.

Portanto, faça uma lista com os atendimentos e organize por regiões e prioridades. Além disso, tente evitar saídas ou chegadas no local em hora de pico de trânsito.

4. Compare custos e benefícios

Outro modo de fazer uma boa gestão é comparando os custos e benefícios. O gestor de campo deve ir além do controle das atividades e tempo de execução do serviço. Ele precisa avaliar a performance da equipe e verificar se ela está dando o máximo possível do seu potencial, assim, fica mais fácil otimizar as margens de lucro.

5. Gerencie melhor o tempo

O gestor deve gerenciar o tempo da equipe, estipulando metas de conclusão de serviço. Certamente, em algumas situações, essas metas não poderão ser alcançadas por motivos alheios, mas é importante definir quanto tempo uma equipe gasta para fazer cada serviço. Isso ajudará, inclusive, a empresa a cobrar melhor pelo seu trabalho.

Conheça softwares que facilitam essa gestão

Atualmente, já existem softwares que ajudam na coleta, armazenamento e fluxo de dados. Esses sistemas auxiliam gestores a prever demandas e planejar serviços, armazenando todo conteúdo em um só lugar. Dessa forma, tanto o responsável quanto a equipe externa poderão acompanhar o desenvolvimento das atividades.

Viu como otimizar a gestão de equipe de campo? Basta utilizar a organização e a tecnologia ao seu favor. A Sobix é uma ferramenta que oferece uma solução completa para o gerenciamento de processos, inclusive os externos. Quer conhecer melhor o nosso software? Então, acesse o site.

Conheça os benefícios da automação de atendimento ao cliente

A automação de atendimento aos clientes é o futuro das empresas que desejam se diferenciar no mercado. O setor de atendimento é a parte estratégica das marcas, pois é por meio dele que os consumidores tiram dúvidas, fazem reclamações e realizam compras.

Por isso, atualmente, quanto mais canais de comunicação o cliente tiver para conversar com as marcas, melhor. Mas como oferecer esse atendimento de qualidade, 24 horas por dia, 7 dias por semana? Nesse cenário, a automação surge como uma excelente opção.

Quer entender melhor como uma automação funciona e quais os benefícios dela? Veja o texto completo!

O que é automação de atendimento ao cliente?

A automação é um sistema que funciona de modo automático, em que controles e comandos são predefinidos para funcionar sem mediações e interferências humanas.

No caso do atendimento, esse tipo de inovação pode ser verificada quando chatbots são configurados para iniciar um atendimento via inbox ou quando mensagens são configuradas para enviar e-mails padronizados ou saudações de boas vindas no Instagram, por exemplo.

Com clientes cada vez mais exigentes e informados, esse processo se torna importante, pois ele deixa o trabalho mais dinâmico, produtivo e eficiente. O diagnóstico da Automação no Brasil, divulgado em 2017, mostrou como o uso de automações está presente na rotina dos usuários e como as empresas já estão se adaptando a essas mudanças.

Pensar na experiência do consumidor é fundamental para melhorar sua satisfação, e uma das opções é investir no atendimento. Os consumidores já utilizam motores de busca para fazer pesquisas e aplicativos de autosserviço para serem atendidos, então, é natural que eles procurem por empresas que automatizam seu processo de atendimento.

Quais os benefícios dessa automação?

Por meio da automação, é possível melhorar a experiência e satisfação do consumidor, diversificar os canais de atendimento e diferenciar níveis de serviço, dando mais atenção às demandas urgentes e normatizando os contatos iniciais.

A modernização e adaptação do grande público à internet contribuíram para a necessidade de organização, agilidade, aumento de produtividade e integração nas empresas, sem excluir as possibilidades de minimização de riscos.

Confira outros benefícios.

Aumento da satisfação

Ao automatizar o atendimento, é possível resolver uma série de dúvidas e questionamentos sem a necessidade de contato humano. Os clientes costumam entrar em contato via mensagens para saber prazos de entregas, informações de preços de produtos e serviços e até horário de funcionamento.

Todas essas informações são bem simples de serem automatizadas, e, com apenas alguns comandos, o usuário pode receber todos esses dados de forma rápida e completa.

Redução de custos e de tempo

Um dos grandes benefícios da automação é a possibilidade de reduzir custos e tempo de atendimento. Manter grandes equipes para o atendimento é custoso para empresa e, normalmente, demanda mais tempo na resolução dos problemas, afinal, os colaboradores precisam elencar ordens de prioridade para solucionar os questionamentos.

A automação demanda um investimento inicial em software, mas, depois, esse valor investido volta em redução de custos e otimização de processos. Além disso, é inviável manter uma equipe de atendimento aos finais de semana, por exemplo. Mas utilizando a automação, mesmo que o problema não seja resolvido por completo, o cliente já tem um feedback de que sua situação será analisada.

Visão integrada

A automação permite que sejam criados fluxos de informação nos projetos, e que eles possam ser revistos e melhorados a partir dos feedbacks dos usuários. Assim, o gestor tem uma visão integrada de todos os fluxos de automação e identifica quais são aqueles que apresentam gargalos ou falhas.

Além disso, a automação também pode ser ampliada para outros setores, facilitando os processos de venda, logística e capacitação dos funcionários. Essa integração também facilita que problemas sejam antecipados e criadas soluções estratégicas, caso eles se concretizem.

Padronização de atendimento

É muito importante que as empresas possuam padrões e protocolos de atendimento. Grandes marcas entendem essa demanda e utilizam a mesma linguagem em todo canal de comunicação, prezando pelo profissionalismo.

Assim, manter essa padronização e normatização é mais fácil com a automação. O responsável pode criar protocolos de linguagem que poderão ser modificados e melhorados com as necessidades pontuais.

Aumento de produtividade

Imagine que a equipe responsável pelo atendimento realize 50 contatos diariamente com os clientes. Se de todos esses contatos, 30 são relativos a prazo de entrega, 10 são sobre questionamento de serviços e 10 contatos são de reclamações diretas, os colaboradores precisarão elencar ordem de prioridades no atendimento.

Ao escolher atender primeiro as reclamações, que possuem mais gravidade, eles estão deixando de lado 40 clientes que também precisam de atenção, mas que uma simples informação automatizada resolveria.

Assim, por meio da automação do atendimento, a equipe responsável por essa área poderá concentrar seus esforços em outras demandas mais estratégicas e se tornar mais produtiva. Há trabalhos operacionais que podem ser agilizados a partir do uso de ferramentas específicas, além de oferecer relatórios e análises mais apurados do que o trabalho humano.

Junção de otimização com humanização

Alguns gestores acreditam que com a automação perde-se a capacidade de humanização do atendimento. Mas os desenvolvimentos tecnológicos, como a inteligência artificial, vêm provando que é possível unir as duas coisas.

Como dissemos, é possível programar o contato de forma padronizada, mas sem perder a pessoalidade e o tom do contato humano. Além disso, é importante explicar para o cliente que aquela conversa é automatizada, mas que é possível entrar em contato com um profissional, caso o problema não seja resolvido ou a pessoa apresente dificuldade em se expressar.

Como uma ferramenta pode auxiliar nesse processo?

Automatizar é elevar a eficiência da empresa, permitindo que processos sejam otimizados e os fluxos de trabalho, mais ágeis. Portanto, podemos perceber que a automação de atendimento é um processo que tenta conectar áreas importantes de um negócio sem que ele perca tempo com trabalhos manuais.

Para facilitar essa mudança, contratar uma ferramenta de gestão de processos pode ser a solução. O Sobix é uma ferramenta completa que melhora o tempo de atendimento de demandas e organiza a comunicação entre setores e também com os clientes. Por meio dessa inovação, a sua empresa poderá eliminar processos realizados em papel, planilhas e e-mails, centralizando setores e facilitando o controle.

Quer saber mais sobre a automação de atendimento e como ela pode ajudá-lo? Conheça nossos cases de sucesso com as cooperativas!

Mapeamento do fluxo de valor: fique por dentro das suas vantagens

O Value Stream Mapping (VSM), também conhecido como mapeamento do fluxo de valor, pode ser definido como um conjunto de processos necessários para se ter um serviço ou produto. Ele é um sistema que pode ser implementado na manufatura, cadeia de suprimentos e logísticas, engenharia, serviços e até na área da saúde.

Esse mapeamento é exemplificado em um diagrama que mostra como é o fluxo de materiais e informações, demonstrando todas as etapas envolvidas no processo, e visa a identificação de oportunidades de melhorias e a redução de desperdícios.

Essa ferramenta faz parte da filosofia de gerenciamento Lean Manufacturing, em que as empresas utilizam fundamentos de produção enxuta aliados aos programas Seis Sigma. Se você ficou interessado neste tema, continue lendo este conteúdo!

O que é um mapeamento do fluxo de valor?

Antes de implementar qualquer mudança ou melhoria, o primeiro passo é escolher um produto e realizar um mapeamento do fluxo de valor. Esse método baseia-se na criação de um fluxograma para detalhar todos os processos de fabricação, sendo capaz de criar metodologias mais enxutas.

Esse mapeamento também utiliza sistema de símbolos, representando atividades e fluxos de informação. O VSM tem muitas vantagens, mas a principal delas é a eliminação de desperdícios, uma vez que os itens são mapeados de acordo com sua agregação de valor do ponto de vista do cliente.

Para construir um bom mapa é preciso coletar informações como: tempo de processo, número de pessoas envolvidas, índice de rejeição, disponibilidade e metas a serem atingidas.

Quais as vantagens de utilizar VSM nos processos?

Diferentemente dos mapas tradicionais (que priorizam a separação de processos de maneira individualizada), um mapeamento do fluxo de valor leva em consideração o fluxo de informações e materiais envolvidos de forma global.

Veja algumas vantagens!

Identificação de processos-chave

Ao implementar o VSM nas estratégias, é possível identificar processos-chave de toda a produção. Em uma indústria, por exemplo, há diferenças na capacidade de produção de cada tipo de operação. Portanto, ao criar o mapa do fluxo de valor, será mais fácil encontrar processos mais críticos e identificar quais são os impactos disso. As informações ainda dão subsídios para gerenciar setores de forma mais eficaz.

Redução de desperdícios

O mapeamento do fluxo de valor também contribui para a redução de desperdícios da empresa. Ele possibilita que sejam identificadas atividades que compõem o negócio, mas que não agregam valor ao que está sendo produzido. Dessa forma, é possível eliminar fases e processos, trazendo mais produtividade e, consequentemente, reduzindo desperdícios de tempo e materiais.

Implementação da cultura Lean

Utilizando a cultura Lean, o VSM traz de forma mais clara opções de melhorias na empresa. É preciso, contudo, entender a situação atual para, então, propor melhorias a curto, médio e longo prazo. Por isso, o mapeamento não deve ter muitos detalhes de processos individuais, pois perderá sua capacidade de apurar fluxos de maneira global, nem deve propor melhorias que ultrapassem os seis meses, pois imobiliza o time para ações imediatas.

Como aplicar o mapeamento do fluxo de valor nas empresas?

Para implementar essa ferramenta é preciso seguir alguns passos. Primeiramente, deve-se escolher o produto e, depois, começar a traçar o seu mapa. Mas é importante que o fluxo seja criado de forma completa e sistêmica, sem suposições ou impressões. Se for preciso, se desloque até o setor, contabilize, cronometre e estime valores reais, para que o fluxo seja fidedigno com a realidade.

Para que o processo seja mais rápido, faça um esboço do VSM a lápis com os principais itens e, somente depois, utilize softwares de desenhos. É importante também percorrer o fluxo de valor no sentido inverso. Assim, alguns itens podem ficar mais claros e significativos. Finalmente, não pare de questionar os motivos pelos quais os processos existem e continue nessa busca até chegar à sua base.

Podemos concluir que o mapeamento do fluxo de valor é fundamental para as empresas que desejam reduzir desperdícios e estimular uma cultura Lean entre seus colaboradores.

Além disso, também é preciso que as organizações estejam atentas aos desenvolvimentos tecnológicos, como as automações. Sua empresa já está preparada para isso? Confira no nosso post blog os motivos pelos quais você não pode deixar de investir nisso!

Saiba como utilizar o ciclo DMAIC para melhoria dos processos

Muitos gestores estão satisfeitos com a qualidade geral dos seus processos, mas visualizam diversas oportunidades de melhoria, para que a produtividade e a rentabilidade do negócio possam crescer ainda mais. O ciclo DMAIC é uma ferramenta utilizada justamente para otimizar as rotinas empresariais.

Isso porque ele pode ser aplicado sempre que houver um problema específico ou necessidades de melhoria, a fim de que os processos fluam com agilidade. Por meio de cinco etapas bem definidas, é possível conduzir os procedimentos de forma prática. Sem mais demora, vamos conhecer o conceito e seus benefícios!

O que é o ciclo DMAIC?

O DMAIC é uma metodologia de gestão estruturada para a análise e combate dos problemas, além da geração de novas oportunidades. Ela tem como principal foco a identificação de causas de deficiências nos processos e obtenção de soluções duradouras de melhorias.

Assim, ela constitui um passo a passo intuitivo e valioso para que os profissionais consigam solucionar definitivamente um determinado problema. Sua utilização mais recorrente é na otimização de processos em projetos que utilizem a metodologia conhecida como Seis Sigma.

Contudo, sua aplicação não se resume, unicamente, a esse tipo de projeto. A boa notícia é que possível utilizar a ferramenta em quaisquer situações nas quais sua empresa deseje implantar melhorias significativas. Além disso, a sigla se refere a cinco passos bem definidos: definir, medir, analisar, melhorar e controlar.

Cada uma dessas etapas deve ser executada na ordem apresentada. Se, ao final do ciclo, o resultado esperado ainda não for alcançado, é possível reiniciar e realizar ajustes. Os procedimentos devem ser repetidos até que a melhoria seja agregada à cultura organizacional do seu negócio.

Como funciona o DMAIC?

Agora que conhecemos o conceito e o significado da sigla, é hora de apresentar cada passo do DMAIC e como cada um deles impacta o negócio.

Definir (D)

A primeira etapa é definir as oportunidades, o escopo do projeto, seus objetivos e os participantes diretos. De modo geral, esse passo é aquele no qual é estabelecido o que exatamente será feito (a execução) e o resultado esperado ao final dos procedimentos.

Uma dica valiosa, nesse momento, é refletir e reunir a equipe para que ideias surjam com mais facilidade. Ao ouvir todos os responsáveis, os gestores garantem que as melhorias se concentrem em mudanças realmente viáveis e relevantes para o negócio. O brainstorming é uma ótima medida para extrair insights em grupo.

Medir (M)

Aqui, o principal objetivo é recolher dados e informações para analisar e avaliar o cenário atual de forma embasada. É interessante que ferramentas quantitativas e estatísticas sejam aplicadas nessa etapa para garantir metas mais precisas, de acordo com a realidade do negócio.

Além disso, ferramentas como o Diagrama de Ishikawa e a matriz GUT são importantes para que sua empresa consiga comparar o cenário atual, no início do projeto, com os resultados efetivamente obtidos.

Analisar (A)

O importante, nessa etapa, é identificar a principal causa do problema. Quando analisamos um determinado processo, várias explicações são consideradas, mas a chave para o sucesso total é priorizar e validar a causa raiz do problema tratado.

Como resultado dessa análise, os profissionais podem esperar que oportunidades de melhoria sejam estabelecidas. Utilizar uma técnica como aquela conhecida como 5 Porquês, na qual os participantes consideram cinco principais respostas para um problema, é uma ótima medida para engajar os colaboradores na solução.

Melhorar (I, do inglês improve)

Aqui, chega o momento de utilizar as oportunidades de melhoria identificadas na etapa anterior. Para conseguir isso, o primeiro passo é a identificação de possíveis soluções para corrigir e evitar novas ocorrências da causa raiz do problema.

Em seguida, é uma ótima ideia testar as hipóteses levantadas, para descobrir se cada solução sugerida é bem-sucedida. Caso não seja o caso, a estratégia deve ser repensada e o planejamento deve ser reiniciado. Porém, caso o resultado do teste seja promissor, é o momento ideal para implementar a ação.

Contudo, é possível que, nessa etapa, sejam encontradas várias soluções. Não é preciso que todas sejam devidamente testadas e implementadas — nesse caso, algumas delas podem ser registradas para que sejam utilizadas em outras situações, no futuro. Podemos resumir as principais ações desse passo:

  • identificar e desenvolver soluções para um determinado problema;
  • focar nas soluções mais simples de serem implementadas no primeiro momento;
  • testar soluções;
  • criar um plano de ação;
  • implementar as melhorias.

Como você pode ver, mencionamos a criação de um plano de ação. Para essa etapa, uma ferramenta como a 5W2H pode ser utilizada. Ela envolve sete perguntas, sendo que as cinco primeiras se iniciam com a letra W e as duas últimas com H. Assim, temos:

  • who (quem?);
  • what (o que?);
  • when (quando?);
  • where (onde?);
  • why (por quê?).

Já os dois últimos caracteres, iniciados com a letra H, se referem a:

  • how (como?);
  • how much (quanto custa?).

Controlar (C)

O foco da etapa final é controlar as atividades do plano de ação para que ele se mantenha no rumo estabelecido pela companhia. Para conseguir isso, é essencial determinar alguns critérios específicos, como checklists, metas e estatísticas, para municiar os gestores com informação relevante.

Desse modo, será mais fácil monitorar todo o processo e garantir a implementação adequada daquilo que foi delineado pelas estratégias. É preciso verificar, também, o desempenho do plano de ação, a fim de garantir que os resultados desejáveis sejam alcançados.

A ideia que deve permear o final do ciclo é a de busca por melhoria contínua. O autor Alaércio Nicoletti Junior, em seu livro “Introdução ao Lean Seis Sigma”, aconselha um acompanhamento dos indicadores, nessa etapa, por, pelo menos, 3 meses para garantir a eficácia das ações.

Quais são seus benefícios?

Aumento de rentabilidade e produtividade

É importante notar que quando as empresas otimizam suas atividades por meio do ciclo DMAIC, o nível geral de produtividade é aumentado dentro do negócio. Com elevação significativa nesse quesito, os processos são concluídos com menos defeitos — o que leva ao aumento de receita.

Redução de custos

Os benefícios financeiros não se resumem ao aumento de rentabilidade. Como o ciclo DMAIC se relaciona à metodologia Lean Six Sigma, há a preocupação de garantir que os desperdícios sejam efetivamente mitigados.

Dessa forma, o ciclo ajuda a reduzir a quantidade de tempo destinada a cada tarefa e combate os focos de desperdício, o que garante um maior controle dos recursos financeiros.

Padronização e conclusão de projetos no prazo

O ciclo DMAIC trabalha na padronização da condução das melhorias, garantindo que os esforços sejam concentrados na solução efetiva dos problemas. Por meio da utilização do passo a passo, o foco é estabelecido na causa raiz, o que aumenta a probabilidade de resolução.

Melhoria nas habilidades de comunicação

Um desafio recorrente nos projetos de melhoria é que as partes envolvidas podem apresentar opiniões diferentes sobre o que significa uma solução bem-sucedida. Assim, conseguir que a equipe esteja alinhada é um dos grandes desafios enfrentados.

Alguns projetos, inclusive, costumam incluir um exercício conhecido como Voz do Cliente na primeira etapa, a de definição. Fica mais fácil garantir que os produtos e serviços desenvolvidos estejam direcionados para as necessidades dos consumidores.

Assim, é possível garantir que não só os profissionais da empresa estejam alinhados aos objetivos, mas também captar a voz daqueles que realmente receberão os serviços — ou seja, os clientes. O ciclo DMAIC surge, portanto, como uma ferramenta robusta para orientar todas as fases dos processos.

E aí, curtiu o artigo e quer continuar lendo mais sobre ferramentas destinadas à otimização de processos? Então, aproveite a visita e confira, agora mesmo, o nosso post sobre o ciclo PDCA!

Afinal, como reduzir o lead time para ter mais sucesso na indústria?

Um grande problema dos negócios, atualmente, é controlar o seu ciclo de produção, que vai desde a solicitação de compra por um cliente até a entrega do produto. O termo que define isso se chama lead time, que é o tempo de aprovisionamento entre o início e o fim de uma atividade.

A redução de lead time pode ser difícil para as empresas, mas é preciso garantir a diminuição desse índice para que haja melhora produtiva e estabilidade dos processos. Como esse tempo é ligado aos meios produtivos, em um fábrica, por exemplo, atrasos e falhas logísticas prejudicam a eficiência e impactam diretamente nos setores financeiro e industrial.

Dessa forma, preparamos este post para que você saiba como reduzir o lead time e alcançar o sucesso. Continue lendo!

O que é lead time?

O lead time se relaciona ao período temporal que ocorre entre a chegada de um pedido e a entrega da mercadoria ao cliente. Pelo conceito, sua teoria é bem simples, no entanto, esse é um ponto de vista menor do entendimento desse indicador, uma vez que ele pode proporcionar uma visualização mais abrangente do cenário.

A questão é bem simples: quanto maior a redução de lead time, melhor. O que gera muitas dúvidas é o que fazer para diminuí-lo. Garantir altos níveis de produção e estoque na indústria pode ser uma solução, mas nem sempre é a mais interessante, visto que isso aumenta custos. Além disso, esse caminho não reduz o indicador, mas sim o panorama que o cliente tem sobre ele.

Sendo assim, uma descrição mais extensa do lead time é o período despendido pelo sistema de produção para que uma matéria-prima seja convertida em mercadoria finalizada. Ou seja, é o tempo de aprovisionamento, que alcança variados aspectos da relação entre os fornecedores e o abastecimento da organização.

Por que ele é importante?

O lead time é importante para os negócios porque a meta é sempre o diminuir. Assim, esse conceito pode ser utilizado para fundamentar o planejamento organizacional. É a situação, por exemplo, do setor de compras, em que todos precisam saber qual é o tempo necessário entre a aquisição de insumos, expedição de pedidos e disposição do material para uso.

Em relação à produção, a redução de lead time deve ficar entre o período compreendido de fabricação (do início ao fim) e a próxima etapa. Dessa forma, fica nítido que são diversos os fatores que determinam o sucesso de um negócio.

Outro ponto a elencar é o fato de o lead time ser um desafio para evitar o aborrecimento do cliente. Melhor dizendo: ele jamais deve ser mais alto do que o consumidor está disposto a esperar.

Como calcular o lead time?

Para realizar o cálculo do lead time, é preciso considerar alguns fatores. Veja, a seguir, quais são.

Enumere os produtos exigidos para o trabalho estipulado

Os componentes necessários para instalações e reparos precisam ser levados em consideração nesse momento, além das matérias-primas utilizadas no processo de fabricação.

Descubra o tempo correto para a aquisição de cada item

Essa condição necessita dos fornecedores e outras questões, como a distância. Para você entender melhor, imagine se o fornecedor de algum insumo estiver situado em outro estado. A chegada dos itens pode demorar 4 dias ou mais. Lembre-se de pesquisar se o parceiro atua unicamente em dias de semana, já que, nesse caso, é preciso retirar o final de semana do cálculo.

Opte pelo elemento com o maior prazo de entrega

Os itens apurados anteriormente precisam servir como base, e você deve utilizar aquele que disponibilizar o maior prazo. Assim, anote o tempo que levará para receber o material. Adicione um dia à contagem, caso sua indústria conte com inventário de matérias-primas ou mercadorias.

Determine a quantidade de dias/horas para a conclusão do produto/serviço

O período de fabricação do item ou do término do serviço precisa ser sempre considerado. Agregue finais de semana e possibilidade de ocorrerem atrasos, consertos em equipamentos ou falta de colaboradores nesse processo.

Adicione o ciclo de espera para receber as mercadorias

Esse acréscimo precisa ser feito considerado o tempo para a fabricação ou para conseguir que seu time de colaboradores prepare os itens para a criação. A soma de tudo isso será considerada o seu lead time.

Como promover a redução de lead time?

Agilidade é uma palavra fundamental na rotina de qualquer setor industrial. É difícil dissociar um bom resultado de ideias como just in time, tomada rápida de decisões e aproveitamento do tempo. Confira, a seguir, algumas ações a se tomar para reduzir o tempo do lead time no seu negócio.

Identifique ocorrências de gasto de tempo

O hábito de produção pode estimular improvisos que acabam comprometendo a produtividade da sua indústria. Métodos ultrapassados e burocráticos, por exemplo, podem fazer com que seus colaboradores gastem tempo demais para concluir atividades simples, como relatórios e solicitações.

Da mesma maneira, uma sequência lógica de localização de mercadorias no seu estoque pode amenizar a distância percorrida pelo funcionário para separar uma solicitação da produção. Por isso, é importante identificar essas falhas para promover a otimização de seus processos produtivos.

Crie um padrão

O improviso é um dos grandes vilões quando o assunto é produtividade. A determinação clara dos processos e procedimentos é essencial porque ela é criada por meio de uma visão sistêmica. Ou seja, em vez de considerar cada atividade de modo único, elas são pensadas em relação ao impacto que podem provocar em outras tarefas.

Invista em tecnologia

Diversos processos e atividades padronizados podem ser automatizados. Isso pode abranger desde um simples lançamento de uma nota eletrônica até o mais difícil procedimento de manufatura.

Em contrapartida, um mecanismo ultrapassado, que obrigue os funcionários a efetuarem trabalhos manuais, é o motivo de maior interferência no lead time — notadamente porque permite monitorar os seus processos e disponibiliza dados interessantes sobre os gargalos que lesam a produtividade.

Enfim, a redução de lead time depende da melhoria dos processos de manufatura. No entanto, o planejamento do modelo produtivo é o alicerce para alcançar essa otimização de desempenho. Nesse particular, é fundamental contar com um sistema eficiente e que disponibilize ferramentas adequadas para a gestão do negócio. A Sobix é especializada nisso, e a nossa plataforma é fundamental para a gestão completa dos seus processos!

E aí, gostou deste post? Que tal conhecer nossas soluções? Entre em contato conosco!

Entenda já o conceito de Lean Office e como pode ajudar o escritório

Você já deve ter ouvido falar do método Lean de produção e de como ele já ajudou algumas das maiores empresas do mercado. O que talvez não saiba é que ele não precisa se restringir ao chão de fábrica — e o conceito de Lean Office surge para provar que isso é verdade.

De forma simples, a metodologia pode ser definida como “escritório enxuto”. Ela nada mais é do que a aplicação da filosofia Lean ao ambiente do escritório, de modo a garantir os melhores resultados para esse espaço. Ela utiliza a prática de grandes indústrias — como a Toyota, que fez a primeira implementação — para o espaço administrativo das empresas.

A seguir, apresentamos melhor esse conceito de Lean Office e tudo o que ele pode trazer para o estabelecimento. Confira e aprenda como implementar a ideia!

Quais são as vantagens da proposta?

Tornar o local mais enxuto traz diversos benefícios para o ambiente de trabalho. Isso é ótimo para atender às novas necessidades do mercado, que, dinâmico como é, exige flexibilidade e bons resultados.

Primeiramente, é possível diminuir os custos, os retrabalhos e os desperdícios — tudo isso, sem afetar a qualidade. Além disso, é um ótimo meio de otimizar o tempo, já que agiliza operações e faz com que o negócio tenha menos burocracia e mais produtividade.

Não menos importante, é algo que aumenta o controle das etapas e favorece a solução de problemas. No fim, a tomada de decisão é favorecida.

Como implementar o conceito de Lean Office?

O Lean Office deve ser colocado em prática de forma estruturada, pois somente assim é possível deixar o ambiente enxuto, funcional e com qualidade. Já que acertar nessa etapa é indispensável, separamos algumas dicas para que tudo saia como o desejado. Confira!

Defina métricas e objetivos

Ter expectativas alinhadas é essencial para que o processo aconteça da maneira ideal. Portanto, indicamos partir da definição de métricas e objetivos. Estabeleça indicadores, como o nível de produtividade ou a taxa de redução dos custos.

Além disso, estipule os objetivos. Especifique quais são os patamares que pontuarão o sucesso da estratégia e o que se deseja obter com essa implementação.

Utilize o método 5S

Definiu quais são os resultados e as formas de medi-los? Ótimo, agora é a hora de colocar a mão na massa! Há muitas ferramentas que auxiliam a implementação e, entre elas, está o método 5S.

Ele se baseia em 5 princípios. São eles:

●    senso de utilização (seiri);

●    senso de ordenação (seiton);

●    senso de limpeza (seiso);

●    senso de higiene e saúde (seiketsu);

●    senso de autodisciplina (shitsuke).

Ao implementar medidas (como o aumento da ergonomia, diminuição dos desperdícios e limpeza do espaço) é possível consolidar os princípios Lean. Portanto, o ideal é adotar o método de maneira estruturada, com reconhecimento das situações e proposição de ações.

Promova integração e comunicação

Para que tudo saia conforme o desejado, é essencial que o Lean Office seja implementado a partir de mudanças consistentes e integradas. Não basta transformar uma parte do escritório e deixar que outra fique sem as modificações necessárias.

Ao mesmo tempo, não existe integração verdadeira sem comunicação. Por isso, a implementação deve ter o apoio de canais que favoreçam o fluxo de informações. Por meio da troca de dados entre os diversos profissionais e setores, fica mais fácil chegar a uma configuração enxuta.

Padronize os processos

Para que ninguém tenha que perder tempo pensando no que ou como fazer uma tarefa, vale padronizar os processos. Inclusive, é um ótimo jeito de evitar retrabalhos e manter a consistência de atuação.

Nesse caso, especifique diretrizes e garanta que todos saibam sobre elas. Além disso, é essencial recorrer à tecnologia. Por meio da automação de certos processos, dá para aumentar a confiabilidade e conquistar o melhor desempenho para o negócio.

Não se esqueça de que todas essas etapas devem ser executadas de maneira estruturada. Ter boas ferramentas é o caminho para que, enfim, a implementação seja bem-sucedida.

O conceito de Lean Office já é explorado por escritórios que desejam ter dinamismo e flexibilidade. Ao colocar a metodologia em prática do jeito certo, é possível aumentar a eficiência e se destacar no mercado.

Nos comentários, diga quais são suas impressões sobre o método enxuto e aproveite para debater com outras pessoas!

Como otimizar o fluxo de informação de uma empresa? (Bônus: Ferramenta SIPOC)

O fluxo de informação de uma empresa não deve acontecer de forma aleatória. Se esse é o caso do seu negócio, saiba que ele precisa ser modificado. Afinal, por meio dele é possível coletar dados relevantes que ajudam a aperfeiçoar as tomadas de decisão e que podem levar seu empreendimento a um patamar mais elevado.

Para entender melhor esse cenário, explicamos neste post o que é o fluxo de informações, sua importância, os problemas enfrentados pelas organizações e dicas para otimizá-lo. Acompanhe!

O fluxo de informação de uma empresa e sua importância

O fluxo se refere aos processos realizados para o compartilhamento de informações na empresa. Abrange emissor, receptor e mensagem, sendo que esses papéis podem ser ocupados por colaboradores, gestores, clientes e outras pessoas. Por trabalhar com o ativo mais importante das organizações, esse aspecto é de fundamental importância para o negócio.

Por meio do fluxo de informações, a empresa conquista vantagem competitiva. Isso acontece porque os dados coletados ajudam a interpretar o cenário atual do negócio e a identificar tendências. Com isso, você toma decisões mais acertadas e que ajudarão a alcançar o sucesso.

É o caso de perceber mudanças no comportamento dos clientes. Ao notar uma queda nas vendas da loja física, você utiliza esse dado e o analisa junto a outros, chegando à conclusão, por exemplo, de que precisa investir mais no e-commerce. Ainda é possível descobrir:

  • se determinado produto é bem-aceito pelos consumidores;
  • quais promoções chamam mais atenção dos clientes;
  • quais são os gargalos existentes e que prejudicam os resultados.

Além disso, o fluxo fluido é fundamental para o compartilhamento de informações empresariais, por exemplo, objetivos estratégicos a serem alcançados. Ao repassar esse propósito a todos, você aumenta a chance de engajamento e motivação, já que todos sabem o que devem perseguir e o que a companhia espera deles.

Os problemas enfrentados por falha de comunicação

O emissor precisa se assegurar de que a informação foi compreendida de forma correta para evitar os problemas derivados da falha de comunicação. Quando essa recomendação é ignorada, dois principais problemas surgem.

O primeiro deles é o aumento de custos com retrabalhos. Esse é um dos grandes vilões dos resultados organizacionais e gera impactos negativos significativos, porque:

  • exige alocação de mão de obra para refazer o trabalho;
  • implica gastos elevados devido à designação dos profissionais e uso de novos recursos;
  • gera perda da qualidade, porque o pedido teve que ser refeito e isso pode ocasionar problemas em outras etapas;
  • gasto de tempo por conta das correções necessárias.

O aumento de custos com retrabalhos também gera o segundo problema enfrentado por falha de comunicação: a insatisfação dos clientes. Essa situação costuma levar a atrasos e até mesmo prejudicar o relacionamento entre empresa e usuários. Além disso, torna-se mais difícil ultrapassar os obstáculos para o consumidor rever essa opinião.

Dicas para otimizar o fluxo de informação do seu negócio

A comunicação fluida e eficiente depende da aplicação de boas práticas. Assim, ela contribui para a execução dos fluxos de trabalho. O que fazer para alcançar esse patamar? Listamos algumas dicas a seguir.

Mapeie os processos

A identificação das atividades realizadas na empresa é essencial para saber como as tarefas e os setores estão interconectados. Faça o mapeamento de processos e diagnostique todos eles, por exemplo: contas a pagar e a receber, controle do estoque, pedido do cliente etc.

A partir disso, veja se há etapas desnecessárias e gargalos. Assim, você padroniza o trabalho, aumenta o controle sobre as atividades e otimiza as ações executadas.

Uma ferramenta muito útil no mapeamento de um processo é a SIPOC.

SIPOC é uma abreviação de:

Suppliers (Fornecedores) / Inputs (Entradas) / Process (Processo) / Outputs (Saídas) / Customer (Clientes)

Sua função é identificar, para cada etapa ou atividade de um processo:

  • Supplier (Origens): são os fornecedores do processo, ou seja, aqueles que são responsáveis por disponibilizarem as entradas do processo.
  • Input (Entradas): são as entradas do processo, ou seja, tudo que entra no processo de uma forma e sofre uma modificação para ser  transformado em saída.
  • Process (Etapas): é o processo que está sendo analisado no SIPOC.
  • Output (Saídas): são as saídas do processo, ou seja, tudo o que sai do processo após sofrer uma modificação.
  • Customer (Destino): é o cliente do processo, ou seja, o beneficiado com a realização daquele processo.

Diferentemente de fluxogramas complexos, o SIPOC permite uma rápida e fácil compreensão do processo como um todo e de como as pessoas interagem para alcançar os objetivos daquele processo.

Como exemplo, citamos alguns passos que compõem um processo de Compras de Materiais:

  • A Área de Produção Inicia uma Requisição de Compras;
  • A Área de Suprimentos realiza uma Cotação;
  • Após negociar e escolher o fornecedor, a Área de Suprimentos emite uma Ordem de Compra;
  • A Área de Suprimentos recebe a mercadoria,
  • A Área Solicitante valida a mercadoria recebida e Encerra a Requisição de Compra;

Esta sequência pode ser representada através do seguinte quadro:

Dentre as informações que compõem o SIPOC, temos para cada etapa:

  1. Qual é o objetivo de cada etapa?
  2. Quem são os responsáveis por cada atividade?
  3. Quais são as entradas (insumos), e por quem são fornecidos?
  4. Quais são as saídas desta etapa, e para quem são entregues?

Construa fluxos de trabalho

Os workflows são as atividades realizadas de modo padronizado, isto é, a partir de um padrão sequencial e repetível. Ao desenhar o fluxo, você identifica falhas nos processos, como tarefas perdidas, insatisfação de clientes, erros de comunicação e mais.

Além disso, a construção do workflow ajuda a identificar responsáveis e pessoas relacionadas a cada atividade. O propósito é saber quem deve ser cobrado sobre determinado gargalo e, então, comunicar o que é preciso aperfeiçoar e as ações esperadas.

Use ferramentas informatizadas

As informações empresariais precisam ser gerenciadas de maneira inteligente — e a melhor forma de fazer isso é por meio de uma plataforma de gestão apropriada. Ao ignorar as planilhas eletrônicas e optar por sistemas mais modernos, você sabe qual é o status atual do negócio, analisa gargalos e verifica ineficiências.

Da mesma forma, coleta dados de clientes e colaboradores a partir da própria plataforma. Em seguida, há a compilação e análise das informações para demandar tarefas aos colaboradores. O resultado é o aumento da produtividade e da eficiência nos processos.

Como você viu, otimizar o fluxo de informação de uma empresa não é uma tarefa impossível. Basta colocar essas dicas em prática que você terá mais eficiência nos processos e melhoria de resultados.

Que tal começar a aperfeiçoar as atividades da sua empresa? Baixe agora nosso guia para potencializar os processos internos e transformar o atendimento ao cliente e saiba como!

Como otimizar o fluxo de informação de uma empresa?

O fluxo de informação de uma empresa não deve acontecer de forma aleatória. Se esse é o caso do seu negócio, saiba que ele precisa ser modificado. Afinal, por meio dele é possível coletar dados relevantes que ajudam a aperfeiçoar as tomadas de decisão e que podem levar seu empreendimento a um patamar mais elevado.

Para entender melhor esse cenário, explicamos neste post o que é o fluxo de informações, sua importância, os problemas enfrentados pelas organizações e dicas para otimizá-lo. Acompanhe!

O fluxo de informação de uma empresa e sua importância

O fluxo se refere aos processos realizados para o compartilhamento de informações na empresa. Abrange emissor, receptor e mensagem, sendo que esses papéis podem ser ocupados por colaboradores, gestores, clientes e outras pessoas. Por trabalhar com o ativo mais importante das organizações, esse aspecto é de fundamental importância para o negócio.

Por meio do fluxo de informações, a empresa conquista vantagem competitiva. Isso acontece porque os dados coletados ajudam a interpretar o cenário atual do negócio e a identificar tendências. Com isso, você toma decisões mais acertadas e que ajudarão a alcançar o sucesso.

É o caso de perceber mudanças no comportamento dos clientes. Ao notar uma queda nas vendas da loja física, você utiliza esse dado e o analisa junto a outros, chegando à conclusão, por exemplo, de que precisa investir mais no e-commerce. Ainda é possível descobrir:

  • se determinado produto é bem-aceito pelos consumidores;
  • quais promoções chamam mais atenção dos clientes;
  • quais são os gargalos existentes e que prejudicam os resultados.

Além disso, o fluxo fluido é fundamental para o compartilhamento de informações empresariais, por exemplo, objetivos estratégicos a serem alcançados. Ao repassar esse propósito a todos, você aumenta a chance de engajamento e motivação, já que todos sabem o que devem perseguir e o que a companhia espera deles.

Os problemas enfrentados por falha de comunicação

O emissor precisa se assegurar de que a informação foi compreendida de forma correta para evitar os problemas derivados da falha de comunicação. Quando essa recomendação é ignorada, dois principais problemas surgem.

O primeiro deles é o aumento de custos com retrabalhos. Esse é um dos grandes vilões dos resultados organizacionais e gera impactos negativos significativos, porque:

  • exige alocação de mão de obra para refazer o trabalho;
  • implica gastos elevados devido à designação dos profissionais e uso de novos recursos;
  • gera perda da qualidade, porque o pedido teve que ser refeito e isso pode ocasionar problemas em outras etapas;
  • gasto de tempo por conta das correções necessárias.

O aumento de custos com retrabalhos também gera o segundo problema enfrentado por falha de comunicação: a insatisfação dos clientes. Essa situação costuma levar a atrasos e até mesmo prejudicar o relacionamento entre empresa e usuários. Além disso, torna-se mais difícil ultrapassar os obstáculos para o consumidor rever essa opinião.

Dicas para otimizar o fluxo de informação do seu negócio

A comunicação fluida e eficiente depende da aplicação de boas práticas. Assim, ela contribui para a execução dos fluxos de trabalho. O que fazer para alcançar esse patamar? Listamos algumas dicas a seguir.

Mapeie os processos

A identificação das atividades realizadas na empresa é essencial para saber como as tarefas e os setores estão interconectados. Faça o mapeamento de processos e diagnostique todos eles, por exemplo: contas a pagar e a receber, controle do estoque, pedido do cliente etc.

A partir disso, veja se há etapas desnecessárias e gargalos. Assim, você padroniza o trabalho, aumenta o controle sobre as atividades e otimiza as ações executadas.

Construa fluxos de trabalho

Os workflows são as atividades realizadas de modo padronizado, isto é, a partir de um padrão sequencial e repetível. Ao desenhar o fluxo, você identifica falhas nos processos, como tarefas perdidas, insatisfação de clientes, erros de comunicação e mais.

Além disso, a construção do workflow ajuda a identificar responsáveis e pessoas relacionadas a cada atividade. O propósito é saber quem deve ser cobrado sobre determinado gargalo e, então, comunicar o que é preciso aperfeiçoar e as ações esperadas.

Use ferramentas informatizadas

As informações empresariais precisam ser gerenciadas de maneira inteligente — e a melhor forma de fazer isso é por meio de uma plataforma de gestão apropriada. Ao ignorar as planilhas eletrônicas e optar por sistemas mais modernos, você sabe qual é o status atual do negócio, analisa gargalos e verifica ineficiências.

Da mesma forma, coleta dados de clientes e colaboradores a partir da própria plataforma. Em seguida, há a compilação e análise das informações para demandar tarefas aos colaboradores. O resultado é o aumento da produtividade e da eficiência nos processos.

Como você viu, otimizar o fluxo de informação de uma empresa não é uma tarefa impossível. Basta colocar essas dicas em prática que você terá mais eficiência nos processos e melhoria de resultados.

Que tal começar a aperfeiçoar as atividades da sua empresa? Baixe agora nosso guia para potencializar os processos internos e transformar o atendimento ao cliente e saiba como!